選擇合格供應(yīng)商是項(xiàng)目管理前期最重要的任務(wù)之一,而對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的過(guò)程管理,則是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重心
僅一個(gè)上午劉立宏就接聽(tīng)了20個(gè)電話,接洽了7位供應(yīng)商,向一位項(xiàng)目經(jīng)理詳細(xì)解釋了上周六一次關(guān)于模版的議標(biāo)過(guò)程,布置完了配合北京市建委今天的突擊施工檢查工作,并簽署了兩份采購(gòu)合同,直到下午兩點(diǎn)鐘他才靠在椅背上稍作休息。而這對(duì)這位中建一局五公司物資部經(jīng)理來(lái)說(shuō)只是再平常不過(guò)的星期一早晨。門外等待他的,還有來(lái)來(lái)往往的物資員、技術(shù)員、質(zhì)檢員以及上千家供應(yīng)商。
中建一局五公司實(shí)行采購(gòu)權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、人事權(quán)三權(quán)集中管理,劉立宏帶領(lǐng)的物資部負(fù)責(zé)著公司每一筆超過(guò)五萬(wàn)元的建材設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)。定期篩選、更新合格的供應(yīng)商名單、按月收集項(xiàng)目的需求報(bào)告、制定并審批具體的采購(gòu)計(jì)劃、通過(guò)招投標(biāo)選擇合格的供應(yīng)商、簽訂合同并跟進(jìn)供貨過(guò)程等等都是他們的權(quán)責(zé)所在。在規(guī)律工作前提下,這個(gè)15個(gè)人的團(tuán)隊(duì)每天都很充實(shí),卻極少加班。
在7月份,五公司共有20多個(gè)項(xiàng)目正在施工,物資部里的十個(gè)采購(gòu)員每天到辦公室后的第一個(gè)任務(wù)就是和自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目部通電話,了解在建項(xiàng)目材料的使用、貯存情況,還要定期到工地檢查材料的堆放、搬運(yùn)是否合乎要求。五金化雜是建筑材料中品種最為繁多的一類,因而出現(xiàn)問(wèn)題的可能性也最大。負(fù)責(zé)五金化雜采購(gòu)的胥勁松自從1978年來(lái)到北京后,一直從事著這方面工作,憑借著10多年的工作經(jīng)驗(yàn),胥不僅能夠看懂老工長(zhǎng)們報(bào)上來(lái)的化學(xué)用品的俗名,還能夠熟練的報(bào)出所有材料的市場(chǎng)價(jià)格。
土木工程專業(yè)畢業(yè)的杜彬強(qiáng)是辦公室里唯一一個(gè)八十年代出生的采購(gòu)員,他曾在工地上做過(guò)一年多的鋼筋工長(zhǎng),現(xiàn)在負(fù)責(zé)購(gòu)買公司3個(gè)項(xiàng)目部的鋼材。除了常規(guī)鋼材、型材、連接件的采購(gòu)之外,幫助施工人員尋找需求量小的特定槽鋼、工字鋼也是他一項(xiàng)重要的任務(wù)。就在上個(gè)星期,為了尋找一種能夠滿足甲方要求的噴塑圍擋板,他花掉了整整3天的時(shí)間。現(xiàn)在,在杜彬強(qiáng)手頭,已經(jīng)積累了10余家有合作基礎(chǔ)的鋼材供應(yīng)商,它們已成為滿足公司項(xiàng)目需求的主要鋼材來(lái)源。
像五公司物資部這樣的部門,在中建一局還有10多個(gè)。在北京市則有上千個(gè),他們被冠以“物資部”、“材料部”、“采購(gòu)部”、“建材設(shè)備部”等等不同的稱謂,分屬于不同的集團(tuán),不同的層級(jí),擁有不同的權(quán)限。他們的工作內(nèi)容和胥勁松、杜彬強(qiáng)每天所做的沒(méi)有什么不同:在成千上萬(wàn)的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇,并監(jiān)督他們把合格的材料送到工地上。
選擇權(quán)玄機(jī)
