CIO Update專欄作家Jeff Monteforte說，在進行商業(yè)活動時確定IT項目的收益并不容易，但通過以下五個步驟的實施可以減少項目收益確定的難度。
要同商業(yè)部門緊密合作來確定IT項目的收益，這個設(shè)想是根據(jù)《CIO Insight》對370個IT 執(zhí)行官最新調(diào)查得出的結(jié)論。
這次調(diào)查主要集中在IT團隊怎樣觀察、使用和計算一個項目的投資回報率（ROI），調(diào)查的結(jié)果主要表現(xiàn)以下三方面：
1、只有29%的CIO們不愿與那些稅收會影響收益評估的企業(yè)合作。
2、68%的CIO們?yōu)榱薎T項目而與商業(yè)合作來共同追求ROI，并聲明IT最終可以更好地與經(jīng)營戰(zhàn)略合作。
3、65%的CIO們獲得IT收益時沒有與企業(yè)同事協(xié)作，由于他們ROI 的實踐問題使得IT團隊與經(jīng)營戰(zhàn)略聯(lián)合的結(jié)果變得更糟。
從這些統(tǒng)計資料中可以得出兩個主要的觀測結(jié)論：當(dāng)IT團隊嘗試自己評估利益時，所評估的收益大部分都不完整；而當(dāng)IT團隊在開發(fā)ROI 矩陣計劃期間排除掉他們的同類企業(yè)時，出于商業(yè)目的IT投資變得更加不穩(wěn)定。
這并不奇怪，不是嗎？
因為商業(yè)是努力使IT投資與商業(yè)目的聯(lián)合的眾多因素中的一個主要因素。
86%來自于大型企業(yè)（稅收在10億美元或更多）的IT團隊與商業(yè)合作來共同開發(fā)ROI的計算，但很快就只有69%，并且稅收低于10億美元的大型企業(yè)的IT團隊來共同開發(fā)的ROI計算。
基于這些經(jīng)驗，我了解到通過一個商業(yè)顧客來確定一個項目的商業(yè)需求是非常困難的，更不用說讓他們努力去評估和量化這些商業(yè)價值了。
由于這些原因，我提出了以下五步驟方法，并且我已經(jīng)成功地使用這些方法與商業(yè)同事組織討論并指導(dǎo)他們獲得了商業(yè)收益，這些商業(yè)收益可以被確定數(shù)量，部分收益還可以用于ROI的計算。
一、確定種類和收益
收益可以通過許多方式來定義，比如通過增加收入等切實的方式，或增加商標(biāo)價值等不切實的方式。
如果你的公司正開始努力使商業(yè)收益與IT項目聯(lián)合，那么最好的方法是保留你所評估的相對較少的收益量，然后去選擇你或你的同類企業(yè)最了解的商業(yè)收益種類。
對于大部分企業(yè)來說，以下商業(yè)收益種類及其方法最為有效：
1、成本降低：由于項目的實施，可以排除硬件、軟件或濕件的費用。
2、避免成本支出：對于一個特殊工作職責(zé)所花費的額外資源成本可以被避免，因為未來履行這項工作職責(zé)的能力將會增加。
3、增加收入：由于項目的實施，銷售金額將會增加。
4、維持收入：如果項目沒有繼續(xù)實施，將會失去一定銷售數(shù)量的金額。
二、定義“中間狀態(tài)”的業(yè)務(wù)矩陣。為了量化IT項目的價值，應(yīng)抵制立即盈利的誘惑。
除非在貨幣計算的后面有一個可測量的商業(yè)程序，否則金額很難被評估。我稱這些商業(yè)程序測量為“中間狀態(tài)矩陣”。當(dāng)我確定一個中間狀態(tài)矩陣時，我會根據(jù)它對這些測量的影響來考慮IT應(yīng)用程序。
為了隔離IT解決方案的真實影響，確定直接影響已評估IT應(yīng)用程序的方法至關(guān)重要。試圖避免這些測量將會被其它方式所影響，商業(yè)項目也是一樣。
比如，一個新的定單程序系統(tǒng)的部署。對于這個IT應(yīng)用程序，標(biāo)準(zhǔn)的中間狀態(tài)矩陣通常包括一個定單專員每日處理定單的數(shù)量或第一次精確記錄的定單數(shù)量。
三、把中間狀態(tài)矩陣轉(zhuǎn)化為一個貨幣單位價值。
無論你的中間狀態(tài)矩陣是所銷售的器具數(shù)量或是計算機時代中被淘汰的舊服務(wù)器數(shù)量，每一個矩陣都有一個所附的內(nèi)在價值。
