工程實(shí)施項目的項目管理方法


1 前言
由于目前國內(nèi)IT行業(yè)工程實(shí)施項目的特點(diǎn)，工程實(shí)施項目項目管理工作相對較為困難。如何作好這種工程實(shí)施項目，我在實(shí)際工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上和思考這個問題的同時形成了一些自己看法和想法。通過把我的這些看法和想法拿出來跟大家一起探的同時也希望大家能夠給我一點(diǎn)啟示，讓我們把工程實(shí)施項目做的更好。
我們的實(shí)際工作中很多時候關(guān)注的只是項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量，在溝通和團(tuán)隊建設(shè)等方面考慮的就少了。其實(shí)進(jìn)度的實(shí)現(xiàn)、成本的控制、質(zhì)量目標(biāo)的完成與溝通和團(tuán)隊建設(shè)是密切關(guān)系著的。同時溝通和團(tuán)隊建設(shè)有利于人才培養(yǎng)、知識積累以及實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。在公司項目管理改進(jìn)過程中，應(yīng)該要重視到這些非項目管理主題方面所起到的作用和影響。規(guī)范和制度的實(shí)施和執(zhí)行也是需要依靠良好的溝通和團(tuán)隊氛圍的。另外，目前國內(nèi)很多項目經(jīng)理是由技術(shù)轉(zhuǎn)為管理的，由于技術(shù)人員的特點(diǎn)他們對溝通和團(tuán)隊建設(shè)、授權(quán)管理這幾個方面相對而言關(guān)注的較少。
在寫這篇文章的時候，又讓我重新思考和整理了一遍自己的對于工程實(shí)施項目項目管理的理解，對于我自己來說也是收獲豐富。

2 日常工作信息的溝通和發(fā)布
2.1 項目組進(jìn)度信息的溝通和發(fā)布
在進(jìn)行項目進(jìn)度信息發(fā)布的時候，很多人習(xí)慣是通過郵件、QQ群等方式進(jìn)行發(fā)布。雖然這種信息的發(fā)布很方便，但是由于沒有直接的溝通和交流，不利于大家對信息的認(rèn)知，同時對信息的處理和跟蹤也比較困難。
比如在發(fā)布進(jìn)度延遲信息的時候，有很多可以利用的地方。甚至可以利用這個看似不利的信息給大家一些鼓勵，可以這樣說：公司領(lǐng)導(dǎo)看到大家這段時間工作很辛苦，特向客戶申請進(jìn)度的推延，給大家一個休息和調(diào)整的時間，同時還可以再說一些激勵的話。通過這種對信息的處理可以很好的發(fā)揮信息有利的作用。我們可以根據(jù)情景，調(diào)整我們的激勵方法。
在信息發(fā)布的時候，需要確保項目組成員對這個信息的了解和理解。有的時候我們通常會理解為一個可以傳十個，沒有必要通知到項目組全部成員。這樣的做法有一個問題就是，長期這樣那些只是通過別人而了解到相關(guān)項目信息的員工，會對這個團(tuán)隊產(chǎn)生不滿的看法、負(fù)面的情緒，這是不利于團(tuán)隊建設(shè)的。
進(jìn)度信息的發(fā)布可以起到一定的激勵作用，充分的利用這些有利的信息，提高員工的工作積極性。
2.2 項目組織調(diào)整信息的溝通和發(fā)布
在項目組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的時候，需要對調(diào)整涉及到的相關(guān)人員進(jìn)行溝通，在沒有進(jìn)行充分的溝通之前就做出相應(yīng)調(diào)整，會對項目的團(tuán)隊建設(shè)帶來傷害。一方面會傷及項目組成員的自尊心，另外一方面會削弱員工對組織的歸屬感，調(diào)動不了大家工作的積極性。而且大家很容易產(chǎn)生盲目服從的心理，很難發(fā)揮大家的能動性。