如何在眾多的供應(yīng)商中做出選擇?對(duì)于大多數(shù)長(zhǎng)期接觸供應(yīng)商的管理者來(lái)說(shuō),這并不是件難事。每一家建筑企業(yè)發(fā)展至今都已經(jīng)積累下眾多有著良好合作經(jīng)歷的供應(yīng)商伙伴,在有意識(shí)地考察、評(píng)判、建檔之后,列出適合自己的合格供應(yīng)商名單,并在實(shí)際操作中不斷更新。這份名單往往被建筑企業(yè)視作管理供應(yīng)鏈中的重要商業(yè)秘密。
在需要選擇某種材料的供應(yīng)商的時(shí)候,只需視該項(xiàng)目的重要程度,根據(jù)已有名單通過(guò)指定、招投標(biāo)、加議標(biāo)的方式確定即可。而選擇權(quán)的問(wèn)題在其中暗藏玄機(jī)。
一般而言,供應(yīng)商的選擇有3種模式 :甲方購(gòu)買(甲供);乙方購(gòu)買(乙供);甲方指定(甲指)。而在項(xiàng)目中有權(quán)決定如何在這三種模式當(dāng)中作出選擇的多數(shù)是甲方。作為業(yè)主,更多的參與供應(yīng)商的選擇是控制成本的有效方法。最典型的例子就是西氣東輸工程所需的大量管材,整個(gè)工程管道全長(zhǎng)為4200公里,管線途經(jīng)9個(gè)省市自治區(qū),被劃分為100個(gè)施工段,工程質(zhì)量要求非常高,中國(guó)石油西氣東輸管道公司作為業(yè)主,不可能讓每個(gè)分包商都自行采購(gòu)管材。在這種大型工程情況中,業(yè)主指定材料可以避免分包單位各自為政,出現(xiàn)因材料不統(tǒng)一引起的工程質(zhì)量下降等問(wèn)題。
但并不是每種材料都要甲方指定。一個(gè)工程所涉及到的材料過(guò)于繁雜,甲方指定或購(gòu)買齊全會(huì)浪費(fèi)掉很多人力和時(shí)間。這就為施工單位留下了選擇的余地。
中建八局中南公司黨委書(shū)記馬榮全回憶,在過(guò)去的幾年里,中南公司的項(xiàng)目中甲供或甲指的現(xiàn)象正在逐漸增多,但甲方指定的供應(yīng)商建材一般是設(shè)備多于材料、特定建材多于常規(guī)建材。除非是會(huì)影響到整個(gè)工程的關(guān)鍵材料,甲方才會(huì)將大部分的供應(yīng)商選擇權(quán)留給施工單位。
和中建一局對(duì)供應(yīng)商的集權(quán)管理方式相似,中建八局也通過(guò)物資設(shè)備部按地區(qū)集中采購(gòu),這種做法可達(dá)到降低成本、控制項(xiàng)目的目的。物資設(shè)備部在每季度一審的合格供應(yīng)商名單指導(dǎo)下,組織合同預(yù)算部、項(xiàng)目部的相關(guān)人員通過(guò)招標(biāo)加異標(biāo)的的方式確定供應(yīng)商,并通過(guò)匯總各個(gè)項(xiàng)目的需求計(jì)劃,在北京的大型建材超市統(tǒng)一采購(gòu)零星材料,以便享受更低廉的價(jià)格。在中建八局,項(xiàng)目經(jīng)理只有推薦供應(yīng)商以及購(gòu)買零星急用材料的權(quán)利,并且即使是他們推薦的供應(yīng)商也不能直接成為本項(xiàng)目供應(yīng)商,而是經(jīng)過(guò)審定后作為備選補(bǔ)充存入合格供應(yīng)商名單。
雖然同樣是為采購(gòu)建筑材料而設(shè)置的部門,徐春雷所在的中谷成公司(中關(guān)村建設(shè)下屬企業(yè))材料科就不像劉立宏的物資部那樣各種材料都要管。在科里,徐春雷和他的同事們會(huì)詳細(xì)搜集項(xiàng)目所需各種建材的供應(yīng)商資料,除了到北京市建委網(wǎng)站上查詢供應(yīng)商的備案號(hào)外,他們還負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、供貨能力以及業(yè)內(nèi)口碑進(jìn)行考察,按月更新所有材料的合格供應(yīng)商的名單。但是,除了鋼材等主材必須由材料科負(fù)責(zé)采購(gòu)以外,五金化雜等材料的采購(gòu),選擇供應(yīng)商的權(quán)利被下放到了項(xiàng)目本身。他們會(huì)提供項(xiàng)目需要的合格供應(yīng)商名單,以及這些供應(yīng)商提交到材料科的各種資料,由項(xiàng)目部通過(guò)招投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商,材料科只作為一個(gè)派出單位,監(jiān)督和協(xié)助項(xiàng)目部的招投標(biāo)。徐春雷認(rèn)為,對(duì)主材采購(gòu)權(quán)的把握,已經(jīng)使公司能夠很好的進(jìn)行對(duì)項(xiàng)目的控制。
