缺失關(guān)鍵需求導(dǎo)致項(xiàng)目失敗
京盛緣超市在京城發(fā)展多年，如今已擁有數(shù)十家分店。店大了，分店多了，運(yùn)營效率卻隨之降低了。訂貨、結(jié)算、統(tǒng)一配貨、各店銷量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反饋等等，各環(huán)節(jié)的運(yùn)營效率都亟待提高。為此，公司決定建立一套信息化管理系統(tǒng)。
負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的李經(jīng)理幾經(jīng)周折，找到專門提供IT方案服務(wù)的通達(dá)公司，并向其提交了一份需求建議書。建議書中列舉了其目標(biāo)需求：根據(jù)超市連鎖經(jīng)營模式建立一套包括商品的進(jìn)、銷、調(diào)、存的商業(yè)管理軟件系統(tǒng)；系統(tǒng)要具有門店自動(dòng)訂貨，供應(yīng)商貨款自動(dòng)結(jié)算，賣場通過掃條碼實(shí)現(xiàn)銷售，管理人員能隨時(shí)查詢門店商品銷售和庫存等功能；另外，還要能為政府部門提供營運(yùn)報(bào)告。
通達(dá)公司項(xiàng)目經(jīng)理張萱認(rèn)為，建議書中只說明了整個(gè)項(xiàng)目的概念和目標(biāo)，關(guān)于操作層面的具體需求沒有涉及。僅憑建議書中所提供的信息無法弄清客戶的真實(shí)需求，也很難提供準(zhǔn)確、有效的時(shí)間進(jìn)程表和費(fèi)用預(yù)算。因此，要求對(duì)這個(gè)項(xiàng)目展開更詳細(xì)的需求收集工作。李經(jīng)理對(duì)此大惑不解：自己已把需求講得很明白了，張萱還要收集什么？
張萱表示，對(duì)超市的采購、營運(yùn)、財(cái)務(wù)等方面的具體情況和實(shí)際需求等方面，有必要通過與使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)一步溝通，了解他們?cè)趯?shí)際操作中對(duì)系統(tǒng)的關(guān)鍵需求，在此基礎(chǔ)上建立的操作流程才能比較合理。
但這一要求卻被李經(jīng)理以業(yè)務(wù)太忙為由拒絕了，而且說別的公司也沒有提出這么多要求，在公司壓力下，張萱所帶團(tuán)隊(duì)只能憑經(jīng)驗(yàn)匆匆進(jìn)入開發(fā)及實(shí)施階段。結(jié)果，在實(shí)施中，客戶頻頻提出修改要求，并增加了很多項(xiàng)目，而且雙方在項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用上不斷發(fā)生分歧。一期合作結(jié)束后，雙方便終止了合作。
為什么要做需求分析
IT項(xiàng)目開發(fā)的成功要素在于充分了解使用者對(duì)IT的需求，否則無論多么好的系統(tǒng)設(shè)計(jì)或者多么強(qiáng)的實(shí)施能力，都無法彌補(bǔ)因需求不夠明確對(duì)整體系統(tǒng)開發(fā)所造成的危害。因此，在做項(xiàng)目之前，一定要弄清楚客戶的真實(shí)需求是什么。
打個(gè)簡單的比方，客戶想要定做一只杯子。那么，首先需要確定的是客戶的需求是杯子，而不是盤子或者其他什么。除了與客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的溝通外，與實(shí)際工作中的使用者的溝通更為重要，因?yàn)樗麄冏盍私鈽I(yè)務(wù)流程中急需解決的問題是什么。通過與他們討論問題，能夠收集大量的客戶信息。通過對(duì)這些信息的分析，有助于項(xiàng)目開發(fā)者發(fā)掘出客戶的真實(shí)需求。建議渠道商堅(jiān)持這一要求，這項(xiàng)工作雖然很繁瑣，但做得好，不僅搞清了需求，還有助于你在競標(biāo)時(shí)提供懂行的意見，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵所在。
一旦確定了客戶的需求之后，就要對(duì)客戶需求的范圍進(jìn)行界定。這種界定一定要反映出客戶最現(xiàn)實(shí)的需求或者是項(xiàng)目的底線（Base line）。
也就是說，一旦確定客戶想要的是杯子，就要去了解客戶需要的是一個(gè)什么樣的杯子，有什么特點(diǎn)。不同的行業(yè)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用需求往往千差萬別。同樣是客戶關(guān)系管理，超市的客戶分兩種，一是消費(fèi)者，二是供應(yīng)商，而管理兩種客戶所需要定制的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和邏輯又是不同的。通過對(duì)客戶使用需求的了解和分析，項(xiàng)目開發(fā)者才能夠知道自己該采用什么樣的技術(shù)架構(gòu)、什么等級(jí)的設(shè)備以及何種應(yīng)用模塊?？蛻魧?duì)項(xiàng)目的預(yù)期往往是非常好的，但有經(jīng)驗(yàn)的銷售和售前工程師就可以甄別出哪些需求在技術(shù)上易實(shí)現(xiàn)，哪些功能可能不是在客戶預(yù)算和時(shí)間要求內(nèi)能完成的。
