項(xiàng)目的各種管理從時間上看都有一個開始階段、中間階段和結(jié)束階段。項(xiàng)目的生命周期都會經(jīng)歷初始階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、控制階段和結(jié)束階段。其中計(jì)劃、執(zhí)行和控制是一個循環(huán)反復(fù)的過程,制訂計(jì)劃,按照計(jì)劃執(zhí)行,執(zhí)行中進(jìn)行控制,不行則返回修改計(jì)劃,修改后繼續(xù)執(zhí)行,直到成功完成該項(xiàng)目。項(xiàng)目的核心過程有范圍管理、時間管理和成本管理。下面就成本管理展開討論有關(guān)知識、經(jīng)驗(yàn)。
成本管理是為了保證項(xiàng)目在核定的預(yù)算下完成。成本管理包括資源計(jì)劃、成本估計(jì)、成本預(yù)算核定和成本控制。成本管理的每一部分都有輸入、工具技術(shù)和輸出。資源計(jì)劃是根據(jù)WBS、歷史信息、范圍陳述、資源池描述、組織方針和活動持續(xù)期預(yù)計(jì),利用專家判斷、選擇性鑒定和項(xiàng)目管理軟件,得到資源需求文檔。成本估計(jì)是根據(jù)WBS、資源需求說明、資源費(fèi)用、活動持續(xù)期估計(jì)、估計(jì)發(fā)布和歷史信息及帳目表、風(fēng)險,利用相似估計(jì)、參變模型、自底向上估計(jì)、計(jì)算機(jī)化工具和其他成本估計(jì)方法,得出成本估計(jì)、支持細(xì)節(jié)和成本管理計(jì)劃。成本預(yù)算核定是根據(jù)成本估計(jì)、WBS 、項(xiàng)目進(jìn)度和風(fēng)險管理計(jì)劃,利用成本預(yù)算工具和技術(shù),得到項(xiàng)目成本基線。(成本基線是基于有限時間的預(yù)算,常用來測量監(jiān)視項(xiàng)目成本性能。)成本控制是根據(jù)成本基線、性能報(bào)告、需求變化和風(fēng)險管理計(jì)劃,采用成本變化管理系統(tǒng)、性能測量、掙值管理、附加計(jì)劃和計(jì)算機(jī)化工具,得到修正的成本估計(jì)、預(yù)算變動、糾正活動和完成估計(jì)(EAC)。
什么是WBS?WBS 是work breakdown statement的縮寫。每個項(xiàng)目都可根據(jù)一定的原則將之分為一系列活動,每一活動還可以分為一系列的子活動,一級級的劃分直到不能或不需要劃分為止。如某種材料,某種設(shè)備,某一活動單元等。然后估算每個WBS要素的費(fèi)用。采用這一方法的前提是:
1 對項(xiàng)目的需求有一完整的限定。
2 制定完成任務(wù)所必需的邏輯步驟。
3 編制WBS表。
項(xiàng)目需求的完整限定應(yīng)包括工作報(bào)告書、規(guī)格書以及總進(jìn)度表。工作報(bào)告書是指實(shí)施項(xiàng)目所需的各項(xiàng)工作的敘述性說明,它應(yīng)確認(rèn)必須達(dá)到的目標(biāo)。如果有資金等限制,該信息也應(yīng)包括在內(nèi)。規(guī)格書是對工時、設(shè)備以及材料標(biāo)價的根據(jù)。它應(yīng)該能使項(xiàng)目人員和用戶了解工時、設(shè)備以及材料估價的依據(jù)??傔M(jìn)度表應(yīng)明確項(xiàng)目實(shí)施的主要階段和分界點(diǎn),其中應(yīng)包括長期定貨、原型試驗(yàn)、設(shè)計(jì)評審會議以及其他任何關(guān)鍵的決策點(diǎn)。如果可能,用來指導(dǎo)成本估算的總進(jìn)度表應(yīng)含有項(xiàng)目開始和結(jié)束的日歷時間。
一旦項(xiàng)目需求被勾劃出來,就應(yīng)制定完成任務(wù)所必需的邏輯步驟。在現(xiàn)代大型復(fù)雜項(xiàng)目中,通常是用箭頭圖來表明項(xiàng)目任務(wù)的邏輯程序,并以此作為下一步繪制CPM或PERT圖以及WBS表的根據(jù)。
編制WBS表的最簡單方法是依據(jù)箭頭圖。把箭頭圖上的每一項(xiàng)活動當(dāng)作一項(xiàng)工作任務(wù),在此基礎(chǔ)上再描繪分工作任務(wù)。
進(jìn)度表和WBS表完成之后,就可以進(jìn)行成本估算了。成本估算的結(jié)果最后應(yīng)以下述的報(bào)告形式表述出來:
①對每個WBS要素的詳細(xì)費(fèi)用估算。還應(yīng)有一個各項(xiàng)分工作、分任務(wù)的費(fèi)用匯總表,以及項(xiàng)目和整個計(jì)劃的累積報(bào)表。
②每個部門的計(jì)劃工時曲線。如果部門工時曲線含有“峰”和“谷”,應(yīng)考慮對進(jìn)度表作若干改變,以得到工時的均衡性。