比起以上兩家建筑企業(yè)的材料部門,中國(guó)京冶建設(shè)工程承包公司鋼結(jié)構(gòu)分公司的項(xiàng)目經(jīng)理李克讓在供應(yīng)商的選擇上無(wú)疑享有更多的權(quán)利。一般的工程,往往是材料員聯(lián)系好后由李進(jìn)行考核,簽署意見(jiàn),分項(xiàng)評(píng)價(jià)(質(zhì)量、價(jià)格、供貨時(shí)間、信譽(yù)保證等),只要按照項(xiàng)目要求走完程序,二級(jí)公司經(jīng)理以及公司采購(gòu)部門簽完字后,即可確定供應(yīng)商。在這個(gè)過(guò)程中,二級(jí)公司經(jīng)理和采購(gòu)部門是不參與實(shí)際考核的。
為什么建筑企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的控制會(huì)采取如此不同的態(tài)度?希望通過(guò)大批量的集中購(gòu)買降低成本只是一方面的考慮,建筑企業(yè)更希望的是,利用對(duì)供應(yīng)鏈的掌控達(dá)到控制項(xiàng)目本身的目的。對(duì)建材采購(gòu)權(quán)的分配往往是企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理者激勵(lì)和控制兩種態(tài)度權(quán)衡后的結(jié)果。下放采購(gòu)權(quán)的做法更容易刺激項(xiàng)目經(jīng)理的積極性,同時(shí)也有助于效率的提高,但卻也導(dǎo)致了企業(yè)對(duì)項(xiàng)目控制力的削弱。
天津大學(xué)管理學(xué)院教授陳勇強(qiáng)認(rèn)為:“完全收回項(xiàng)目采購(gòu)權(quán)的管理模式,是出于將項(xiàng)目視為一個(gè)制造中心的認(rèn)識(shí)。就像工廠生產(chǎn)一樣,負(fù)責(zé)制造商品的車間不能同時(shí)擔(dān)負(fù)采購(gòu)原料的任務(wù)。”
過(guò)程管理是重心
雖然物資材料部門管理建材供應(yīng)商的方法各不相同,但是他們遇到的問(wèn)題卻驚人的相似。
如果說(shuō)從眾多建材供應(yīng)商中選擇出適合本項(xiàng)目的供應(yīng)方是采購(gòu)員們前期最重要的任務(wù),那么跟蹤監(jiān)督已經(jīng)簽訂了合同的供應(yīng)商們按時(shí)按量按質(zhì)地供應(yīng)產(chǎn)品,則是他們?cè)陧?xiàng)目施工過(guò)程中的重心。
諸如首鋼一類注重品牌形象的大型供貨商的建材質(zhì)量一直以來(lái)都讓徐春雷很滿意。但在許多驗(yàn)收貨物的場(chǎng)合,他還是會(huì)發(fā)現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。“量不夠的要及時(shí)補(bǔ),質(zhì)量不合格的當(dāng)場(chǎng)就要退,”徐春雷告訴記者,在接收訂單貨物時(shí),對(duì)需要事后取樣化驗(yàn)才能判斷質(zhì)量的材料就先檢查外觀,沒(méi)有大紕漏就先行簽收,但在施工過(guò)程中或者取樣結(jié)果出來(lái)后,如果發(fā)現(xiàn)了存在質(zhì)量問(wèn)題,公司照樣會(huì)退貨。對(duì)付在供貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,中谷成公司材料科自有一套規(guī)則,“在供貨過(guò)程中兩次出現(xiàn)問(wèn)題的話,我們會(huì)拒絕合作下去。雖然每家公司的處罰程度不一樣,但是這種方式還是通用的?!?徐春雷介紹道,除了現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)驗(yàn)收的材料員,領(lǐng)用者使用之前也要對(duì)材料進(jìn)行檢查。在灌注之前,甲方聘請(qǐng)的監(jiān)理還會(huì)針對(duì)所有材料的質(zhì)量做再一次的獨(dú)立檢驗(yàn)。有了現(xiàn)場(chǎng)層層驗(yàn)收環(huán)節(jié)的保護(hù),劣質(zhì)的、與要求不符的建筑材料基本不可能混入合格材料中被使用。
