1 前言
由于目前國(guó)內(nèi)IT行業(yè)工程實(shí)施項(xiàng)目的特點(diǎn)，工程實(shí)施項(xiàng)目項(xiàng)目管理工作相對(duì)較為困難。如何作好這種工程實(shí)施項(xiàng)目，我在實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上和思考這個(gè)問(wèn)題的同時(shí)形成了一些自己看法和想法。通過(guò)把我的這些看法和想法拿出來(lái)跟大家一起探的同時(shí)也希望大家能夠給我一點(diǎn)啟示，讓我們把工程實(shí)施項(xiàng)目做的更好。
我們的實(shí)際工作中很多時(shí)候關(guān)注的只是項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量，在溝通和團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面考慮的就少了。其實(shí)進(jìn)度的實(shí)現(xiàn)、成本的控制、質(zhì)量目標(biāo)的完成與溝通和團(tuán)隊(duì)建設(shè)是密切關(guān)系著的。同時(shí)溝通和團(tuán)隊(duì)建設(shè)有利于人才培養(yǎng)、知識(shí)積累以及實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。在公司項(xiàng)目管理改進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)該要重視到這些非項(xiàng)目管理主題方面所起到的作用和影響。規(guī)范和制度的實(shí)施和執(zhí)行也是需要依靠良好的溝通和團(tuán)隊(duì)氛圍的。另外，目前國(guó)內(nèi)很多項(xiàng)目經(jīng)理是由技術(shù)轉(zhuǎn)為管理的，由于技術(shù)人員的特點(diǎn)他們對(duì)溝通和團(tuán)隊(duì)建設(shè)、授權(quán)管理這幾個(gè)方面相對(duì)而言關(guān)注的較少。
在寫(xiě)這篇文章的時(shí)候，又讓我重新思考和整理了一遍自己的對(duì)于工程實(shí)施項(xiàng)目項(xiàng)目管理的理解，對(duì)于我自己來(lái)說(shuō)也是收獲豐富。
2 日常工作信息的溝通和發(fā)布
2.1 項(xiàng)目組進(jìn)度信息的溝通和發(fā)布
在進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度信息發(fā)布的時(shí)候，很多人習(xí)慣是通過(guò)郵件、QQ群等方式進(jìn)行發(fā)布。雖然這種信息的發(fā)布很方便，但是由于沒(méi)有直接的溝通和交流，不利于大家對(duì)信息的認(rèn)知，同時(shí)對(duì)信息的處理和跟蹤也比較困難。
比如在發(fā)布進(jìn)度延遲信息的時(shí)候，有很多可以利用的地方。甚至可以利用這個(gè)看似不利的信息給大家一些鼓勵(lì)，可以這樣說(shuō)：公司領(lǐng)導(dǎo)看到大家這段時(shí)間工作很辛苦，特向客戶申請(qǐng)進(jìn)度的推延，給大家一個(gè)休息和調(diào)整的時(shí)間，同時(shí)還可以再說(shuō)一些激勵(lì)的話。通過(guò)這種對(duì)信息的處理可以很好的發(fā)揮信息有利的作用。我們可以根據(jù)情景，調(diào)整我們的激勵(lì)方法。
在信息發(fā)布的時(shí)候，需要確保項(xiàng)目組成員對(duì)這個(gè)信息的了解和理解。有的時(shí)候我們通常會(huì)理解為一個(gè)可以傳十個(gè)，沒(méi)有必要通知到項(xiàng)目組全部成員。這樣的做法有一個(gè)問(wèn)題就是，長(zhǎng)期這樣那些只是通過(guò)別人而了解到相關(guān)項(xiàng)目信息的員工，會(huì)對(duì)這個(gè)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生不滿的看法、負(fù)面的情緒，這是不利于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的。
