項目采購是整個政府采購過程中最重要的階段，它對政府采購效率、政府采購質量、與采購人、供應商的關系、內部人員素質的提高都有直接的影響。影響項目采購的環(huán)境主要外部和內部兩個方面。外部的指政府采購項目的市場供需狀況、供應商的競爭力、采購人的態(tài)度以
以及其他部門配合程度等等。內部環(huán)境是指集中采購機構的管理體制、采購方式、項目負責人和經辦人的工作經驗、工作能力、公關能力、專業(yè)水平等。政府采購環(huán)境這兩種環(huán)境互相交叉、互相影響的結果。這兩種環(huán)境中最主要的環(huán)境要素是采購項目負責人，它是兩種環(huán)境的聯(lián)系紐帶，同時也是項目采購的主要組織者和實施者。對于項目采購來說，外部環(huán)境是不可控的，因此，項目采購質量高低的決定性因素就是項目負責人。項目負責人除必須具備上述的素質外，還必須具備如下品質：謙遜。對自己下屬的錯誤和失誤及采購人行為不當?shù)牡胤揭岳矸?，耐心指導。勤奮。在協(xié)調好一些行政事務后，要盡可能多做一些業(yè)務工作，特別是要參與評標或談判等一些較難的環(huán)節(jié)。仁愛。政府采購的工作量大、要求高、專業(yè)性強、情況復雜，因此，對下屬身心健康的關懷就顯得特別重要。
為了達到采購目標，項目負責人在進行工作時應該遵循以下步驟：
1、溝通交流。在項目采購前，做好與采購人的溝通交流，可以收到事半功倍的效果。做好溝通交通，就要了解采購人的采購目的和用意，明確采購項目的名稱、品種、數(shù)量、型號、服務項目要求、付款方式、采購預算、資金來源和委托事項，商定采購項目的時間、采購方式、評標辦法，確定標底，約定雙方權利義務。對采購人提出的指定品牌采購等違反《政府采購法》規(guī)定的無理要求，要給予耐心的解釋宣傳。有些簡單的項目可以由項目負責人單獨實施。但無論如何，交流的結果應通過不同的方式傳達給下屬。復雜或大型項目最好是召開項目小組會議，讓每一位參加采購的人員都對采購人的委托情況有一個完整的印象。在接受委托之后，根據(jù)實際工作量情況落實到每一位采購人員，并擬訂初步的采購方案。方案根據(jù)實際情況可詳可簡，形式不一，但項目負責人必須將這一貫徹自己思路的文件不拘形式、不拘時間和方式地傳達給下屬。與此同時，項目負責人應和采購人協(xié)調，請采購人提供必要的資料和專家人員。項目負責人最好是以自己的名義向采購人出具附有時間的往來函，以要求他們配合采購，并在采購過程中不失時機地利用它。
2、收集信息。通過電話、傳真、網絡以及其他渠道盡可能多地獲得產品和供應商的資料，如同價位的不同型號的產品或不同檔次的產品功能信息，以能夠向采購人提出建設性的意見；供應商的概況、運營情況、生產的產品種類、產品的市場占有率、信譽反饋以及是否有不良記錄等，以便于將一些不合格的供應商檔在政府采購市場之外。然后根據(jù)經驗和相關行業(yè)的情況對項目采購的風險作出初步的判斷，確定采購方式、評標辦法、標底等采購事項。
3、采購階段。這是一個不斷發(fā)現(xiàn)問題，容易與采購人、供應商發(fā)生沖突的階段，因此，項目負責人的主要責任是協(xié)調關系，快速解決問題。以下幾點是項目負責人應該切記的：
1）盡快獲取所需的法律性資料。這是規(guī)范采購程序、正確編制招標文件的關鍵，特別是對一些復雜的項目和專業(yè)性項目更為重要。
2）不要過早地確定設備型號、服務和工程檔次。利用收集的產品信息和供應商資料進行科學分析、測算，如果項目過大、過于專業(yè)或存在其他重要情況，可以聘請實踐性項目專家進行可行性分析研究，為確定合適的采購預算提供可靠的建議，做到采購項目適當超前，避免資源浪費。
3）與采購人員保持經常的聯(lián)系。對他們遇到的難點問題，要盡快地給予指導和答復。有的采購人員不能夠靈活地運用各種渠道獲得所需資料或不能正確編制招標文件，項目負責人在此時要給予充分的鼓勵，甚至親自操作。
4）參與采購過程的部分環(huán)節(jié)。項目負責人的工作對下屬來說有一定的示范作用，工作認真與否，招標方式的依法確定、評標方法的準確選用，談判的方式技巧等都會是無言的榜樣。
5）審核招標文件。招標采購階段由項目負責人審核招標文件是很有必要的。這可以促使問題在編制招標文件階段就得以基本解決，即使解決不了的也能做到心中有數(shù)，避免在評標階段處于被動的局面。
6）關注整個采購過程。政府采購的過程是由多個環(huán)組成，有一定的連貫性、整體性，千萬不要僅僅為一個環(huán)節(jié)而忽視了對總體的把握。
7）樹立良好的形象。知識結構全面、工作認真謹慎、吃苦耐勞、服飾整潔、紀律嚴明、依法辦事、廉潔自律、尊重他人，所有這些都會給項目小組乃至所在的集中采購機構創(chuàng)造聲譽，也會給工作帶來方便。
8）發(fā)展同采購人、供應商的關系。高效高質量的服務本身就是良好關系的基礎，反過來又有利于提高效率和質量。政府采購事業(yè)的進步依靠的是采購人的買方市場和供應商的賣方市場的協(xié)調發(fā)展。
當然，項目采購不僅僅是項目負責人的工作，它需要集中采購機構所有有關負責人、項目小組全體人員、采購人和財政、紀檢、技術監(jiān)督、物價、工商等行政部門的密切配合，只有這樣，才能保證政府采購工作的高效率、高質量。
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