通過我們定單處理的解決方法，我們就可以通過多種方式來決定處理定單的成本費用，但是最簡單的方法通常是最好的方法。其中的一種方法是通過一年的定單程序數(shù)量來劃分維持定單專員團隊的總成本。
例如，一個由10個定單專家組成的團隊的薪水和利潤開支每年為600,000美元。如果公司在這段時間里處理10,000定單程序，那么平均處理每個定單的成本為60美元。
四、評估商業(yè)矩陣的影響。通過商業(yè)程序中的兩個組成部分來成功評估一個IT解決方案的潛在影響，這兩個組成部分是：對現(xiàn)有的商業(yè)程序進行基線測量；對未來系統(tǒng)作一個評估測量。
首先是基線或者說是測量法。對每一個挑選的中間狀態(tài)矩陣選擇必要的數(shù)據(jù)，比如一個定單專員去年處理的平均定單數(shù)量，然后計算基線的性能。舉個例子說，如果去年有10個定單專員和10,000個定單，那么在這年里平均每個定單專員處理了1,000個數(shù)量的定單。
下一步，一旦IT應(yīng)用程序被部署，那么就要評估可預(yù)測的未來性能。記住，對于任何商業(yè)職責(zé)的潛在增加，其最好的評估方法是去觀察在商業(yè)中履行職責(zé)的那些人們。
不要設(shè)想你知道人們能做什么，你必須去和那些最終使用IT系統(tǒng)的人交談。他們在應(yīng)用程序怎樣可以使自己變得更加有效的問題上提出了自己的意見，這些意見對于那些一直期待程序評估和對最終評估增加可信性的商業(yè)執(zhí)行者們具有很好的鑒定價值。
“to-be”程序測量法和“as-is”程序測量法之間的差異是受中間狀態(tài)矩陣影響的結(jié)果。
考慮到我們定單處理的情況，如果未來的定單都使用IT系統(tǒng)，那么每一位定單專員每年將承擔(dān)1,500個定單，相比“as-is”每年所承擔(dān)的1,000個定單，那么在公司所有的定單中，每一個定單專員每年就要額外承擔(dān)500個潛在定單的增長幅度。
五、計算貨幣價值。程序的最后一步是決定與中間狀態(tài)矩陣相關(guān)聯(lián)的金額收益。
基于這些定單處理的實例，并同時使用所設(shè)想的方式去實施，那么一個貨幣商業(yè)價值就可以得到如下結(jié)論：
1、每一個定單處理的成本為60美元。
2、定單專員團隊的規(guī)模為10個專員。
3、每一個定單專員每年的薪水和收益支出為60,000美元。
4、每一個定單專員每年增加的定單能力為500個。
5、每年公司增加的定單處理數(shù)量為5,000個。
如果可以達到硬件費用節(jié)省的收益數(shù)額（成本的減少是我們收益的種類之一），那么貨幣收益就可以得到如下結(jié)論：
1、每年7個定單專員（每人處理1,500個定單）通過使用新的系統(tǒng)要處理10,000的定單。
2、定單專員團隊的總?cè)藬?shù)可以從10個減少到7個。
3、每年每個定單專員花費60,000美元，估計每年節(jié)省的費用在180,000美元（60,000美元*3）。
如果可以達到軟件費用節(jié)省的收益數(shù)額（可避免的成本支出是我們收益的種類之一），那么貨幣收益就可以得到如下結(jié)論：
1、公司在不增加額外定單專員的情況下，每年可以額外處理5,000個定單。
2、每一個定單成本花費60美元，等同一個300,000美元的貨幣收益。
由此你便可以得到如下結(jié)論：IT與商業(yè)的聯(lián)合可以促進ROI 矩陣的發(fā)展，但同時與商業(yè)協(xié)作是成功的關(guān)鍵。
在不考慮公司是否有能力為IT確定商業(yè)價值的情況下，這種易懂、一致性的方法可以使你或你的同類企業(yè)降低定單處理的難度。
最后，你應(yīng)該順從目前的趨勢和公司文化來對收益進行分類。如果在一個真實的IT商業(yè)合伙企業(yè)中實施了這種分類，IT團體將認識到更精確的ROI評估、一個更高級別的信任度和對商業(yè)客戶的尊重。
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