目前很多組織在關(guān)注項(xiàng)目管理，把項(xiàng)目管理作為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)，很多國(guó)內(nèi)企業(yè)已經(jīng)不僅僅是將重點(diǎn)放在提高項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人技能上，而是將組織整體的項(xiàng)目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)，項(xiàng)目管理體系的建立，項(xiàng)目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項(xiàng)目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立相關(guān)的管理部門，如：項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目管理辦公室等，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說(shuō)的項(xiàng)目管理辦公室(Project Management Office,PMO).
但是，PMO如何在企業(yè)中發(fā)揮作用？這在項(xiàng)目管理過(guò)程中扮演什么樣的角色？應(yīng)該賦予它什么樣的職權(quán)？不同組織的定義不同，甚至在組織內(nèi)部也爭(zhēng)執(zhí)不休，下面摘錄一些組織對(duì)PMO職能的定義：
* 執(zhí)行項(xiàng)目文檔的收集和督促項(xiàng)目經(jīng)理按照公司的項(xiàng)目管理制度來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目。
* 類似于項(xiàng)目經(jīng)理部，將所有的項(xiàng)目經(jīng)理集中在這一個(gè)部門內(nèi)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，該部門成員擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的角色。
* 類似于項(xiàng)目控制部門，要求所有的項(xiàng)目控制，計(jì)劃審批等都通過(guò)些部門來(lái)進(jìn)行。
上述描述中哪種是PMO職能的準(zhǔn)確描述？如何來(lái)定義PMO？其作用是什么呢？這些確實(shí)是很值得探付的是問(wèn)題。
PMO是什么
目前各界對(duì)于PMO的爭(zhēng)議一直沒(méi)有間斷，對(duì)于PMO的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過(guò)程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功的幾率是上升的，PMO是組織內(nèi)部項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源，簡(jiǎn)單地說(shuō)，PMO可以起到以下作用：
* 建立組織的項(xiàng)目管理的制度標(biāo)準(zhǔn)。
* 在組織內(nèi)部增加溝通，平衡資源的使用。
* 提高員工的項(xiàng)目管理水平，提高員工的項(xiàng)目管理水平，提高組織的項(xiàng)目成功率。
PMO在組織中的角色
PMO是組織項(xiàng)目管理的核心，它在組織中起著至關(guān)重要的作用。通常情況下，會(huì)充當(dāng)以下三個(gè)角色：
第一種角色：作為項(xiàng)目管理的支持者。PMO主要為項(xiàng)目管理提供管理支持、行政支持、培訓(xùn)、咨詢顧問(wèn)、技術(shù)服務(wù)、知識(shí)管理等支持服務(wù)。這種角色以低調(diào)和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可，不容易引起太多的反對(duì)和權(quán)力之爭(zhēng)，在PMO的剛剛起步階段，這種方式容易得以實(shí)施和執(zhí)行。
第二種角色：作為項(xiàng)目的控制者。在這種情形下，PMO擁有很大的權(quán)力，相當(dāng)于代表公司的管理層，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行整體的管理和控制，保證項(xiàng)目的順利執(zhí)行，以實(shí)施項(xiàng)目的目標(biāo)和組織的目標(biāo)。這時(shí)PMO的工作可以包括：資源的分配、計(jì)劃的審批，項(xiàng)目的檢查和分析待，PMO為組織的項(xiàng)目分配所需要的資源，確保組織資源在項(xiàng)目中使用的最優(yōu)化，同時(shí)對(duì)每一個(gè)所支持項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃負(fù)責(zé)，進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的審核，保證項(xiàng)目計(jì)劃的可行性和最優(yōu)化：另外還需要持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目，確保項(xiàng)目按照計(jì)劃執(zhí)行，并能夠成功完成。
