案例場(chǎng)景

我們以案例故事的方式，說(shuō)明企業(yè)在項(xiàng)目管理上遇到的問(wèn)題以及每個(gè)層面適用的情況。案例故事的主體是一家ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司，相關(guān)數(shù)據(jù)如下：
案例主體：某本土ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司
營(yíng)業(yè)額：XX億元
員工：XX人
產(chǎn)業(yè)特性：接到訂單后，必須依據(jù)客戶要求列出待開(kāi)發(fā)的功能項(xiàng)目，交由研發(fā)部門(mén)執(zhí)行程序開(kāi)發(fā)，并整合成為系統(tǒng)功能的一部分，再由客服部門(mén)提供導(dǎo)入的服務(wù)，工程師會(huì)協(xié)助客戶安裝系統(tǒng)以及提供使用者教育訓(xùn)練。
產(chǎn)品模塊：財(cái)務(wù)模塊、薪酬模塊、庫(kù)存管理模塊、制造管理模塊、訂單處理模塊、采購(gòu)模塊等等。

負(fù)責(zé)A客戶系統(tǒng)導(dǎo)入的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人李勇拿著手上的單子，怒氣沖沖的朝著研發(fā)部門(mén)走去，原來(lái)他已向客戶承諾明天前往安裝新系統(tǒng)功能，但是剛剛手下的工程師通知他研發(fā)部門(mén)還沒(méi)將功能開(kāi)發(fā)完成，情急之下就想找研發(fā)主管理論。

李勇見(jiàn)到研發(fā)主管齊威時(shí)，本著專業(yè)的態(tài)度先壓下心中怒火，以還算委婉的語(yǔ)氣詢問(wèn)兩周前即已提出的功能開(kāi)發(fā)需求，為何到今天尚未完成。由于李勇面色不善，一向不喜與人爭(zhēng)執(zhí)的齊經(jīng)理耐著性子向李勇解釋：“由于這兩周的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目比較多，其中有大型客戶預(yù)定的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，必須到下周一才能將A客戶的功能需求完成?！?br>
經(jīng)過(guò)齊經(jīng)理的解釋后，李勇怒氣未消，質(zhì)疑著說(shuō)依過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，A客戶所需的功能只要60個(gè)工作小時(shí)即可完成，研發(fā)部門(mén)有那么多人，為何已花了兩個(gè)禮拜的時(shí)間還無(wú)法完成。雖然因李勇的逼人語(yǔ)氣而有些不高興，齊經(jīng)理還是很有耐心的說(shuō)明，A客戶所需功能的開(kāi)發(fā)時(shí)數(shù)不只60小時(shí)，此外由于研發(fā)人員擅長(zhǎng)的項(xiàng)目不盡相同，而且還有新人要訓(xùn)練，所以研發(fā)部門(mén)要將預(yù)計(jì)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目與人員的專長(zhǎng)作調(diào)配，再來(lái)排時(shí)程，不太可能直接將工作時(shí)數(shù)換算成天數(shù)來(lái)交件。另一方面齊經(jīng)理也指出，李勇當(dāng)時(shí)只是傳來(lái)一張聯(lián)絡(luò)單要求開(kāi)發(fā)的功能項(xiàng)目及日期，并未與研發(fā)部門(mén)進(jìn)一步確認(rèn)這些功能開(kāi)發(fā)的難易度及時(shí)程；齊經(jīng)理進(jìn)一步質(zhì)疑A客戶的需求早在上個(gè)月中即已收集完畢，李勇為何不早點(diǎn)提出，造成研發(fā)部門(mén)上個(gè)月有2名人員閑置，而這個(gè)月所有人員都得加班的不平衡現(xiàn)象，增加齊經(jīng)理管理上的困擾。

看著齊經(jīng)理柔中帶剛的態(tài)度加上知道自己理虧，李勇心里明白沒(méi)有繼續(xù)爭(zhēng)辯的理由，除了請(qǐng)齊經(jīng)理早日定下研發(fā)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)以及主動(dòng)提供研發(fā)時(shí)程等信息給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，也只能自認(rèn)倒霉回去想想要編什么樣的理由向客戶解釋，不過(guò)客戶對(duì)公司服務(wù)不滿意，是可以預(yù)見(jiàn)的。

企業(yè)在資源管理方面常遇到下列問(wèn)題：

●規(guī)劃項(xiàng)目應(yīng)完成的工作時(shí)，無(wú)法合理估計(jì)需要多少資源，包含人力、設(shè)備、共同資源及其他輔助單位的支持。
●項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，原本預(yù)定的資源遭挪用，由于人力斷層導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度中斷或延后；或是提供支持的部門(mén)遲遲無(wú)法將工作完成，影響到研發(fā)部門(mén)后續(xù)工作的進(jìn)行。
●部門(mén)人力資源分配不均，有些人員業(yè)務(wù)繁重，有些人員則游手好閑。
●對(duì)部門(mén)資源的需求未作適當(dāng)安排，造成某些月份工作量大，某些月份人員閑置。
●缺乏客觀的數(shù)據(jù)來(lái)評(píng)估部門(mén)或人員執(zhí)行工作的效率，也沒(méi)有預(yù)計(jì)與實(shí)際工作時(shí)數(shù)的比較數(shù)據(jù)。

為了解決這些問(wèn)題，在資源管理方面應(yīng)建立以下制度：

1、標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)
——將參與研發(fā)流程的相關(guān)部門(mén)區(qū)分為主體部門(mén)、共享資源部門(mén)、支持部門(mén)。
——由各個(gè)部門(mén)依據(jù)細(xì)部工作清單，估計(jì)每個(gè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)或工時(shí)范圍：
（1）可視情況，選擇周、天、或小時(shí)作為計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)的單位；
（2）在選擇標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)的計(jì)算單位，應(yīng)從“精確程度”、“控制效果”、與“誤差高低”三個(gè)角度來(lái)衡量。
——制作ISO文件及項(xiàng)目規(guī)范，項(xiàng)目規(guī)范中應(yīng)說(shuō)明如何在標(biāo)準(zhǔn)時(shí)數(shù)內(nèi)完成各工作項(xiàng)目。
——機(jī)器設(shè)備或其他資源亦可采用類似方法評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，作為資源分配的依據(jù)。

2、部門(mén)資源分配
——評(píng)估人員的素質(zhì)，初步計(jì)算部門(mén)對(duì)于每個(gè)工作項(xiàng)目所能提供的最大產(chǎn)能。
——設(shè)計(jì)資源分配表，顯示資源分配及耗用情形：
（1）應(yīng)重視人員的能力、成長(zhǎng)性，使實(shí)際執(zhí)行情形與標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)相符；
（2）運(yùn)用項(xiàng)目研究等資源分配工具。
——規(guī)定資源挪用的權(quán)限、判斷標(biāo)準(zhǔn)與機(jī)制。

3、部門(mén)/人員項(xiàng)目時(shí)程規(guī)劃
——律定時(shí)程變更的機(jī)制。
——設(shè)計(jì)各部門(mén)及人員的工作排程方式。
——將此信息以及時(shí)的方式提供給其他部門(mén)：
（1）考慮人員的人格特質(zhì)，盡可能人性化；
（2）搭配項(xiàng)目研究的工具以及排程軟件。

4、資源耗用統(tǒng)計(jì)
——設(shè)計(jì)工時(shí)報(bào)告并要求人員填寫(xiě)。
——累積資源耗用時(shí)數(shù)。
——其他部分可參考ABC、ABM之作法。

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