雖然說(shuō)成熟的建筑企業(yè)都有自己相應(yīng)的應(yīng)急措施,但是因?yàn)楣?yīng)商供貨問(wèn)題引起的施工計(jì)劃改變、還是會(huì)給在時(shí)間上本來(lái)就很有壓力的工程造成不小的麻煩,而不斷完善管理方法可能是解決這些問(wèn)題的最好辦法。
在中建一局建設(shè)發(fā)展公司國(guó)家游泳中心的項(xiàng)目中,當(dāng)由商務(wù)部+技術(shù)部+甲方+監(jiān)理組成的供應(yīng)商選擇小組確定了供應(yīng)商名單后,過(guò)程管理隨即開(kāi)始。包括分別負(fù)責(zé)土建材料和基建材料兩個(gè)部分的物資部在這時(shí)正式登場(chǎng)、它的使命就是通過(guò)一系列嚴(yán)格的程序和明確的責(zé)任人監(jiān)控供應(yīng)商的整個(gè)供貨過(guò)程。
作為物資部的一員,負(fù)責(zé)土建材料的蔣運(yùn)杰每天的工作都是在履行一套嚴(yán)格的程序。在這里,每一批要進(jìn)場(chǎng)的建材,都要經(jīng)過(guò)取樣、封樣、化驗(yàn)、核對(duì)與采購(gòu)合同中的要求是否一致、查證材料配備的合格證和相關(guān)手續(xù)的環(huán)節(jié),才能開(kāi)始報(bào)驗(yàn)工作,所有的資料和檢測(cè)結(jié)果都會(huì)交到技術(shù)部和監(jiān)理手中,只有在技術(shù)部和監(jiān)理檢查完建材的資料和質(zhì)量、簽署相應(yīng)文件后,材料才能進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)。這一系列工作,對(duì)所有供應(yīng)商提供的建材來(lái)說(shuō)都是必經(jīng)的程序,但是進(jìn)場(chǎng)前的檢驗(yàn)只是物資部所有控制手段中的一個(gè)環(huán)節(jié)。
在施工過(guò)程中,建材至少還要接受三個(gè)方面的突擊檢查:領(lǐng)取材料的工長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查建材的使用情況,監(jiān)督分包商使用材料的過(guò)程中是否規(guī)范操作、有無(wú)浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行監(jiān)督,項(xiàng)目上的安全人員則會(huì)對(duì)每一批進(jìn)場(chǎng)建材進(jìn)行安全檢查,跟蹤相應(yīng)的安全標(biāo)語(yǔ)發(fā)放、防火設(shè)備的配置情況,在施工過(guò)程中,監(jiān)理會(huì)對(duì)比樣品,不定時(shí)的檢查所用材料的質(zhì)量。
雖然在招標(biāo)、選擇供應(yīng)商、與供應(yīng)商的溝通過(guò)程中項(xiàng)目管理人員都會(huì)按照程序向供應(yīng)商闡述供貨時(shí)間和供貨質(zhì)量的重要性,但是通過(guò)驗(yàn)收檢查,還是會(huì)發(fā)現(xiàn)建材質(zhì)量不符合要求的情況。“出現(xiàn)建材質(zhì)量與樣品不符的情況,我們的處理辦法一共有三步,首先,當(dāng)場(chǎng)退貨,其次,責(zé)令該供應(yīng)商在限期內(nèi)解決問(wèn)題,最后如果出現(xiàn)耽誤工期的情況,供應(yīng)商負(fù)責(zé)要賠償相應(yīng)的損失。”蔣運(yùn)杰告訴記者。在供應(yīng)商的產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題或者不能及時(shí)供貨的時(shí)候,物資部的工作人員會(huì)按照程序和工程部進(jìn)行溝通,及時(shí)改變施工計(jì)劃,將損失盡可能降到最低?!安贿^(guò),這種缺乏誠(chéng)信的供應(yīng)商,以后不會(huì)再成為我們合作的對(duì)象?!?br>