第三種角色：作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，PMO需要制定整個(gè)公司的項(xiàng)目管理制度和構(gòu)架項(xiàng)目管理的體系，這時(shí)它的工作包括：為組織開發(fā)和選用適用的項(xiàng)目管理方法論，流程和工具，并形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立組織的項(xiàng)目管理文化，證明項(xiàng)目管理的價(jià)值，形成項(xiàng)目管理的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并在組織司令部推行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行項(xiàng)目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有要招待的項(xiàng)目能夠圍繞著組織的目標(biāo)，并且能夠?yàn)楣編?lái)相應(yīng)的利益。
在這里我們提到了項(xiàng)目群管理，什么是項(xiàng)目群管理呢？它可以被定義為：在一組項(xiàng)目中，應(yīng)用一系列的知識(shí)、技能、工具和技術(shù)以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。這是在回答，我們應(yīng)該選擇什么和放棄什么的問(wèn)題，如何實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術(shù)需求之間的平衡，在高層次的項(xiàng)目群管理中，還包括編制候選項(xiàng)目目錄，開發(fā)用于多個(gè)項(xiàng)目選擇時(shí)的選擇和評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)，采用直觀的顯示、比選模型分析方法來(lái)確認(rèn)和平衡多個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目管理是保證項(xiàng)目被正確地執(zhí)行，而項(xiàng)目群管理是保證正確的項(xiàng)目被執(zhí)行。
PMO在組織中的具體角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說(shuō)哪個(gè)種方式是最佳的，需要根據(jù)組織的具體特點(diǎn)和組織的結(jié)構(gòu)形式的不同而有抽差異。另外，也需要根據(jù)組織發(fā)展的不同階段，進(jìn)行不同的定位。
PMO的組織模式
PMO作為組織司令部一個(gè)共享部門，其組織模式對(duì)于它在組織中的作用產(chǎn)生很大的影響，通常我們會(huì)根據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)等不同，采用不同的組織模式。常用的組織模式有三種：支持式PMO、教練式PMO、管理式PMO。
支持式PMO。在這種模式下，PMO作為項(xiàng)目管理制度和項(xiàng)目最佳實(shí)踐的收集者，將這些信息形成知識(shí)庫(kù)，供項(xiàng)目經(jīng)理使用，這些知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容包括：
* 項(xiàng)目管理方法論。
* 項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)。
* 項(xiàng)目的歷史信息。
* 項(xiàng)目管理軟件。
* 項(xiàng)目管理工具和模板。
* 項(xiàng)目人力資源庫(kù)。
* 項(xiàng)目管理的培訓(xùn)。
它為項(xiàng)目設(shè)計(jì)、管理、報(bào)告提供一套方便的工具和方法，但它不參與到項(xiàng)目的具體實(shí)施和控制中，也不為項(xiàng)目實(shí)施提供更深層次的支持服務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理仍然向他的職能部門經(jīng)理匯報(bào)，這種模式通常會(huì)在一些控制力薄弱的總部機(jī)構(gòu)中長(zhǎng)期出現(xiàn)，其實(shí)在這種模式下，PMO是作為項(xiàng)目的支持者和部分項(xiàng)目戰(zhàn)略決策者的角色出現(xiàn)。
教練式PMO。這種模式是第一種模式的延展，PMO除提供知識(shí)庫(kù)外，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)知識(shí)庫(kù)外，還為項(xiàng)目經(jīng)理提供培訓(xùn)和教育，并做一部分項(xiàng)目監(jiān)督工作。
PMO通過(guò)采取一些主動(dòng)的行為來(lái)共享一些跨職能部門的項(xiàng)目管理的實(shí)踐，同時(shí)加強(qiáng)他們之間的溝通，因此項(xiàng)目的執(zhí)行效果有明顯的改觀。另外PMO開始嘗試實(shí)行項(xiàng)目群管理，便通常只是簡(jiǎn)單的輸入，沒(méi)有能力進(jìn)行決策建議，同時(shí)會(huì)采取一系列的管理能力，例如：培訓(xùn)不勝任的和新的項(xiàng)目經(jīng)理，在執(zhí)行能力強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理和弱的項(xiàng)目經(jīng)理之間建立起來(lái)一種導(dǎo)師制度等。
在這種模式下，PMO是一個(gè)持久的部門，有固定的員工，同時(shí)對(duì)所有的項(xiàng)目有一些監(jiān)督的責(zé)任（但不會(huì)涉及到很詳細(xì)的項(xiàng)目檢查，也不會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目審批），這樣，在項(xiàng)目經(jīng)理和PMO之間就會(huì)形成一定的“虛線”匯報(bào)關(guān)系，這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情況下建立，概括的講，在這種模式下，PMO主要的工作有：