比如需要安排一個員工去做另外一項與目前工作不相關(guān)的工作，可以通過這種方式進(jìn)行溝通：現(xiàn)在我們有個什么任務(wù)需要完成，你看你能不能去做這項工作？這個時候需要一定的溝通技巧（在下面的部分會詳細(xì)說明）。在問清楚對方的想法和擔(dān)憂之后，才可以繼續(xù)說明做這一塊的好處和要求。在這種情況下就會起到良好的溝通效果達(dá)到預(yù)期的溝通目的，而且這樣也可以很好的調(diào)動員工的工作積極性。最后一個需要做的事情，也是經(jīng)常被忽略的事情，就是事后的跟蹤。跟蹤的目的是了解他對這項工作的興趣以及他對這項工作的一些看法、難處和需要幫助的地方。一方面是跟蹤工作進(jìn)展，另外一方面給予員工一定的幫助。這樣可以起到很好的激勵作用，其實(shí)最終目的是了解進(jìn)度的同時持續(xù)的調(diào)動員工的積極性。當(dāng)然對不同的人在不同的特定的環(huán)境應(yīng)該使用不同的方法，細(xì)微之處顯管理。
組織結(jié)構(gòu)調(diào)整信息的發(fā)布需要通知到各個相關(guān)環(huán)節(jié)的人，最好的方式是口頭說明，另外再加上郵件作為正式文檔。
組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整前要做好充分的溝通，把整個調(diào)整過程中不利的因素變?yōu)橛欣囊蛩?。不能以為害怕或者?dān)心組織調(diào)整帶來的不利影響，而阻礙或“快刀斬亂麻”式的進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。
2.3 加班信息的溝通和發(fā)布
基于目前國內(nèi)工程實(shí)施項目的現(xiàn)狀，很多項目工期都很緊張，因此在很多項目中，特別是在項目關(guān)鍵階段，就有了“法定”加班的制度，隨著時間的推延加班就已形成習(xí)慣。目前環(huán)境下為了工程進(jìn)度而加班是需要的，但是要注意在加班方面的一些處理，特別是在信息發(fā)布這一塊。首先要讓大家知道為什么要來加班、加班來做什么、到什么程度就可以下班了等等。在沒有做相關(guān)信息發(fā)布的項目組中，作為加班人員是很容易疲憊的，員工們雖然有過來加班，但是卻不知道過來是做什么，什么時候可以下班。像這種沒有目的性的工作大家的積極肯定不高，這樣的加班是很難起到應(yīng)有的效果，最可怕的是還會影響到白天的工作效率和引起大家的生理和心理疲憊。
加班對于團(tuán)隊建設(shè)、員工工作的積極性是巨大的危害的，由于目前工程實(shí)施項目的環(huán)境，我們沒有辦法避免這種危害，但是我們可以降低這種危害帶來的影響。
通過以往的經(jīng)驗，我們可以有以下處理方式，這些處理方式都是基于溝通的基礎(chǔ)上的。首先：我們需要的對每一位加班的員工進(jìn)行鼓勵和安撫，比如：在晚上加班的時候，我們可以走到最辛苦的幾個人身邊問候一下，說一些你辛苦了之類的話。雖然看上去很簡單，但可以起到很好的效果。其次：在長期加班的過程中，建議根據(jù)任務(wù)情況安排加班，盡量安排不需要加班的員工去休息。從實(shí)際情況來看，安排不需要加班的員工去加班只能帶來一些負(fù)面的效果。同時他們會因為沒有自由而產(chǎn)生不滿的情緒，也會影響白天工作的積極性，因為無論做的快慢、好壞都需要去加班，慢慢的也會影響到工作習(xí)慣---能拖就拖。
在項目工期緊張的時候難免會工作安排的不平衡。一方面我們需要調(diào)整工作計劃盡量使工作安排的均衡一些。另外一方面，努力促使團(tuán)隊內(nèi)部的自動調(diào)節(jié)，工作相對輕松的員工主動去為那些任務(wù)較繁重的員工分擔(dān)一些工作。通過有效的團(tuán)隊建設(shè)是可以達(dá)到這種效果。當(dāng)然團(tuán)隊建設(shè)不是短期行為，需要長期的努力。
2.4 項目重大事件信息的溝通和發(fā)布
重大事件是指項目里程碑等一些對項目有重大影響或者有重要意義的事件。對于這種事件信息的發(fā)布我們需要充分的利用起來，利用這些信息，加強(qiáng)項目團(tuán)隊的凝聚力，使項目組員工的工作更有目的性。
