眾所周知，目前中國(guó)的招標(biāo)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，在僧多粥少的情況下立穩(wěn)腳跟并不斷發(fā)展壯大是每個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)都希望達(dá)到的目標(biāo)。作為一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理，通過(guò)多年的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，我以為做好每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目是留住客戶最根本也是最有效的辦法。
做好招標(biāo)項(xiàng)目的定義并不只是完全滿足客戶的所有要求。因?yàn)檎袠?biāo)，特別是政府采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)承載的不僅僅是為買賣雙方提供便捷的中介服務(wù)，它還應(yīng)該達(dá)到以下目的：最大限度的節(jié)約政府資金，支持民族企業(yè)和中小企業(yè)的發(fā)展，防止腐敗行為等等。然而在招標(biāo)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中要完全滿足以上要求并不容易，熟悉政府的法律法規(guī)和了解客戶需求是做好招標(biāo)項(xiàng)目的關(guān)鍵，這就需要項(xiàng)目經(jīng)理有良好的溝通管理能力。
從項(xiàng)目管理的角度上來(lái)說(shuō)項(xiàng)目溝通管理主要由溝通計(jì)劃、信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告、管理收尾四部分組成。
下面我通過(guò)兩個(gè)實(shí)際招標(biāo)案例來(lái)說(shuō)明溝通管理在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的重要性。
項(xiàng)目經(jīng)理A受某總公司的委托承接了其駐外招標(biāo)屬地化管理的原則，幾乎每個(gè)城市的建設(shè)招標(biāo)管理部門都有針對(duì)該地區(qū)特點(diǎn)而制定的具體監(jiān)督管理?xiàng)l例和執(zhí)行辦法，因此為了項(xiàng)目的順利進(jìn)行了解該地區(qū)工程建設(shè)的有關(guān)規(guī)定顯得尤其重要。于是該經(jīng)理在項(xiàng)目計(jì)劃中特別制訂了詳細(xì)的溝通計(jì)劃，列出了項(xiàng)目干系人以及誰(shuí)需要哪些信息、何時(shí)需要、如何得到。
首先，該項(xiàng)目的出資單位對(duì)該項(xiàng)目非常重視，派出總公司的負(fù)責(zé)人去當(dāng)?shù)亓私忭?xiàng)目情況，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理 A主動(dòng)要求一同前往。在項(xiàng)目經(jīng)理A的溝通計(jì)劃中，此行的目的有三方面，第一，了解項(xiàng)目本身情況；第二，了解該項(xiàng)目在當(dāng)?shù)胤止镜闹饕獏⑴c人員和負(fù)責(zé)人員；第三,了解當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)招標(biāo)管理部門的有關(guān)規(guī)定。附加作用是由于該項(xiàng)目投資并不大，主動(dòng)請(qǐng)求出差也給用戶留下了負(fù)責(zé)認(rèn)真的印象。第一輪溝通執(zhí)行過(guò)程中，通過(guò)項(xiàng)目介紹會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理A很好完成了前兩個(gè)方面的任務(wù)。分公司的主要參與人員和負(fù)責(zé)人員在項(xiàng)目前期工作中也走訪了當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)招標(biāo)管理部門，他們介紹了項(xiàng)目本身及當(dāng)?shù)匾恍┕芾磙k法和有關(guān)情況，特別提出當(dāng)?shù)匾?guī)定在招標(biāo)文件中不能出現(xiàn)具體的建材型號(hào)。由于A忽視了在溝通過(guò)程中的過(guò)濾和障礙情況，而將這些全部當(dāng)成有效信息，進(jìn)而在另一輪溝通，即和當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)招標(biāo)主管部門的溝通中忽略了對(duì)該部分信息的核對(duì)，造成在招標(biāo)文件的材料清單中重要建材無(wú)具體參考型號(hào)。
項(xiàng)目經(jīng)理 A根據(jù)在當(dāng)?shù)刭?gòu)買招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)文本和管理手冊(cè)等相關(guān)文件開(kāi)始制作招標(biāo)文件，應(yīng)該引起注意的是，由于現(xiàn)實(shí)情況的復(fù)雜性，口頭和書面的溝通方式經(jīng)常交叉進(jìn)行，不要期望單一的溝通方式就能起達(dá)到最終的自的，購(gòu)買此類文件也屬于同該管理部門的書面溝通。
招標(biāo)文件制作完成后，項(xiàng)目經(jīng)理 A再次赴項(xiàng)目地點(diǎn)，經(jīng)過(guò)審批，該項(xiàng)目開(kāi)始正式發(fā)售文件。在此過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理A通過(guò)和當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)管理部門以及其他當(dāng)?shù)卣袠?biāo)公司不斷溝通，發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中可以通過(guò)“參考”字樣寫出建材型號(hào)。如果沒(méi)有參考的建材型號(hào)，各個(gè)投標(biāo)廠商一般都會(huì)報(bào)參考品牌中較低檔的材料，以降低報(bào)價(jià)提高中標(biāo)率，而這種建材裝修出的效果很有可能達(dá)不到設(shè)計(jì)要求。項(xiàng)目經(jīng)理A立刻做出了績(jī)效報(bào)告，即項(xiàng)目狀態(tài)及預(yù)測(cè)信息，并和分公司負(fù)責(zé)人溝通了該情況，然而此時(shí)再添加建材型號(hào)時(shí)間上已經(jīng)來(lái)不及。此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理A未將此重要信息匯報(bào)到項(xiàng)目總公司負(fù)責(zé)人，信息發(fā)布中的項(xiàng)目干系人和時(shí)間控制發(fā)生了遺漏。