* 提供項(xiàng)目管理的服務(wù)和培訓(xùn)。
* 輔助進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目啟、項(xiàng)目收尾等工作。
* 推廣項(xiàng)目管理的方法論和流程。
* 管理高級(jí)別的項(xiàng)目檢查和報(bào)告。
管理式PMO。在這種模式下，PMO是最持久和穩(wěn)固的組織，這作為監(jiān)控項(xiàng)目的內(nèi)部顧問(wèn)，擁有一些權(quán)威人士來(lái)評(píng)價(jià)，批準(zhǔn)和監(jiān)控組織的項(xiàng)目實(shí)施，此時(shí)PMO職能最全，對(duì)于項(xiàng)目管理的影響也很大，組織中所有的項(xiàng)目都將被PMO直接管理和監(jiān)控，甚至有時(shí)所有的項(xiàng)目經(jīng)理都有共享的，PMO會(huì)根據(jù)公司項(xiàng)目的需要，將項(xiàng)目經(jīng)理分配到項(xiàng)目中去，而不受職能部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域的限制。
在這種模式下，PMO對(duì)組織所有的項(xiàng)目進(jìn)行管理，包括：評(píng)定項(xiàng)目范圍，分配項(xiàng)目資源，核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目執(zhí)行前對(duì)項(xiàng)目假定施加影響。PMO還進(jìn)行高層次的項(xiàng)目群管理，根據(jù)組織的目標(biāo)、資源狀況，收益預(yù)期等有效選擇項(xiàng)目。概括地講，在這種模式下，PMO主要的工作有：
* 執(zhí)行項(xiàng)目的評(píng)審和項(xiàng)目檢查。
* 參與到項(xiàng)目生命期的各個(gè)階段中。
* 為項(xiàng)目提供項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員。
* 在整個(gè)組織范圍內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目群管理。
組織如何來(lái)建立自己的PMO
了解了PMO的角色和組織模式，那么對(duì)于沒(méi)有建立PMO的組織，應(yīng)該如何建立自己的PMO呢？我認(rèn)為可以分為三個(gè)步驟：
第一步，建立PMO的準(zhǔn)備。這一步工作主要是了解組織的現(xiàn)狀，明確建立PMO的目標(biāo)及整體的規(guī)劃，這個(gè)步驟的工作主要有以下幾項(xiàng)目：
（1）評(píng)估當(dāng)前所處的環(huán)境：了解組織在項(xiàng)目管理方面的相關(guān)資源（員工技能、資金、項(xiàng)目管理工具等）現(xiàn)狀，組織（企業(yè)文化、組織支持等）狀況以及目前組織的管理模式等。
（2）建立PMO的愿景和使命，包括：組織的授權(quán)，PMO的模式，運(yùn)作的政策和執(zhí)行的方法。
（3）明確PMO在組織內(nèi)實(shí)施的目標(biāo)的目的。
（4）開發(fā)PMO的商業(yè)模式，包括：PMO的需求，執(zhí)行的戰(zhàn)略，進(jìn)展計(jì)劃以及費(fèi)用預(yù)算等。
第二步，開發(fā)PMO的戰(zhàn)略和操作計(jì)劃，這一步的工作主是是建立PMO的組織，明確組織的流程以及項(xiàng)目管理體系和管理制度，其主要工作包括：
（1）軍政府PMO的組織結(jié)構(gòu)和招募員工的要求。
（2）定義項(xiàng)目管理的方法論框架。
（3）定義PMO的運(yùn)作流程。
（4）建立檢查的流程和績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。
（5）開發(fā)培訓(xùn)需求。
第三步，建立PMO。
（1）招募員工。
（2）選擇或開發(fā)項(xiàng)目管理的方法論，包括：項(xiàng)目管理的流程、組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理的方法論、項(xiàng)目管理的制度等。
（3）執(zhí)行PMO的流程和程序。
當(dāng)按照上面的步驟建立起了組織的PMO后，并不是說(shuō)就保持不變了，通常情況下，還會(huì)根據(jù)組織的運(yùn)行情況，再次重復(fù)執(zhí)行以上三步的過(guò)程，以進(jìn)行PMO的改進(jìn)，這個(gè)周期可以在6-12個(gè)月左右。
在選擇PMO的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式（支持式PMO）作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級(jí)PMO的組織模式，如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高，給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式（管理式PMO），但直接采用這種模式會(huì)對(duì)組織產(chǎn)生比較大的沖擊，碰到的阻力也會(huì)很大。
對(duì)PMO所需員工的數(shù)目及技能要求，將根據(jù)PMO在組織中扮演角色和職能的不同而發(fā)生變化，在支持式PMO中，方法論專定或一個(gè)項(xiàng)目助理將是足夠的，在一些復(fù)雜的模式下，可能還需要加入一些項(xiàng)目經(jīng)理和行政人員，在一些大型的組織中，可能會(huì)有幾十個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理直接或間接隸屬于PMO，但PMO的大小一般會(huì)在5-20人的范圍內(nèi)。
