組織或項(xiàng)目既可能是買(mǎi)方,也可能是賣(mài)方,還可能同時(shí)充當(dāng)買(mǎi)方和賣(mài)方的角色.當(dāng)你是買(mǎi)方的時(shí)候你要進(jìn)行采購(gòu)規(guī)劃,準(zhǔn)備采購(gòu)文件,發(fā)起招標(biāo),選擇供應(yīng)商,進(jìn)行詢(xún)價(jià)和洽談,簽訂合同并對(duì)合同進(jìn)行管理和收尾.當(dāng)你是賣(mài)方的時(shí)候要準(zhǔn)備項(xiàng)目建議書(shū),應(yīng)標(biāo)文件,進(jìn)行投標(biāo),當(dāng)中標(biāo)后還要進(jìn)行商務(wù)上的洽談并準(zhǔn)備簽署合同,合同簽署完成后對(duì)其進(jìn)行管理和收尾.

因此PMBOK的采購(gòu)管理包括了采購(gòu)規(guī)劃,發(fā)包規(guī)劃,詢(xún)價(jià),選擇賣(mài)方,合同管理和合同收尾6個(gè)過(guò)程組.其中合同是具有法律效力的文件,賣(mài)方有義務(wù)根據(jù)合同提供相關(guān)的產(chǎn)品,服務(wù)或成果.而買(mǎi)方則有義務(wù)提供貨幣或其它有價(jià)值的對(duì)價(jià).復(fù)雜項(xiàng)目要求同時(shí)或先后對(duì)多個(gè)合同或分包合同進(jìn)行管理.這種情況下,單項(xiàng)合同的生命期可以在項(xiàng)目生命期的任何階段結(jié)束.

對(duì)于采購(gòu)規(guī)劃過(guò)程,項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū),WBS和項(xiàng)目管理計(jì)劃是重要的輸入.范圍說(shuō)明和WBS重點(diǎn)是用來(lái)確定需要采購(gòu)的東西,分析是自制還是采購(gòu).另外采購(gòu)計(jì)劃制定時(shí)候需要參考項(xiàng)目管理計(jì)劃中的分析登記冊(cè),分析采購(gòu)和合同協(xié)議相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn).另外再來(lái)考慮采購(gòu)計(jì)劃要決定采購(gòu)什么產(chǎn)品或服務(wù),具體或大概的數(shù)量要求,什么時(shí)候要,要多少錢(qián)等相關(guān)信息.要獲取這些信息就必須參考項(xiàng)目管理計(jì)劃中的資源要求,進(jìn)度計(jì)劃,費(fèi)用估算和基準(zhǔn).采購(gòu)管理計(jì)劃和合同工作說(shuō)明書(shū)是兩個(gè)重要的輸出內(nèi)容,采購(gòu)管理計(jì)劃是確定整個(gè)采購(gòu)6大過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn),流程和如何做.而合同工作說(shuō)明書(shū)則是確定究竟要提供的產(chǎn)品和服務(wù)的范圍,具體的規(guī)格型號(hào)特征,數(shù)量,交期,質(zhì)量和性能要求等.如果一項(xiàng)工件確定是自制了就談不上后面的相關(guān)過(guò)程了,因此自制或外購(gòu)決策也是計(jì)劃階段的一個(gè)重要輸出.

對(duì)于合同類(lèi)型一般分為固定總價(jià)合同,成本償還合同和時(shí)間材料合同.按買(mǎi)方的風(fēng)險(xiǎn)由大到小排序?yàn)镃PPC->CPFF->CPIF->FPIF->FP.固定總價(jià)合同雖然對(duì)買(mǎi)方承擔(dān)最小風(fēng)險(xiǎn),但當(dāng)買(mǎi)方在前期無(wú)法對(duì)項(xiàng)目范圍有明確和清晰的認(rèn)識(shí)時(shí)候不適合采用.而成本償還類(lèi)合同對(duì)買(mǎi)方的最終成本沒(méi)有控制,買(mǎi)方將承擔(dān)較大的風(fēng)險(xiǎn),因此買(mǎi)方需要經(jīng)常的跟蹤賣(mài)方的進(jìn)度,質(zhì)量和進(jìn)行相關(guān)的檢查和核實(shí).而時(shí)間材料類(lèi)合同基本上跟成本為根基合同類(lèi)似,但在具體的工作量和范圍無(wú)法核實(shí)明確的時(shí)候可以采用.