?、壑鹪碌墓r費(fèi)用總結(jié)。以便項(xiàng)目費(fèi)用必須削減時,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠利用此表和工時曲線作權(quán)衡性研究。
?、苤鹉曩M(fèi)用分配表。此表以WBS要素來劃分,表明每年(或每季度)所需費(fèi)用。此表實(shí)質(zhì)上是每項(xiàng)活動的項(xiàng)目現(xiàn)金流量的總結(jié)。
?、菰霞爸С鲱A(yù)測,它表明供貨商的供貨時間、支付方式、承擔(dān)義務(wù)以及支付原料的現(xiàn)金流量等。
劃分項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)有許多方法,如按照專業(yè)劃分、按照子系統(tǒng)、子工程劃分、按照項(xiàng)目不同的階段劃分等,以上每一種方法度有其優(yōu)缺點(diǎn)。一般情況下,確定項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)需要組合以上幾種方法進(jìn)行,在WBS的不同層次使用不同的方法。良好的項(xiàng)目管理必須具備以下因素:對項(xiàng)目的認(rèn)知、為項(xiàng)目提供良好的協(xié)同環(huán)境和有效的控制。這幾個因素環(huán)環(huán)相扣,前者是后者的必要條件。一個良好的WBS結(jié)構(gòu)在項(xiàng)目管理中所起的作用也可以這三個層次來理解。
首先是按照專業(yè)劃分項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)說這是一種最自然的劃分方法,優(yōu)點(diǎn)是容易讓人接受,缺點(diǎn)是不易協(xié)調(diào)。比如,在進(jìn)行地鐵建設(shè)時,假定在WBS的頂層按照專業(yè)將建設(shè)分為土建和安裝,并按照這種劃分確定一個土建分項(xiàng)目經(jīng)理和一個安裝分項(xiàng)目經(jīng)理。按照這種劃分方法在畫項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖時就會出現(xiàn)一系列的土建作業(yè)和一系列的安裝作業(yè)。因?yàn)槟骋粋€車站即包括土建工程又包括安裝工程,這樣在兩組作業(yè)組之間就會出現(xiàn)非常復(fù)雜的關(guān)系,分項(xiàng)目經(jīng)理之間也很難協(xié)調(diào)工作。按照系統(tǒng)劃分方法容易界定項(xiàng)目范圍,但有時候顯得不那么直觀。系統(tǒng)是人們在長期實(shí)踐中確定的一種分類方法,其特點(diǎn)是系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的聯(lián)系往往是比較簡單的,這種聯(lián)系通常被稱為系統(tǒng)界面或接口。正由于系統(tǒng)之間的界面比較清楚,所以按照系統(tǒng)對項(xiàng)目進(jìn)行劃分更容易界定子項(xiàng)目或子工程的范圍,在項(xiàng)目實(shí)施過程中更容易控制結(jié)果。 按照項(xiàng)目的不同階段劃分WBS結(jié)構(gòu)有利于項(xiàng)目管理者控制中間結(jié)果。對那些不確定性比較大的項(xiàng)目來說,項(xiàng)目最后的結(jié)果往往是未知的,控制項(xiàng)目的唯一方法就是控制中間結(jié)果的進(jìn)度和質(zhì)量,當(dāng)然階段的劃分應(yīng)該是可測量的。按照階段劃分項(xiàng)目有助于管理者在不同階段控制中間成果同時不至于使項(xiàng)目管理者陷入到項(xiàng)目細(xì)節(jié)中去。不同的項(xiàng)目,其范圍、性質(zhì)可能都不一樣,項(xiàng)目管理的目標(biāo)和重點(diǎn)不盡相同,項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)也并不一樣。但無論對何種項(xiàng)目進(jìn)行WBS劃分,都必須兼顧WBS的三種不同層次的作用。劃分項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)還必須遵循一定的方法論。具體說來,劃分項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)必須遵循以下步驟:
1、確定項(xiàng)目特性并確定WBS層次,比如項(xiàng)目的不確定有多大?項(xiàng)目的規(guī)模又是多大?
