這是一家娛樂性電子產(chǎn)品開發(fā)制造公司,我們受邀前往了解公司的產(chǎn)品開發(fā)及發(fā)行流程,執(zhí)行分析后提出流程改進(jìn)的建議,主要的目標(biāo)為：
●了解現(xiàn)行新產(chǎn)品開發(fā)流程；
●設(shè)計理想的新產(chǎn)品開發(fā)流程；
●指出現(xiàn)行流程與理想流程之差距；
●擬定改善計劃；
●提出信息系統(tǒng)需求規(guī)格。
組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)況
該公司目前的組織機(jī)構(gòu)中劃分成五個功能性部門，分別是生產(chǎn)部門、銷售部門、營銷部門、制造與配送部門、研發(fā)部門及信息部門，這些部門皆由營運(yùn)長管轄?，F(xiàn)行部門間的互動方式已經(jīng)造成以下若干問題，這些問題可能會限制公司未來幾年的發(fā)展，并影響長期的競爭力：
●部門間的溝通耗費(fèi)時間而無效率；
●跨部門工作事項的協(xié)調(diào)十分困難，難以取得共識，無法推動；
●銷售部門與營銷部門的角色與職責(zé)劃分不清，造成困擾；
●沒有專責(zé)的部門或人員管理整個產(chǎn)品開發(fā)的流程。
建議新的組織結(jié)構(gòu)
為了解決以上四個問題，我們建議針對新產(chǎn)品開發(fā)項目的部分，將現(xiàn)行組織改成矩陣式組織架構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)調(diào)整內(nèi)容如下：
●此矩陣式的組織結(jié)構(gòu)有四個項目導(dǎo)向的團(tuán)隊，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)新產(chǎn)品開發(fā)的項目活動，包含項目活動中與其他四個功能性部門互動的部分。
●每個功能性部門是由一位VP統(tǒng)籌管理，針對產(chǎn)品開發(fā)的方向提供意見、調(diào)配該功能性部門的人力資源并協(xié)調(diào)解決重要的技術(shù)性問題。
●為了協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)與營銷項目活動并強(qiáng)化溝通效率，我們建議將業(yè)務(wù)與營銷部門合并。
●由于該公司的規(guī)模還不夠大，我們建議將制造與配送部門裁撤，制造單位應(yīng)與生產(chǎn)單位合并，而配送單位應(yīng)與業(yè)務(wù)及營銷部門合并。
矩陣式組織結(jié)構(gòu)
矩陣式組織（The Matrix Organization）是將研發(fā)作業(yè)流程與功能導(dǎo)向的部門予以結(jié)合。矩陣式組織采用二維的指揮體系，以強(qiáng)化組織的協(xié)調(diào)性及各部門的參與。我們建議將四個重新劃分的功能單位，列入新產(chǎn)品開發(fā)的矩陣式組織中，這四個功能單位分別是生產(chǎn)與制造部門、業(yè)務(wù)與營銷部門、研發(fā)部門、信息部門，而每一個新產(chǎn)品開發(fā)項目，都會貫穿這四個功能部門。
矩陣式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)
我們建議的矩陣式組織具有以下五個優(yōu)點(diǎn)：
●可以針對個別新產(chǎn)品開發(fā)項目的特定需求，調(diào)配所需的資源，如此企業(yè)資源的運(yùn)用將更有效率。人員將會依據(jù)每個項目的需求來指派，并于項目異動時迅速調(diào)整人力資源分配。
●讓企業(yè)可充分運(yùn)用及發(fā)揮專業(yè)團(tuán)隊的技術(shù)及能力，特別針對重要產(chǎn)品功能持續(xù)提供深度專業(yè)技術(shù)人力。
●讓人員有機(jī)會與擁有其他專業(yè)技術(shù)的人員或?qū)I(yè)技術(shù)層級較高的人員一同工作，互相學(xué)習(xí)。
●要求部門主管彼此合作，并調(diào)整各自管理部屬的方式。
●促成企業(yè)廣泛的橫向溝通、合理的融合分權(quán)式及中央集權(quán)式的管理方法。
我們建議的矩陣式組織可能有以下四個缺點(diǎn)：
●由于采用二維的指揮模式，矩陣式組織在某些情況下，其流程可能比較難以管理反而失去控制。每位參與新產(chǎn)品開發(fā)項目的人員，必須面對兩個老板（項目經(jīng)理及部門主管），如果人員同時接到彼此矛盾的命令，可能會造成迷惑而延遲了決策的制定。
●參與新產(chǎn)品開發(fā)項目的人員可能在同一時間被指派不同的工作任務(wù)，不當(dāng)?shù)卦黾尤藛T的壓力，導(dǎo)致工作質(zhì)量降低。
●在依據(jù)各項目的需求調(diào)配人力資源時，可能因爭奪人力，造成主管間的爭執(zhí)與角力。
●由于矩陣式組織結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，導(dǎo)入與建立的費(fèi)用比較高，而且必須花費(fèi)比較多的資源在新產(chǎn)品開發(fā)項目規(guī)劃的階段。
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