在國(guó)家游泳中心的施工過(guò)程中,某品牌水泥出現(xiàn)了每袋實(shí)際重量與包裝袋所標(biāo)注的重量不符的情況,蔣運(yùn)杰發(fā)現(xiàn)了這個(gè)現(xiàn)象后迅速與供貨商聯(lián)系,供貨商來(lái)到現(xiàn)場(chǎng)檢查后發(fā)現(xiàn)情況屬實(shí),隨即按照供貨量補(bǔ)償了缺少的水泥。“整個(gè)過(guò)程是環(huán)環(huán)相扣的,”蔣運(yùn)杰認(rèn)為,“只有嚴(yán)格遵照程序才能達(dá)到控制供貨過(guò)程的效果,這就是管理的力量?!?br>
對(duì)于中建一局建設(shè)發(fā)展公司來(lái)說(shuō),對(duì)供應(yīng)商的供貨過(guò)程管理,決不只是一個(gè)簡(jiǎn)單的通知進(jìn)貨的問(wèn)題,而是通過(guò)所有的參與的部門和人員履行自己的責(zé)任,組成一個(gè)嚴(yán)密的過(guò)程控制網(wǎng)絡(luò),依靠對(duì)程序的尊重保證建材的質(zhì)量和數(shù)量滿足施工的要求。從八十年代開(kāi)始,蔣運(yùn)杰所在的物資部就將自己供應(yīng)商管理、特別是過(guò)程管理中遇到的問(wèn)題以及有效的解決方法進(jìn)行積累、總結(jié),二十多年后的今天,這些從一線經(jīng)驗(yàn)中提煉出來(lái)的整套管理方法,已經(jīng)變成了一本厚厚的《物資管理手冊(cè)》。
看不到盡頭的三角債
跟乙方的付不清的工程款類似,供應(yīng)商們總也追不完的材料款似乎也已經(jīng)成了這個(gè)行業(yè)的通例。很多時(shí)候賣主在送出貨物的同時(shí)就非常清楚材料款項(xiàng)的落實(shí)遙遙無(wú)期,但還是不能不賣—在競(jìng)爭(zhēng)激烈、資金緊張的供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)里,不接受欠款幾乎意味著無(wú)法拿到訂單,這意味著死路一條,而拖著欠款至少還有繼續(xù)周旋的余地。
曾為神州5號(hào)提供過(guò)涂料的北京紅獅涂料有限公司曾經(jīng)想要挑戰(zhàn)這個(gè)潛規(guī)則的權(quán)威。這個(gè)國(guó)營(yíng)大廠給自己的客戶定下的規(guī)矩是,要想購(gòu)買紅獅油漆,必須在提貨前支付現(xiàn)金或支票,而支票必須在驗(yàn)過(guò)能夠即取。當(dāng)時(shí)全國(guó)的油漆廠商屈指可數(shù),最高年生產(chǎn)量5萬(wàn)噸的紅獅油漆在這個(gè)強(qiáng)勢(shì)的規(guī)矩下依然保持當(dāng)時(shí)北京市場(chǎng)的搶手貨地位。但隨著越來(lái)越多的廠家涌入油漆市場(chǎng),為了爭(zhēng)取訂單紛紛降低姿態(tài)接受買方欠款。如今,固執(zhí)的紅獅油漆漸近沒(méi)落,成為供應(yīng)商們難以想象的神話。
曾經(jīng)購(gòu)買過(guò)紅獅油漆的項(xiàng)目經(jīng)理李克讓至今仍對(duì)它的產(chǎn)品贊不絕口,質(zhì)量好、性能穩(wěn)定、不會(huì)給施工帶來(lái)任何瑕疵。但是被問(wèn)及其選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)時(shí),他還是坦言:除了對(duì)比價(jià)格和質(zhì)量外,能否接受融資(延期支付)也是他必須考慮問(wèn)題之一。
難以及時(shí)支付材料款的原因要上溯到甲方。“這里平均每個(gè)人都欠著供應(yīng)商一千萬(wàn)的貨款?!痹谥薪ㄒ痪治骞疚镔Y部的辦公室里,負(fù)責(zé)木材采購(gòu)的李書(shū)杰指著幾個(gè)采購(gòu)員說(shuō),但他隨即反問(wèn)記者,“已經(jīng)完工十多年的工程,甲方到現(xiàn)在還沒(méi)有給我們結(jié)清尾款,我們能拿什么錢給供應(yīng)商呢?”
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