2、確定項(xiàng)目管理的重點(diǎn),為項(xiàng)目管理目標(biāo)劃分優(yōu)先級別,比如,項(xiàng)目質(zhì)量是放在第一位的,還是項(xiàng)目進(jìn)度居于首位?
3、針對項(xiàng)目管理目標(biāo)的優(yōu)先級別確定每級WBS劃分方法。
4、確定WBS結(jié)構(gòu)。
下面例舉一些針對軟件企業(yè)的的有效成本控制的經(jīng)驗(yàn)
1、 樹立全員經(jīng)濟(jì)意識、建立規(guī)范成本管理體制
軟件企業(yè)必須加大宣傳力度,樹立全員經(jīng)濟(jì)意識。首先要統(tǒng)一思想認(rèn)識,從項(xiàng)目管理人員到普通員工要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)教育,灌輸經(jīng)濟(jì)意識,把一切為了效益的意識深深地刻在每個職工的腦海里,諸如"節(jié)約光榮,浪費(fèi)可恥 "等等,使每一位職工都能把工程成本管理工作放在主要位置。其次是組織培訓(xùn),提高專業(yè)人員的素質(zhì),這是實(shí)現(xiàn)成本目標(biāo)的保證。
建立一套行之有效的制度并非易事,每一個工程項(xiàng)目都有其自身的特點(diǎn),要根據(jù)工程項(xiàng)目本身的特點(diǎn),制定有針對性的項(xiàng)目成本管理辦法,如項(xiàng)目質(zhì)量成本管理辦法、工期成本管理辦法、項(xiàng)目招投標(biāo)管理辦法、合同評審管理辦法、材料使用控制辦法等管理辦法。這些管理辦法應(yīng)是責(zé)任到人、切實(shí)可行的具有較強(qiáng)操作性的辦法,使項(xiàng)目的成本控制有法可依,有章可循,有據(jù)可查。項(xiàng)目成本實(shí)施的主體是項(xiàng)目組人員,項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目成本管理的領(lǐng)導(dǎo),這樣形成了一個以項(xiàng)目經(jīng)理為核心的成本管理體系。對成本管理體系中的每個部門、每個人的工作職責(zé)和范圍要進(jìn)行明確的界定,遵循民主集中制、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則進(jìn)行建立責(zé)權(quán)利相結(jié)合的成本管理模式和體制;對于每個項(xiàng)目,都要有成本控制的目標(biāo)---項(xiàng)目預(yù)算,都要嚴(yán)格按照作WBS(工作任務(wù)分解),在落實(shí)任務(wù)的同時,也要落實(shí)完成任務(wù)的需要的成本預(yù)算,并且逐級負(fù)責(zé),層層落實(shí),使項(xiàng)目成本管理工作做到責(zé)權(quán)利無空白,無重疊,事事有人管,責(zé)任有人擔(dān),一切有章可循,有據(jù)可查,杜絕了推倭扯皮,使項(xiàng)目的成本管理工作形成一個完整的成本管理體系,同時用一定物質(zhì)獎勵去刺激,使每個人的工作、成本、和項(xiàng)目的效益掛鉤,徹底打破過去那種干好干壞一個樣,干多干少一個樣的格局。調(diào)動職工的積極性和主動性,使大家共同為項(xiàng)目的成本管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
2、 加強(qiáng)項(xiàng)目過程管理和監(jiān)控
(1)、有效項(xiàng)目成本估算和預(yù)算項(xiàng)目預(yù)算是項(xiàng)目分配資源的計(jì)劃,也是控制的標(biāo)準(zhǔn),在項(xiàng)目成本管理中具有重要作用,成本估算和預(yù)算是為完成項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)所需要的資源成本的近似估算。項(xiàng)目估算要比公司日常成本估算復(fù)雜, 在實(shí)際工作中通常有三種成本估算方法:
1)自上而下估算:是一種自上而下的估算形式,項(xiàng)目經(jīng)理利用以前類似的項(xiàng)目實(shí)際成本作為基本依據(jù),通過經(jīng)驗(yàn)作出判斷項(xiàng)目整體成本和各個子任務(wù)的成本預(yù)算,此方法通常在項(xiàng)目的初期或信息不足時進(jìn)行,需要項(xiàng)目經(jīng)理的水平和經(jīng)驗(yàn)較高
2)自下而上估算:將項(xiàng)目任務(wù)分解到最小單位工作包,通過對項(xiàng)目工作包進(jìn)行詳細(xì)的成本估算,然后通過各個成本匯總將結(jié)果累加起來得出項(xiàng)目總成本。由于項(xiàng)目相關(guān)人員都參與項(xiàng)目的預(yù)算,這種方法最為準(zhǔn)確,同時避免預(yù)算爭議,但是耗用管理成本相應(yīng)增加。
3) 參數(shù)估算:是一種建模統(tǒng)計(jì)技術(shù),如回歸分析和學(xué)習(xí)曲線。 此方法需要數(shù)據(jù)的積累,根據(jù)同類項(xiàng)目的管理狀況和成本數(shù)據(jù),建立模型,在遇到同類項(xiàng)目可直接套用。
此三種方式可以根據(jù)公司的實(shí)際情況和項(xiàng)目的特點(diǎn)使用一種或同時使用。另外有效的成本估算和預(yù)算涉及各方面的通力合作,需要項(xiàng)目有效的溝通。另外,即使最好的專家業(yè)不可能使預(yù)算和實(shí)際成本完全一致,因此項(xiàng)目應(yīng)該預(yù)留一定的不可預(yù)見成本5%-10%,作為應(yīng)急項(xiàng)目成本,同時預(yù)算制定之后,項(xiàng)目管理人員應(yīng)該訂出允許偏差得范圍,例如5% 的偏差限度,確定成本控制的基準(zhǔn)線。
(2)、加入掙值管理和監(jiān)控參數(shù)
掙值管理(Earned Value Management,EMV)是綜合了項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃和資源,測量項(xiàng)目績效的一種方法。它比較計(jì)劃工作量、實(shí)際掙得多少與實(shí)際花費(fèi)成本,以決定成本和進(jìn)度績效是否符合原定計(jì)劃。要進(jìn)行掙值管理,必須熟悉與掙值管理密切相關(guān)的計(jì)劃成本(PV) 、掙值(EV)和實(shí)際成本(AC)之間的相互關(guān)系,以及完工預(yù)算(BAC)、完工估算(EAC)和完工尚需估算(ETC)之間相互關(guān)系。偏差分析如下:當(dāng)成本偏差(CV)>0,表明成本節(jié)約;反之,當(dāng)CV<0,表明成本超支。當(dāng)進(jìn)度偏差(SV)>0,表明進(jìn)度超前;反之,當(dāng)SV<0,表明進(jìn)度滯后。
掙值管理也離不開偏差管理。偏差=計(jì)劃-實(shí)際
監(jiān)控參數(shù)有累計(jì)實(shí)際成本、累計(jì)盈余量、累計(jì)預(yù)算成本
3、從質(zhì)量成本、工期成本、資金成本、風(fēng)險成本管理上要效益