進(jìn)度信息的發(fā)布可以起到一定的激勵(lì)作用，充分的利用這些有利的信息，提高員工的工作積極性。
2.2 項(xiàng)目組織調(diào)整信息的溝通和發(fā)布
在項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)調(diào)整的時(shí)候，需要對(duì)調(diào)整涉及到的相關(guān)人員進(jìn)行溝通，在沒(méi)有進(jìn)行充分的溝通之前就做出相應(yīng)調(diào)整，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)帶來(lái)傷害。一方面會(huì)傷及項(xiàng)目組成員的自尊心，另外一方面會(huì)削弱員工對(duì)組織的歸屬感，調(diào)動(dòng)不了大家工作的積極性。而且大家很容易產(chǎn)生盲目服從的心理，很難發(fā)揮大家的能動(dòng)性。
比如需要安排一個(gè)員工去做另外一項(xiàng)與目前工作不相關(guān)的工作，可以通過(guò)這種方式進(jìn)行溝通：現(xiàn)在我們有個(gè)什么任務(wù)需要完成，你看你能不能去做這項(xiàng)工作？這個(gè)時(shí)候需要一定的溝通技巧（在下面的部分會(huì)詳細(xì)說(shuō)明）。在問(wèn)清楚對(duì)方的想法和擔(dān)憂之后，才可以繼續(xù)說(shuō)明做這一塊的好處和要求。在這種情況下就會(huì)起到良好的溝通效果達(dá)到預(yù)期的溝通目的，而且這樣也可以很好的調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。最后一個(gè)需要做的事情，也是經(jīng)常被忽略的事情，就是事后的跟蹤。跟蹤的目的是了解他對(duì)這項(xiàng)工作的興趣以及他對(duì)這項(xiàng)工作的一些看法、難處和需要幫助的地方。一方面是跟蹤工作進(jìn)展，另外一方面給予員工一定的幫助。這樣可以起到很好的激勵(lì)作用，其實(shí)最終目的是了解進(jìn)度的同時(shí)持續(xù)的調(diào)動(dòng)員工的積極性。當(dāng)然對(duì)不同的人在不同的特定的環(huán)境應(yīng)該使用不同的方法，細(xì)微之處顯管理。
組織結(jié)構(gòu)調(diào)整信息的發(fā)布需要通知到各個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)的人，最好的方式是口頭說(shuō)明，另外再加上郵件作為正式文檔。
組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整前要做好充分的溝通，把整個(gè)調(diào)整過(guò)程中不利的因素變?yōu)橛欣囊蛩亍２荒芤詾楹ε禄蛘邠?dān)心組織調(diào)整帶來(lái)的不利影響，而阻礙或“快刀斬亂麻”式的進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。
2.3 加班信息的溝通和發(fā)布
基于目前國(guó)內(nèi)工程實(shí)施項(xiàng)目的現(xiàn)狀，很多項(xiàng)目工期都很緊張，因此在很多項(xiàng)目中，特別是在項(xiàng)目關(guān)鍵階段，就有了“法定”加班的制度，隨著時(shí)間的推延加班就已形成習(xí)慣。目前環(huán)境下為了工程進(jìn)度而加班是需要的，但是要注意在加班方面的一些處理，特別是在信息發(fā)布這一塊。首先要讓大家知道為什么要來(lái)加班、加班來(lái)做什么、到什么程度就可以下班了等等。在沒(méi)有做相關(guān)信息發(fā)布的項(xiàng)目組中，作為加班人員是很容易疲憊的，員工們雖然有過(guò)來(lái)加班，但是卻不知道過(guò)來(lái)是做什么，什么時(shí)候可以下班。像這種沒(méi)有目的性的工作大家的積極肯定不高，這樣的加班是很難起到應(yīng)有的效果，最可怕的是還會(huì)影響到白天的工作效率和引起大家的生理和心理疲憊。
加班對(duì)于團(tuán)隊(duì)建設(shè)、員工工作的積極性是巨大的危害的，由于目前工程實(shí)施項(xiàng)目的環(huán)境，我們沒(méi)有辦法避免這種危害，但是我們可以降低這種危害帶來(lái)的影響。