在某些情況下，當(dāng)難以由專職的專家組成時(shí)，也可以采用一些虛擬組織來(lái)執(zhí)行某些功能，如：項(xiàng)目管理方法論的開發(fā)和選用，項(xiàng)目的審批等。
PMO如何成功地發(fā)揮作用
在建立好了PMO之后，就需要讓PMO按照預(yù)定的權(quán)限和流程進(jìn)行運(yùn)作，在動(dòng)作的過(guò)程中，應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：
* 應(yīng)該使項(xiàng)目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號(hào)的宣傳或者是階段性的工作突擊。
* 能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項(xiàng)目管理的價(jià)值。這些人是PMO運(yùn)作的利益相關(guān)者，只有這些人的真正支持，才能夠配合PMO的運(yùn)作，起到PMO的作用。
* 能夠在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來(lái)審視項(xiàng)目。
* 能夠平衡其作為項(xiàng)目控制者和項(xiàng)目支持者角色之間的關(guān)系。PMO的目的是為了保證項(xiàng)目實(shí)施的成功，而不是實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目人員和項(xiàng)目決策的控制機(jī)構(gòu)，因此PMO不應(yīng)該作為政策的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)，來(lái)管理制項(xiàng)目的執(zhí)行。應(yīng)提供給項(xiàng)目成功的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)見(jiàn)性地去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問(wèn)題，來(lái)配合項(xiàng)目經(jīng)理成功地完成項(xiàng)目。
* 可以根據(jù)情況，進(jìn)行項(xiàng)目群管理，保證項(xiàng)目是按照最優(yōu)化的方式來(lái)安排和選擇，能進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?yōu)先等級(jí)的排序，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。
* 重視培訓(xùn)和教育的作用，PMO應(yīng)該為項(xiàng)目管理和實(shí)施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項(xiàng)目管理水平。
* 應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通，可以采用定期的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，研討會(huì)，問(wèn)題解決會(huì)，時(shí)事通訊，富來(lái)兒(FLYERS—Fun Loving Youth En Route to Success)等多種形式，來(lái)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理間的溝通，提高項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。
* 重視知識(shí)管理，PMO應(yīng)該收集和管理項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的應(yīng)屆生依據(jù)和項(xiàng)目執(zhí)行的參考。
* 持續(xù)改進(jìn)，應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有方法論、流程、制度的應(yīng)用情況和反映出來(lái)的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。這個(gè)過(guò)程應(yīng)該是持續(xù)的，同時(shí)需要與其他組織進(jìn)行比較（基準(zhǔn)比較），發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。
在實(shí)施PMO時(shí)，上述事項(xiàng)是大家必須關(guān)注的，另外還有一些可能會(huì)導(dǎo)致運(yùn)作失敗的內(nèi)容，也不容忽視。下面我列舉一些PMO實(shí)施失敗的公司的經(jīng)驗(yàn)，供大家參考：
（1）不清楚什么是成功。
（2）目標(biāo)太高。
（3）缺乏執(zhí)行流程的管理層支持。
（4）沒(méi)有區(qū)分清楚內(nèi)部和外部的焦點(diǎn)。
（5）PMO的人員技能差。
（6）缺乏資金的支持。
我們相信，經(jīng)過(guò)大家的努力，PMO會(huì)在組織內(nèi)部有一個(gè)健康和持續(xù)的發(fā)展，組織整體的項(xiàng)目管理水平能夠有所提高，組織能夠在當(dāng)今激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。
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