當(dāng)客戶的需求已經(jīng)完全明確之后，項(xiàng)目的開發(fā)者還要進(jìn)一步了解客戶打算為這個(gè)杯子花多少錢，希望多長時(shí)間能夠做出來，以及對(duì)杯子的漂亮程度和質(zhì)量的要求。這些信息將為項(xiàng)目開發(fā)者制定切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃提供重要的依據(jù)。換句話說，只有了解了客戶的費(fèi)用預(yù)算和項(xiàng)目預(yù)期的時(shí)間，項(xiàng)目開發(fā)者才能夠決定需要投入多少人力資源、多少時(shí)間、多少費(fèi)用；需要借助哪些內(nèi)外部資源；需要做何種程度的文檔管理；才能夠在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成項(xiàng)目。通過一個(gè)好的項(xiàng)目需求分析，能夠直接知道將來做出來的杯子可以達(dá)到什么樣的水平。針對(duì)客戶往往要一個(gè)看上去很美的東西這一問題，你要教育他，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施。
如何做IT項(xiàng)目需求分析
一個(gè)完整的IT項(xiàng)目需求分析主要有以下三方面內(nèi)容：
首先是對(duì)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的描述。
客戶建立信息化管理系統(tǒng)的目的是為了有效地提升企業(yè)在業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)管理、信息收集、人力資源等方面的管理能力；同時(shí)，希望通過先進(jìn)的管理模式、規(guī)范的項(xiàng)目管理和高水平的專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)支持，使企業(yè)的管理水平上一個(gè)新的臺(tái)階。因此，在為客戶提供的IT項(xiàng)目的需求分析中，網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的需求分析的正確與否，直接說明方案服務(wù)商對(duì)客戶的經(jīng)營模式的認(rèn)識(shí)是否準(zhǔn)確。例如，京盛緣超市采用的是連鎖經(jīng)營模式，所以，在為其設(shè)計(jì)整體網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時(shí)，就一定要考慮到總部與門店之間的網(wǎng)絡(luò)連接方式和結(jié)點(diǎn)數(shù)（是采用B/S，或C/S；是專網(wǎng)還是托管）、權(quán)限設(shè)置等問題。另外，方案服務(wù)商應(yīng)當(dāng)對(duì)國內(nèi)國外超市的經(jīng)營模式進(jìn)行研究，從中發(fā)掘出最佳的經(jīng)營模式，體現(xiàn)出方案服務(wù)商對(duì)客戶服務(wù)的真正價(jià)值。
第二是對(duì)用戶業(yè)務(wù)模式正確描述。
在為客戶做IT系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，必須十分熟悉客戶在辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)模式。因此，在IT項(xiàng)目需求分析中，對(duì)客戶的業(yè)務(wù)模式的準(zhǔn)確描述，是方案服務(wù)商的方案設(shè)計(jì)成敗的關(guān)鍵。在這里提醒渠道商，一定要請(qǐng)未來的系統(tǒng)使用者直接參與到方案的設(shè)計(jì)和項(xiàng)目的實(shí)施當(dāng)中來，以保證開發(fā)的軟件能夠完全適合使用者使用，并能夠解決在使用過程中的遇到的實(shí)際問題。同時(shí)，方案服務(wù)商還將通過IT知識(shí)、管理及操作技能等方面的咨詢、培訓(xùn)，幫助實(shí)際操作者熟練運(yùn)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從而真正做到大幅度提高企業(yè)的運(yùn)營效率。
第三對(duì)特殊應(yīng)用模塊開發(fā)的描述。
通常情況下，大多數(shù)應(yīng)用模塊都是通用的，但是每個(gè)客戶都有一些帶有行業(yè)特征的需求，方案服務(wù)商就必須為他們開發(fā)客戶化的應(yīng)用模塊。在IT項(xiàng)目的需求分析中，尤其要對(duì)這些需要定制的應(yīng)用模塊的功能和用途做出清晰準(zhǔn)確的描述，這不僅關(guān)系到客戶對(duì)應(yīng)用的要求，同時(shí)也關(guān)系到開發(fā)模塊所需的時(shí)間和預(yù)算的理解。有時(shí)候，往往就因?yàn)閷?duì)關(guān)鍵應(yīng)用模塊開發(fā)的意義表述不清，而導(dǎo)致了項(xiàng)目的變更和爭執(zhí)。當(dāng)然，在IT項(xiàng)目的需求分析書中，對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)程、預(yù)算、文檔管理等內(nèi)容的描述也同樣是十分重要的，這里也就不一一贅述了。
需求分析，就像扣衣服的第一個(gè)扣子，它決定你后邊的扣子能不能扣對(duì)。一位著名的銷售大師告訴我們，銷售的80%是在銷售準(zhǔn)備上，如果做到這一點(diǎn)，你就等著簽單吧。
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