1)對軟件企業(yè)而言,產(chǎn)品質(zhì)量并非越高越好,超過合理水平時,屬于質(zhì)量過剩。無論是質(zhì)量不足或過剩,都會造成質(zhì)量成本的增加,都要通過質(zhì)量成本管理加以調(diào)整。質(zhì)量成本管理的目標(biāo)是使4 類質(zhì)量成本的綜合達(dá)到最低值。一般來說,質(zhì)量預(yù)防費(fèi)用起初較低,隨著質(zhì)量要求的提高逐漸會增加,當(dāng)質(zhì)量達(dá)到一定水平再要求提高時,該項(xiàng)費(fèi)用就會急劇上升。質(zhì)量檢驗(yàn)費(fèi)用較為穩(wěn)定,不過隨著質(zhì)量的提高也會有一定程度的增長。而質(zhì)量損失則不然,開始時因質(zhì)量較差,損失很大,隨著產(chǎn)品質(zhì)量不斷改進(jìn),該項(xiàng)損失逐步減少。三者交叉的作用,必須能找到一個質(zhì)量成本最低的理想點(diǎn)?!?
正確處理質(zhì)量成本中幾個方面的相互關(guān)系即質(zhì)量損失(內(nèi)、外部故障損失)、預(yù)防費(fèi)用和檢驗(yàn)費(fèi)用間的相互關(guān)系,采用科學(xué)合理、先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)措施,在確保施工質(zhì)量達(dá)到設(shè)計(jì)要求水平的前提下,盡可能降低工程成本。項(xiàng)目經(jīng)理部也不能為了提高企業(yè)信譽(yù)和市場競爭力而使工程全面出現(xiàn)質(zhì)量過?,F(xiàn)象,導(dǎo)致完成工程量不少,經(jīng)濟(jì)效益低下的被動局面。
2)從工期成本控制上要效益
如何處理工期與成本的關(guān)系,是施工項(xiàng)目成本管理工作中的一個重要課題,即工期成本的管理與控制對項(xiàng)目經(jīng)理部來說,并不是越短越好,而是需要通過對工期的合理調(diào)整來尋求最佳工期點(diǎn)成本,把工期成本控制在最低點(diǎn)。工期成本管理的目標(biāo)是正確處理工期與成本的關(guān)系,使工期成本的總和達(dá)到最低值。工期成本表現(xiàn)在兩個方面,一方面是項(xiàng)目經(jīng)理部為了保證工期而采取的措施費(fèi)用;一方面是因?yàn)楣て谕涎佣鴮?dǎo)致的業(yè)主索賠成本,這種情況可能是由于環(huán)境及自然條件引起的,也可能是內(nèi)部因素所造成,如停工、窩工、返工等,因此所引起的工期費(fèi)用,可稱其為工期損失。一般來說,工期越短,工期措施成本越小;但當(dāng)工期短至一定限度時,工期措施成本則會急劇上升。而工期損失則不然,因自然條件引起的工期損失,其損失額度相應(yīng)較小,通常情況下不予賠償或賠償額度較小,該部分工期損失可不予考慮。因施工項(xiàng)目內(nèi)部因素造成的工期損失,隨著時間的推移,經(jīng)驗(yàn)的積累會逐漸減少。綜合工期成本的各種因素,就會找到一個工期成本為最低的理想點(diǎn)。這一點(diǎn)也就是工期最短并且成本最低的最優(yōu)點(diǎn)。由于內(nèi)外部環(huán)境條件及合同條件的制約,保證合同工期和降低工程成本是一個十分艱巨的任務(wù),因此,必須正確處理工期成本的兩個方面的相互關(guān)系,即工期措施成本和工期損失之間的相互關(guān)系。在確保工期達(dá)到合同條件的前提下,盡可能降低工期成本,切不可為了提高企業(yè)信譽(yù)和市場競爭力,盲目搶工期趕進(jìn)度,造成增大項(xiàng)目成本,導(dǎo)致項(xiàng)目虧損。
3)項(xiàng)目現(xiàn)金流的控制
通過項(xiàng)目的財(cái)務(wù)現(xiàn)金流分析,判斷項(xiàng)目資金收支的時間,資金虧口的時間點(diǎn),便于提前準(zhǔn)備資金。同時積極從客戶方催款,以便支付各種費(fèi)用。使得現(xiàn)金的流入大于流出。對于產(chǎn)品投資項(xiàng)目可采用投資回收期、凈現(xiàn)金流來控制
4)通過主動的風(fēng)險控制,防患未然,避免和減少損失
根據(jù)擬建項(xiàng)目的具體情況,有選擇性地進(jìn)行盈虧平衡分析、敏感性分析和概率分析等。
(1)盈虧平衡分析