通過(guò)以往的經(jīng)驗(yàn)，我們可以有以下處理方式，這些處理方式都是基于溝通的基礎(chǔ)上的。首先：我們需要的對(duì)每一位加班的員工進(jìn)行鼓勵(lì)和安撫，比如：在晚上加班的時(shí)候，我們可以走到最辛苦的幾個(gè)人身邊問(wèn)候一下，說(shuō)一些你辛苦了之類的話。雖然看上去很簡(jiǎn)單，但可以起到很好的效果。其次：在長(zhǎng)期加班的過(guò)程中，建議根據(jù)任務(wù)情況安排加班，盡量安排不需要加班的員工去休息。從實(shí)際情況來(lái)看，安排不需要加班的員工去加班只能帶來(lái)一些負(fù)面的效果。同時(shí)他們會(huì)因?yàn)闆](méi)有自由而產(chǎn)生不滿的情緒，也會(huì)影響白天工作的積極性，因?yàn)闊o(wú)論做的快慢、好壞都需要去加班，慢慢的也會(huì)影響到工作習(xí)慣---能拖就拖。
在項(xiàng)目工期緊張的時(shí)候難免會(huì)工作安排的不平衡。一方面我們需要調(diào)整工作計(jì)劃盡量使工作安排的均衡一些。另外一方面，努力促使團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的自動(dòng)調(diào)節(jié)，工作相對(duì)輕松的員工主動(dòng)去為那些任務(wù)較繁重的員工分擔(dān)一些工作。通過(guò)有效的團(tuán)隊(duì)建設(shè)是可以達(dá)到這種效果。當(dāng)然團(tuán)隊(duì)建設(shè)不是短期行為，需要長(zhǎng)期的努力。
2.4 項(xiàng)目重大事件信息的溝通和發(fā)布
重大事件是指項(xiàng)目里程碑等一些對(duì)項(xiàng)目有重大影響或者有重要意義的事件。對(duì)于這種事件信息的發(fā)布我們需要充分的利用起來(lái)，利用這些信息，加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使項(xiàng)目組員工的工作更有目的性。
在項(xiàng)目進(jìn)行到某個(gè)里程碑的時(shí)候，我們可以明確告訴大家具體的計(jì)劃，同時(shí)請(qǐng)大家做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。為了提高項(xiàng)目員工的工作積極性和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力，可以開(kāi)個(gè)相關(guān)啟動(dòng)會(huì)，在會(huì)議上說(shuō)明：這段時(shí)間大家辛苦了，通過(guò)大家的努力終于換來(lái)了某個(gè)階段的到來(lái)，我們一起把這個(gè)事情做好。要相信我們的工程師們的素質(zhì)都是很不錯(cuò)的，在這種氣氛的渲染下我們可以很好的帶動(dòng)大家的工作積極性。而且大家也明確知道這段時(shí)間應(yīng)該要圍這個(gè)階段的到來(lái)而開(kāi)展工作。
2.5 信息的溝通和發(fā)布總結(jié)
總之信息的發(fā)布應(yīng)該盡量使用口頭方式，要讓每一個(gè)人都知道有這個(gè)信息，要充分利用這些信息的有利作用進(jìn)激勵(lì)。同時(shí)也要注意跟蹤大家對(duì)信息的理解和反應(yīng)。另外要注意信息發(fā)布的方式，郵件的發(fā)送很多時(shí)候只能起到一個(gè)備份和正式文檔的作用。在大家還沒(méi)有及時(shí)查收郵件習(xí)慣的時(shí)候，通過(guò)郵件的方式來(lái)發(fā)布信息是有很多不足。
任何信息都有有利的一方面，我們要充分利用信息的有用部分有效的激勵(lì)大家。
3 溝通技巧
3.1 溝通的產(chǎn)生
溝通沒(méi)有必要一定要在特定的環(huán)境中才能進(jìn)行，太正式的溝通環(huán)境，反而會(huì)成為溝通的阻礙。在一個(gè)放松的環(huán)境中，溝通起來(lái)反而能起到很好的效果。
在輕松的環(huán)境下進(jìn)行溝通所收集到信息應(yīng)該是最精確的、所起的激勵(lì)應(yīng)該是最有效的，溝通的目的就是為了收集信息、發(fā)布信息以及進(jìn)行激勵(lì)。