在項目進(jìn)行到某個里程碑的時候，我們可以明確告訴大家具體的計劃，同時請大家做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。為了提高項目員工的工作積極性和項目團(tuán)隊的凝聚力，可以開個相關(guān)啟動會，在會議上說明：這段時間大家辛苦了，通過大家的努力終于換來了某個階段的到來，我們一起把這個事情做好。要相信我們的工程師們的素質(zhì)都是很不錯的，在這種氣氛的渲染下我們可以很好的帶動大家的工作積極性。而且大家也明確知道這段時間應(yīng)該要圍這個階段的到來而開展工作。
2.5 信息的溝通和發(fā)布總結(jié)
總之信息的發(fā)布應(yīng)該盡量使用口頭方式，要讓每一個人都知道有這個信息，要充分利用這些信息的有利作用進(jìn)激勵。同時也要注意跟蹤大家對信息的理解和反應(yīng)。另外要注意信息發(fā)布的方式，郵件的發(fā)送很多時候只能起到一個備份和正式文檔的作用。在大家還沒有及時查收郵件習(xí)慣的時候，通過郵件的方式來發(fā)布信息是有很多不足。
任何信息都有有利的一方面，我們要充分利用信息的有用部分有效的激勵大家。
3 溝通技巧
3.1 溝通的產(chǎn)生
溝通沒有必要一定要在特定的環(huán)境中才能進(jìn)行，太正式的溝通環(huán)境，反而會成為溝通的阻礙。在一個放松的環(huán)境中，溝通起來反而能起到很好的效果。
在輕松的環(huán)境下進(jìn)行溝通所收集到信息應(yīng)該是最精確的、所起的激勵應(yīng)該是最有效的，溝通的目的就是為了收集信息、發(fā)布信息以及進(jìn)行激勵。
其實(shí)不是我們沒有時間去和員工們溝通，而是沒有利用好時間。也不是說無法與員工進(jìn)行溝通，而是沒有利用好環(huán)境。
3.2 溝通是建立在信任的基礎(chǔ)上
溝通首先是需要建立在信任的基礎(chǔ)上，如果沒有這個基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通很難回有良好的的效果，往往還會產(chǎn)生負(fù)面的影響。
比如說有員工早晨上班遲到了，在這種情況下我們首先應(yīng)該考慮的是，工作上是否遇到什么困難而加班了還是生活上是不是有了什么困難。在這個基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通，就了解到比較準(zhǔn)確的原因。有困難可以給一些建議或者幫助，如果有其他個人原因而給予的一些建議，對方也能容易快樂的接受。
3.3 有效的溝通
為了讓自己的工作安排和建議更能讓員工們接受，我們需要站在平等的地位上與員工進(jìn)溝通。在這個方面需要做的事情，是注意溝通的語氣。比如說我們在安排一項工作的時候，對于“你能不能把這項工作做起來？”，聽起來總比：“你把這個事情做一下”要好的多。通過這種語氣的調(diào)整對方也能更加容易的接受你的安排和建議。
為了原本的激勵能夠起到預(yù)期的作用，我們需要了解員工是否存在不滿情緒，這種不滿情緒是什么？為什么會有？
有效的溝通有很多方面，在這里只是列舉出了日常項目管理最常用的兩種方式。
3.4 敏銳的感覺到員工們思想的變化
敏銳發(fā)現(xiàn)員工的情緒變化，避免員工的不利的情緒對工程實(shí)施的影響。同時這也是一種對員工的關(guān)懷，對于工程實(shí)施項目長期出差在外的員工，特別需要這種關(guān)懷。
員工有情緒上的變化，會通過他們的行為表現(xiàn)出來，這個時候就需要我們能夠敏銳的感覺到，然后去了解著為員工的困難和需要幫助的方面。比如：正好這個員工由于家里有急事，急需回去一躺，這個時候我們就應(yīng)該考慮一下主動提出來讓他回家探望一下。一個主動的提出和被動的答應(yīng)產(chǎn)生的效果是完全不一樣的。
如果這個事情不是很緊急，員工在聽了你的建議之后他也會衡量清楚的。這個事情表面雖然只是一個人的事情，但是這個事情是可以影響到其他人的，同樣也會對其他員工起到激勵的作用。