在評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)結(jié)束后，最低報(bào)價(jià)的廠商獲中標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理A按照當(dāng)?shù)匾?guī)定將結(jié)果進(jìn)行了網(wǎng)上公示，公示期結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理通知中標(biāo)廠商領(lǐng)取通知書并進(jìn)行下步簽約工作。
招標(biāo)工作至此告一段落，然而由于溝通工作中的疏漏，在該項(xiàng)目簽約工作中，分公司和中標(biāo)廠商就建設(shè)材料及價(jià)格出現(xiàn)了較大的分歧，總公司也對(duì)該價(jià)格和招標(biāo)價(jià)格不同提出異議，簽約一度擱淺。
項(xiàng)目經(jīng)理A協(xié)同專家和總公司負(fù)責(zé)人又一次前往該地進(jìn)行情況核實(shí)。在這次的情況調(diào)查和核實(shí)工作中，項(xiàng)目經(jīng)理A將所有過(guò)程做了詳細(xì)的說(shuō)明，專家進(jìn)行了實(shí)地論證，總公司同意將該部分差額按照設(shè)計(jì)變更計(jì)算。
在管理首尾中，項(xiàng)目經(jīng)理A將此次溝通的完成記錄并將遺漏部分作為溝通中的范圍變更以留取記錄為完善以后類似項(xiàng)目的溝通計(jì)劃。
讓我們來(lái)設(shè)想如果該項(xiàng)目經(jīng)理不出現(xiàn)任何遺漏的情況下，該項(xiàng)目的執(zhí)行情況。對(duì)于第一次遺漏，如果該項(xiàng)目經(jīng)理重視了溝通中可能出現(xiàn)的過(guò)濾和障礙情況，就會(huì)考慮到該項(xiàng)目組成人員轉(zhuǎn)述的要求不一定非常準(zhǔn)確，進(jìn)而會(huì)在和管理部門中進(jìn)行證實(shí)。證實(shí)后的項(xiàng)目經(jīng)理A應(yīng)給總公司和分公司的負(fù)責(zé)人員聲明此事，并給出合理化建議，即為了避免以后和中標(biāo)廠商就建材類型產(chǎn)生大的分歧，而細(xì)化招標(biāo)文件中的有關(guān)條款，雖然前期工作時(shí)間會(huì)稍長(zhǎng)，但節(jié)省了后期工作并避免了總公司因此而對(duì)招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生的疑慮。當(dāng)?shù)诙雾?xiàng)目經(jīng)理通過(guò)有效溝通了解到實(shí)際情況時(shí)，如果將信息傳達(dá)給總公司，即使最終未能更改招標(biāo)文件，總公司也會(huì)對(duì)此情況了解并知道可能引起的后果，提前做出準(zhǔn)備，最終的簽約順利一些。項(xiàng)目經(jīng)理在這兩次溝通中雖然隨后都采取了補(bǔ)救措施，但由于時(shí)間原因，招標(biāo)項(xiàng)目的順利進(jìn)行受到了影響，由此還產(chǎn)生了招標(biāo)成本的增加。
我們?cè)俳o出一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理A成功的溝通案例。
項(xiàng)目經(jīng)理A受某國(guó)家事業(yè)單位的委托，采購(gòu)一批器材。該項(xiàng)目特點(diǎn)是該種類器材的使用壽命有限，需要每年都進(jìn)行采購(gòu)。在溝通過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理A了解到由于該種類器材年年采購(gòu)，造成投標(biāo)廠商已經(jīng)熟知項(xiàng)目單位的預(yù)算情況，大都接著項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行報(bào)價(jià)，很難節(jié)約資金。經(jīng)過(guò)深入有效的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理A又了解到該項(xiàng)目單位還需要小批量的某種器材，但缺乏資金，很想從該項(xiàng)目中節(jié)約一些資金以便再次申請(qǐng)使用該部分資金購(gòu)買小批量器材。而從其他渠道，項(xiàng)目經(jīng)理了解到投標(biāo)廠商如果按照預(yù)算報(bào)價(jià)，利潤(rùn)非常高，實(shí)際上還有很大的降價(jià)空間。根據(jù)這種特殊性，項(xiàng)目經(jīng)理A借鑒了建設(shè)工程中的最高限價(jià)，限定了投標(biāo)廠商的報(bào)價(jià)不能高于合理的最高限價(jià)。然而這種“創(chuàng)舉”是否可行還是個(gè)問(wèn)題，項(xiàng)目經(jīng)理A通過(guò)同項(xiàng)目單位及有關(guān)主管部門的主動(dòng)溝通后得到了肯定。招標(biāo)結(jié)果最終令大家都很滿意，項(xiàng)目單位達(dá)到了節(jié)余資金的目的。
讓我們來(lái)設(shè)想如果該項(xiàng)目經(jīng)理未能深入有效的進(jìn)行溝通，該項(xiàng)目的招標(biāo)還是按以往的普遍做法，雖然也能完成，而且也無(wú)不妥之處，但是不能達(dá)到用戶的要求深度，恐怕也難以讓用戶完全滿意。
項(xiàng)目管理概念中提到項(xiàng)目經(jīng)理90%的時(shí)間花在溝通上，這足以體現(xiàn)溝通，特別是有效溝通對(duì)于項(xiàng)目成敗是多么關(guān)鍵。以上兩個(gè)案例無(wú)法完全涵蓋項(xiàng)目溝通在招標(biāo)過(guò)程中的重要作用，僅為筆者在實(shí)際操作過(guò)程的心得體會(huì)，不足之處還望大家指正。
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