其實(shí)不是我們沒(méi)有時(shí)間去和員工們溝通，而是沒(méi)有利用好時(shí)間。也不是說(shuō)無(wú)法與員工進(jìn)行溝通，而是沒(méi)有利用好環(huán)境。
3.2 溝通是建立在信任的基礎(chǔ)上
溝通首先是需要建立在信任的基礎(chǔ)上，如果沒(méi)有這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通很難回有良好的的效果，往往還會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的影響。
比如說(shuō)有員工早晨上班遲到了，在這種情況下我們首先應(yīng)該考慮的是，工作上是否遇到什么困難而加班了還是生活上是不是有了什么困難。在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行溝通，就了解到比較準(zhǔn)確的原因。有困難可以給一些建議或者幫助，如果有其他個(gè)人原因而給予的一些建議，對(duì)方也能容易快樂(lè)的接受。
3.3 有效的溝通
為了讓自己的工作安排和建議更能讓員工們接受，我們需要站在平等的地位上與員工進(jìn)溝通。在這個(gè)方面需要做的事情，是注意溝通的語(yǔ)氣。比如說(shuō)我們?cè)诎才乓豁?xiàng)工作的時(shí)候，對(duì)于“你能不能把這項(xiàng)工作做起來(lái)？”，聽(tīng)起來(lái)總比：“你把這個(gè)事情做一下”要好的多。通過(guò)這種語(yǔ)氣的調(diào)整對(duì)方也能更加容易的接受你的安排和建議。
為了原本的激勵(lì)能夠起到預(yù)期的作用，我們需要了解員工是否存在不滿情緒，這種不滿情緒是什么？為什么會(huì)有？
有效的溝通有很多方面，在這里只是列舉出了日常項(xiàng)目管理最常用的兩種方式。
3.4 敏銳的感覺(jué)到員工們思想的變化
敏銳發(fā)現(xiàn)員工的情緒變化，避免員工的不利的情緒對(duì)工程實(shí)施的影響。同時(shí)這也是一種對(duì)員工的關(guān)懷，對(duì)于工程實(shí)施項(xiàng)目長(zhǎng)期出差在外的員工，特別需要這種關(guān)懷。
員工有情緒上的變化，會(huì)通過(guò)他們的行為表現(xiàn)出來(lái)，這個(gè)時(shí)候就需要我們能夠敏銳的感覺(jué)到，然后去了解著為員工的困難和需要幫助的方面。比如：正好這個(gè)員工由于家里有急事，急需回去一躺，這個(gè)時(shí)候我們就應(yīng)該考慮一下主動(dòng)提出來(lái)讓他回家探望一下。一個(gè)主動(dòng)的提出和被動(dòng)的答應(yīng)對(duì)于員工的情緒變化是完全不一樣的。
如果這個(gè)事情不是很緊急，員工在聽(tīng)了你的建議之后他也會(huì)衡量清楚的。這個(gè)事情表面雖然只是一個(gè)人的事情，但是這個(gè)事情是可以影響到其他人的，同樣也會(huì)對(duì)其他員工起到激勵(lì)的作用。
3.5 溝通技巧總結(jié)
溝通一定要利用環(huán)境，不同的溝通內(nèi)容要利用不同的溝通環(huán)境，同時(shí)需要針對(duì)到不同性格的員工利用不同的溝通方式。
溝通必須需要由管理者主動(dòng)的發(fā)起，雖然我們鼓勵(lì)員工的主動(dòng)溝通，但是不能過(guò)于依賴這種溝通發(fā)起方式。我們需要充分利用各種環(huán)境去溝通，把不利的因素變成有利的因素。在我們進(jìn)行溝通的同時(shí)首先要確保對(duì)員工的信任，才能真正的達(dá)到溝通的目的。在溝通的同時(shí)也是需要注意語(yǔ)氣的使用。
4 其他日常項(xiàng)目管理工作要點(diǎn)
4.1 如何提高員工的參與程度
在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面提高員工的參與程度是一項(xiàng)很重要的工作，也能起到一定的激勵(lì)作用。
在我們的日常中要多問(wèn)一些我們應(yīng)該怎么做，而不是直接說(shuō)我們要怎么做。作為管理者就是要充分的調(diào)動(dòng)員工的工作積極性讓大家去做事、去做好事情。一個(gè)人的能力和精力畢竟還是有限的，我們需要充分的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的作用、每一位員工的能力。