3.5 溝通技巧總結(jié)
溝通一定要利用環(huán)境，不同的溝通內(nèi)容要利用不同的溝通環(huán)境，同時需要針對到不同性格的員工利用不同的溝通方式。
溝通必須需要由管理者主動的發(fā)起，雖然我們鼓勵員工的主動溝通，但是不能過于依賴這種溝通發(fā)起方式。我們需要充分利用各種環(huán)境去溝通，把不利的因素變成有利的因素。在我們進(jìn)行溝通的同時首先要確保對員工的信任，才能真正的達(dá)到溝通的目的。在溝通的同時也是需要注意語氣的使用。
4 其他日常項目管理工作要點(diǎn)
4.1 如何提高員工的參與程度
在團(tuán)隊建設(shè)方面提高員工的參與程度是一項很重要的工作，也能起到一定的激勵作用。
在我們的日常中要多問一些我們應(yīng)該怎么做，而不是直接說我們要怎么做。作為管理者就是要充分的調(diào)動員工的工作積極性讓大家去做事、去做好事情。一個人的能力和精力畢竟還是有限的，我們需要充分的發(fā)揮團(tuán)隊的作用、每一位員工的能力。
提高員工的參與程度有很多做法，比如：在自己心中已經(jīng)有了很明確的想法的時候，也可以通過這種方式來進(jìn)行。一方面可以驗證和完善自己的想法，另外一方面由于員工的參與提高了員工對這個問題的解決方案認(rèn)可程度，同時也是十分利于團(tuán)隊建設(shè)的。
比如：一項新的任務(wù)來了，我們可以問一下你想要安排給這項工作的人，我們這項任務(wù)應(yīng)該怎么完成？在他把自己的想法說出來之后，你再提一些建議，經(jīng)過這樣的交流對方會更容易接受你的建議，而且還能調(diào)動他對這項工作的積極性。在其他很多方面我們都可以采用這種方式。
提高員工參與程度目的是提高員工的工作積極性，加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)。管理工作者的目標(biāo)是要讓員工主動要求去事，而不是你要求他去做事。員工在項目中的參與程度越高，就越能達(dá)到這樣的效果。
4.2 項目團(tuán)隊活動組織建議
在項目的實(shí)施過程中為了提高員工工作的積極性、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)的目的，通常會安排一些項目組集體活動的方式來達(dá)到目的。
為了達(dá)到預(yù)期的效果，建議在組織活動的時候，盡量在大家身心較為的時候進(jìn)行。比如在項目的一個階段結(jié)束后，這個時候大家往往心里壓力較小，帶領(lǐng)大家去活動可以達(dá)到放松心情、繼續(xù)激勵員工、加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)的目的。在大家極度疲憊的狀態(tài)下，我建議最好不要大范圍的組織活動，這個時候大家需要的是休息而不是活動。項目團(tuán)隊活動一定要注意時間段的選擇，盡量讓大多數(shù)人都能參加活動，特別是讓壓力大的員工得到放松。
4.3 項目經(jīng)理的個人感情處理
作為管理者的基本要求是在對待工作問題上不能帶有過多的個人感情，要保證各項工作安排方面的公平、公正。一個成熟的領(lǐng)導(dǎo)者在對待員工問題上，應(yīng)該是沒有任何偏見的。在工作安排問題上的差異會帶來員工的心理不平衡，大多數(shù)時候往往影響的不是一個人的而是大多數(shù)人，這對于員工激勵和團(tuán)隊建設(shè)的破壞性是很大。如果這一點(diǎn)沒有做好的話，那你對團(tuán)隊建設(shè)的努力也將要付之東流了。
由于管理工作的特點(diǎn)，要求我們在工作不要帶有過多個人感情。不要將自己受到工作上的壓力轉(zhuǎn)移員工身上，更不要因為自己的喜好而區(qū)別對待員工。


感謝你的信任和耐心，將我的這篇文章一路看到現(xiàn)在。

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