對于軟件產(chǎn)品項(xiàng)目,由于由于有前期的投入,需要進(jìn)行盈虧平衡分析 ,根據(jù)項(xiàng)目正常生產(chǎn)年份的產(chǎn)品產(chǎn)量(銷售量)、固定成本、可變成本、稅金等,研究建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)量、成本、利潤之間變化與平衡關(guān)系的方法。當(dāng)項(xiàng)目的收益與成本相等時,即為盈虧平衡點(diǎn)(BEP)。 通過盈虧平衡分析可以展現(xiàn)市場和銷售的風(fēng)險,可參見管理會計(jì) 。
(2)敏感性分析
它是研究項(xiàng)目的產(chǎn)品售價、產(chǎn)量、經(jīng)營成本、投資、建設(shè)期等發(fā)生變化時,項(xiàng)目財(cái)務(wù)評價指標(biāo)(如財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率)的預(yù)期值發(fā)生變化的程度。通過敏感分析,可以找出項(xiàng)目的最敏感因素,使決策者能了解項(xiàng)目建設(shè)中可能遇到的風(fēng)險,提高決策的準(zhǔn)確性和可靠性。一般以某因素的曲線斜率的絕對值大小來比較。
(3)概率分析
通常風(fēng)險程度=影響力*發(fā)生概率,它是通過概率預(yù)測不確定性因素和風(fēng)險因素對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評價指標(biāo)的定量影響。一般是計(jì)算項(xiàng)目評價指標(biāo),如項(xiàng)目財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值的期望值大于或等于零時的累計(jì)概率。累計(jì)概率值越大,項(xiàng)目承擔(dān)的風(fēng)險越小。
(4)法律風(fēng)險:完善合同文本,避免法律損失。項(xiàng)目的各種經(jīng)濟(jì)活動,都是以合同或協(xié)議的形式出現(xiàn),如果合同條款不嚴(yán)謹(jǐn),容易讓對方鉆空子,造成自己蒙受損失時應(yīng)有的索賠條款不能成立,產(chǎn)生不必要的損失。所以必須細(xì)致周密的訂立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑮l款。首先,要有相對固定的經(jīng)濟(jì)合同管理人員,并且精通經(jīng)濟(jì)合同法規(guī)有關(guān)知識,必要時應(yīng)持證上崗;其次是要加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人員的工作責(zé)任心;三是要制定相應(yīng)固定的合同標(biāo)準(zhǔn)格式。施工項(xiàng)目合同基本上有以下幾類:委托加工合同、購貨合同、分包合同、勞務(wù)合同、技術(shù)服務(wù)合同、租賃合同、其它協(xié)議等。各種合同條款在形成之前應(yīng)由工程、技術(shù)、合同、財(cái)務(wù)、成本等業(yè)務(wù)部門參與定稿,使各項(xiàng)條款的內(nèi)涵清楚,嚴(yán)謹(jǐn)不漏。
軟件企業(yè)具有知識經(jīng)濟(jì)得明顯特點(diǎn),不同于傳統(tǒng)的成本控制,而軟件企業(yè)管理有以項(xiàng)目管理為主的特點(diǎn),針對軟件管理的特點(diǎn),參照項(xiàng)目管理的成功經(jīng)驗(yàn),可以更好提高軟件企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和項(xiàng)目管理。
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