提高員工的參與程度有很多做法，比如：在自己心中已經(jīng)有了很明確的想法的時(shí)候，也可以通過(guò)這種方式來(lái)進(jìn)行。一方面可以驗(yàn)證和完善自己的想法，另外一方面由于員工的參與提高了員工對(duì)這個(gè)問(wèn)題的解決方案認(rèn)可程度，同時(shí)也是十分利于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的。
比如：一項(xiàng)新的任務(wù)來(lái)了，我們可以問(wèn)一下你想要安排給這項(xiàng)工作的人，我們這項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該怎么完成？在他把自己的想法說(shuō)出來(lái)之后，你再提一些建議，經(jīng)過(guò)這樣的交流對(duì)方會(huì)更容易接受你的建議，而且還能調(diào)動(dòng)他對(duì)這項(xiàng)工作的積極性。在其他很多方面我們都可以采用這種方式。
提高員工參與程度目的是提高員工的工作積極性，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。管理工作者的目標(biāo)是要讓員工主動(dòng)要求去事，而不是你要求他去做事。員工在項(xiàng)目中的參與程度越高，就越能達(dá)到這樣的效果。
4.2 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)活動(dòng)組織建議
在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中為了提高員工工作的積極性、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的目的，通常會(huì)安排一些項(xiàng)目組集體活動(dòng)的方式來(lái)達(dá)到目的。
為了達(dá)到預(yù)期的效果，建議在組織活動(dòng)的時(shí)候，盡量在大家身心較為的時(shí)候進(jìn)行。比如在項(xiàng)目的一個(gè)階段結(jié)束后，這個(gè)時(shí)候大家往往心里壓力較小，帶領(lǐng)大家去活動(dòng)可以達(dá)到放松心情、繼續(xù)激勵(lì)員工、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的目的。在大家極度疲憊的狀態(tài)下，我建議最好不要大范圍的組織活動(dòng)，這個(gè)時(shí)候大家需要的是休息而不是活動(dòng)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)活動(dòng)一定要注意時(shí)間段的選擇，盡量讓大多數(shù)人都能參加活動(dòng)，特別是讓壓力大的員工得到放松。
4.3 項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人感情處理
作為管理者的基本要求是在對(duì)待工作問(wèn)題上不能帶有過(guò)多的個(gè)人感情，要保證各項(xiàng)工作安排方面的公平、公正。一個(gè)成熟的領(lǐng)導(dǎo)者在對(duì)待員工問(wèn)題上，應(yīng)該是沒(méi)有任何偏見(jiàn)的。在工作安排問(wèn)題上的差異會(huì)帶來(lái)員工的心理不平衡，大多數(shù)時(shí)候往往影響的不是一個(gè)人的而是大多數(shù)人，這對(duì)于員工激勵(lì)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)的破壞性是很大。如果這一點(diǎn)沒(méi)有做好的話，那你對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的努力也將要付之東流了。
由于管理工作的特點(diǎn)，要求我們?cè)诠ぷ鞑灰獛в羞^(guò)多個(gè)人感情。不要將自己受到工作上的壓力轉(zhuǎn)移員工身上，更不要因?yàn)樽约旱南埠枚鴧^(qū)別對(duì)待員工。
感謝你的信任和耐心，將我的這篇文章一路看到現(xiàn)在，同時(shí)希望您能夠把自己的建議留下來(lái)。
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