文件之制作對于專案，可以說是不可缺少的一部份。在經(jīng)歷幾個年頭，數(shù)十個專案當(dāng)中，卻曾有數(shù)個專案是完全無任何的文件存在。也許有人會認(rèn)為，不存在文件的專案，還算是專案嗎？亦或許這壓根兒只可以稱為一個Process吧！根據(jù)事后的觀察，沒有文件的專案，通常產(chǎn)品壽命都不長久，并且在產(chǎn)品內(nèi)存在著許多 “黑洞＂，產(chǎn)生許多的羅生門事件。不可了解之部份，且技術(shù)及相關(guān)經(jīng)驗的移轉(zhuǎn)也幾乎是等于零。
究竟一個專案要存在那些文件記錄才算完整呢？專案文件的記錄與保存，其實是永遠(yuǎn)不嫌多的。專案文件的記錄，亦可分為內(nèi)部專案及外部專案。所謂的內(nèi)部專案指的是公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)需要所產(chǎn)生的專案，其客戶限定為公司內(nèi)部之其它人員；外部專案指的是因合同而產(chǎn)生的專案，亦即其客戶為公司外部之人員。關(guān)于內(nèi)部專案的文件，至少應(yīng)包括：范圍說明書(Project scope statement)、專案規(guī)劃書(Project management plan)、工作分解表(WBS)、人員職務(wù)分配表、產(chǎn)品測試報告書等； 而關(guān)于外部專案的部份，除了內(nèi)部專案的該些文件外，尚應(yīng)包括合同、雙方往返之所有文件或是MAIL記錄。
曾經(jīng)也遇到有人質(zhì)疑，為何需要文件的保存，文件的制作過程只不過是一個耗費時間的過程而已。文件之留存，即為相關(guān)經(jīng)驗之積累，亦即為公司實力的養(yǎng)成。專案的特性之一，即為在有限的時程內(nèi)，完成客戶所指定的需求或產(chǎn)品。雖然說每個專案內(nèi)容都是獨一無二的，可是不同的專案間，卻常有不少的相似之處，藉由其它專案之歷史記錄，可以使專案執(zhí)行人員大幅縮減錯誤的摸索過程以及降低風(fēng)險發(fā)生之機(jī)會，以便可以在指定時程及預(yù)算內(nèi)將專案完成。將專案的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(Leason Learned)匯整后，即可建立一 “知識庫＂系統(tǒng)，其它相關(guān)人員可藉由此系統(tǒng)預(yù)先學(xué)習(xí)及預(yù)防專案可能發(fā)生之問題。在專案的過程當(dāng)中，歷史信息記錄在許多部份是可以提供預(yù)測時的參考數(shù)據(jù)，例如：風(fēng)險預(yù)測、成本預(yù)測、人力及工時預(yù)測…等等。對于專案的第一線執(zhí)行人員而言，專案文件為專案從起始階段的所有發(fā)展過程，若有人員在專案進(jìn)行中進(jìn)出專案組織，良好的文件保存可將技術(shù)轉(zhuǎn)讓過程中的傷害降到最低。
專案文件的編寫并不僅只于專案經(jīng)理一人的工作，而專案經(jīng)理卻需進(jìn)行整個專案文件品質(zhì)的控管及匯整、留存等工作。依個人淺見，專案經(jīng)理應(yīng)為負(fù)責(zé)專案結(jié)構(gòu)的整體文件，例如：專案規(guī)畫書(Project management plan)(包含時間、成本、品質(zhì)、人力、溝通、風(fēng)險等規(guī)劃書)、范圍說明書(Project scope statement)、工作分解表(WBS)、時程進(jìn)度規(guī)劃(Schedule develop) …等，而其它專案人員責(zé)需要負(fù)責(zé)之文件有訪談記錄、需求確認(rèn)書、系統(tǒng)規(guī)格書、測試記錄、流程圖、操作手冊、與利害關(guān)系人之所有往來書信內(nèi)容…等。在專案整體執(zhí)行時間，若有已核準(zhǔn)之改變(Approved change)或矯正行為(Correct action)時，專案經(jīng)理需即刻對相關(guān)文件進(jìn)行資料之修改，以及相關(guān)后續(xù)之監(jiān)控。而專案之執(zhí)行人員，則需詳細(xì)記錄其相關(guān)之執(zhí)行行為，以做為測試報告、績效評估報告(Performance reports)以及范圍驗證(Scope verfication)之留存文件。與利害關(guān)系者之所有意見交流，亦需全部有文件留底，例如會議記錄或是郵件格式留存，以防止日后雙方對已執(zhí)行之事件有爭議而造成不必要的爭執(zhí)，甚至于影響到專案的結(jié)案流程。
曾經(jīng)接手過數(shù)個進(jìn)行中之專案，專案時程已過一半，但是進(jìn)度嚴(yán)重落后，接手原因為原專案經(jīng)理被客戶抱怨且被客戶提出以產(chǎn)品范圍不明確及測試過程有嚴(yán)重暇疵為由進(jìn)行更換。在接手后與客戶及其他專案組員進(jìn)行訪談后，才發(fā)現(xiàn)原來是因為專案當(dāng)初在設(shè)計時即無詳細(xì)之規(guī)劃所致，例如無擬定任何測試計劃及缺乏工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)所致，以致于與客戶無法就專案內(nèi)容之產(chǎn)生結(jié)果進(jìn)行溝通，而造成過份自我中心之情況所致。在了解專案目前所發(fā)生之問題后，接手專案的第一件事，即先與客戶進(jìn)行訪談，并整理目前專案所實際產(chǎn)生之內(nèi)容為何，在兩相比對之下，即可了解目前專案執(zhí)行過程中，與客戶實際所需要之產(chǎn)品誤差范圍有多大，以便確定在剩下之時程內(nèi)是否可完成專案原本之目標(biāo)，或是需將專案執(zhí)行內(nèi)容進(jìn)行些許之調(diào)整及修改。接下來會將與客戶間訪談完的落差另外整理為訪談記錄及需求確認(rèn)書，以便更新目前已存在的WBS及時程表之安排，此時并查看專案規(guī)畫書及范圍說明書是否與訪談完后之內(nèi)容有所差異。在將雙方的差異進(jìn)行分析之后，即可大致上確認(rèn)專案之待處理事項以進(jìn)行時程之安排。此時尚需注意風(fēng)險之監(jiān)視及控制，以及評估該些差異對目前已存在之內(nèi)容是否會造成其它影響，并追蹤風(fēng)險規(guī)劃書之風(fēng)險是否有變更或是等級提高。
企業(yè)文化(Enterprise environmental factors)、組織章程(Organizational Process assets)及學(xué)習(xí)經(jīng)驗(Lessons learned)等資料，都是公司最重要的無形資產(chǎn)積累，且非一朝一夕可以完成。經(jīng)驗的積累，除了可以讓公司減少錯誤的重復(fù)出現(xiàn)，也可以減少很多人員的教育訓(xùn)練成本以及錯誤修復(fù)之成本。文件資料的制作雖然費工費時，可是卻為企業(yè)文化不可缺少的一環(huán)以及組織章程不可缺少的規(guī)范。

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