發(fā)包規(guī)劃過(guò)程可以簡(jiǎn)單的理解為要進(jìn)行詢(xún)價(jià)和賣(mài)方選擇前需要做的相關(guān)準(zhǔn)備工作.因此發(fā)布規(guī)劃有兩個(gè)重要的輸出,一個(gè)是采購(gòu)文件用于詢(xún)價(jià),另一個(gè)就是評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)用于賣(mài)方的選擇過(guò)程.采購(gòu)文件主要用于詢(xún)價(jià)過(guò)程,即你要潛在的供方給你相關(guān)的投標(biāo)書(shū)或項(xiàng)目建議書(shū),你要事先準(zhǔn)備好合同工作說(shuō)明,招標(biāo)邀請(qǐng),詢(xún)價(jià)書(shū),招標(biāo)通知和洽談邀請(qǐng)等文件.這些文件事先準(zhǔn)備好的文件模版都屬于采購(gòu)文件內(nèi)容.

詢(xún)價(jià)過(guò)程應(yīng)該是首先買(mǎi)方應(yīng)該提供給項(xiàng)目相關(guān)的采購(gòu)文件和合同工作說(shuō)明,然后賣(mài)方根據(jù)這些采購(gòu)文件有針對(duì)性的提交項(xiàng)目建議書(shū),買(mǎi)方再確定合格賣(mài)方清單,當(dāng)確定清楚了合格供方后就可以通知這些合格供方參加投標(biāo),而賣(mài)方進(jìn)行投標(biāo)的依據(jù)就是采購(gòu)文件包.

有了合格供方清單和采購(gòu)文件包后,就可以正式的開(kāi)始招標(biāo),投標(biāo),評(píng)標(biāo),商務(wù)洽談,合同談判等各項(xiàng)活動(dòng).而這些活動(dòng)都屬于賣(mài)方選擇過(guò)程組.在這里要注意的是成果除了合同外,還會(huì)產(chǎn)出合同管理計(jì)劃,合同管理計(jì)劃仍然是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分用于執(zhí)導(dǎo)后續(xù)的合同管理和收尾.評(píng)標(biāo)過(guò)程一般分為技術(shù)得分和商務(wù)得分,技術(shù)得分主要是供方的技能能力以及所提出的技術(shù)解決方案,而商務(wù)得分主要是體現(xiàn)在報(bào)價(jià)上,兩者加權(quán)平均后進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序得到前幾名后還可以再次組織相關(guān)的談判,得到最終的賣(mài)方并簽訂合同.

合同管理即是按照合同和合同管理計(jì)劃進(jìn)行管理,合同管理確保賣(mài)方的績(jī)效符合合同的要求,同時(shí)也確保買(mǎi)方能夠按照合同條款按期付款和履約.對(duì)于涉及到多產(chǎn)品的的大型項(xiàng)目,合同管理的關(guān)鍵是管理好各個(gè)供應(yīng)商之間的接口.因?yàn)楹贤芾磉^(guò)程組屬于監(jiān)控過(guò)程,因此工作績(jī)效和績(jī)效報(bào)告信息是重要的輸入.對(duì)于合同的管理一般項(xiàng)目或組織都會(huì)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的合同管理人員,項(xiàng)目在此的作用主要是參與和協(xié)助.

合同收尾指買(mǎi)方通過(guò)其授權(quán)的合同管理員向賣(mài)方發(fā)出合同已經(jīng)完成的正式書(shū)面通知.合同收尾過(guò)程支持項(xiàng)目收尾過(guò)程,因?yàn)閮烧叨家?yàn)證所有的工作和交付的成果是否可以接受.合同收尾包含了產(chǎn)品核實(shí)和行政收尾兩方面的內(nèi)容,產(chǎn)品核實(shí)是核實(shí)已經(jīng)完成的工作,行政收尾是對(duì)合同記錄進(jìn)行更新.有三種方式都可以結(jié)束合同,具體如下:1.成功完成 2.相互協(xié)商同意結(jié)束,但沒(méi)有成本結(jié)算 3.實(shí)質(zhì)性違約.

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