適應(yīng)改變，獲取利潤(rùn)
Adapt to Change. Adopt Profitability.
By Victor Siegle 譯：彭學(xué)雷
變化：古諺語的產(chǎn)品
Change：A Product of an Old Adage
項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)明白，客戶至上的項(xiàng)目管理比產(chǎn)品為中心的項(xiàng)目管理更為重要。也就是，“客戶永遠(yuǎn)是正確的”，它將顧客的需求放在第一位，并一直是項(xiàng)目經(jīng)理們的座右銘。然而，在當(dāng)今不可抗拒的商業(yè)發(fā)展潮流中，該諺語對(duì)于項(xiàng)目機(jī)構(gòu)的成功變得史無前例的重要。
項(xiàng)目經(jīng)理面臨著不值得炫耀的挑戰(zhàn)。每天他們都必須確保項(xiàng)目中每個(gè)要素協(xié)調(diào)地工作，并能夠及時(shí)地按照預(yù)算將最終的產(chǎn)品交付給客戶。這包括管理計(jì)劃，預(yù)算，人員和期限。
項(xiàng)目經(jīng)理明白，和客戶交流的關(guān)鍵點(diǎn)在于盡快地滿足客戶的需求，這樣他們才會(huì)保持其忠誠(chéng)度。即便客戶在項(xiàng)目進(jìn)展過程中對(duì)項(xiàng)目提出修改，他的要求仍應(yīng)當(dāng)?shù)玫綕M足。即便更為糟糕的情況，當(dāng)項(xiàng)目已接近尾聲或某個(gè)階段處于結(jié)束狀態(tài)，客戶提出修改時(shí)，他們?nèi)匀皇钦_的。
項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的本質(zhì)是協(xié)同合作，也就是多種行為由同一團(tuán)隊(duì)的不同成員在同一時(shí)間進(jìn)行，從有創(chuàng)意的構(gòu)思到財(cái)務(wù)。當(dāng)客戶要求改進(jìn)，就好比扳手被扔在齒輪間，整個(gè)項(xiàng)目將導(dǎo)致全盤崩潰，該項(xiàng)目的執(zhí)行和完成面臨風(fēng)險(xiǎn)。
但是處理客戶問題的項(xiàng)目經(jīng)理從經(jīng)驗(yàn)中明白，對(duì)客戶的修改說“不”，對(duì)大部分的客戶來說是不能接受的。并且，否定客戶對(duì)項(xiàng)目修改的能力將造成項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)形象的損害：無準(zhǔn)備，不協(xié)作甚至更糟-不具備競(jìng)爭(zhēng)力。因此，為了迎合“顧客永遠(yuǎn)是正確的”，逃避和否定項(xiàng)目的改進(jìn)都是不可取得。
當(dāng)今世界，思想來得快去得快，存在很多的壓力。為了滿足客戶的需求，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行修改不僅值得推薦而且是必須的。一個(gè)拒絕改變的機(jī)構(gòu)會(huì)將希望拱手送給他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這些競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手也要面對(duì)艱難的挑戰(zhàn)，但是他們會(huì)盡一切努力來迎接挑戰(zhàn)。這使得項(xiàng)目管理的商業(yè)機(jī)構(gòu)處于一種境地，也就是適應(yīng)改變從而保持競(jìng)爭(zhēng)力和收益。
為了獲取利潤(rùn)，管理機(jī)構(gòu)必須能夠有效的管理項(xiàng)目中的變化，正如管理機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵財(cái)產(chǎn)，人和知識(shí)，也可能要面對(duì)變化流程。制定變化流程和執(zhí)行商業(yè)軟件來管理機(jī)構(gòu)中的商業(yè)項(xiàng)目，從而使得項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)可以自如地處理各種變化。
變化控制流程的執(zhí)行
Implementing Change Control Processes
聽之任之，變化會(huì)產(chǎn)生很多的問題。沒有任何應(yīng)當(dāng)對(duì)措施的變化會(huì)增加已實(shí)施項(xiàng)目產(chǎn)生問題的可能性，這將導(dǎo)致平庸的產(chǎn)品，延誤期限和預(yù)算，最終將惡化與客戶的關(guān)系。這勢(shì)必流失商業(yè)機(jī)遇和生產(chǎn)力，失去潛在的客戶。
一種智能的變化控制流程被設(shè)計(jì)用來處理不可避免的變化，處理具體的項(xiàng)目需求的改變，從而減輕面對(duì)客戶變化需求的壓力。變化控制流程必須整合到原始的項(xiàng)目合同中才能發(fā)揮作用。這樣，如果客戶突然需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行修改，他們必須通過修改請(qǐng)求來執(zhí)行。
控制流程必須使得那些能夠改善最終產(chǎn)品的好的或是合理的修改請(qǐng)求通過，對(duì)花費(fèi)和時(shí)間做相應(yīng)得調(diào)整。另一方面，該流程必須保證差的或是不合適的改變永遠(yuǎn)不能夠在項(xiàng)目中執(zhí)行。
做出改變
Making a Change
當(dāng)客戶提出修改請(qǐng)求，立即對(duì)它進(jìn)行評(píng)估，看是否值得研究。在這個(gè)流程中，管理機(jī)構(gòu)而不是客戶，必須清楚地給出分析該改變的影響所需花費(fèi)的時(shí)間。研究之后將最終收益和劣勢(shì)相比較。如果收益大于劣勢(shì)，該修改請(qǐng)求通過。
記住，作為項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，它的目標(biāo)就是讓顧客高興，顧客的興趣必須優(yōu)先于管理機(jī)構(gòu)的需求。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，一個(gè)愉快的客戶意味著更多的商機(jī)。
在和客戶修改任何變化請(qǐng)求使得它更容易完成的時(shí)候，必須考慮到，不管一個(gè)變化請(qǐng)求多么有益，它對(duì)項(xiàng)目而言都是不利的。必須始終將原始合同中的原始預(yù)算和計(jì)劃作為藍(lán)圖記在腦中。一個(gè)變化請(qǐng)求可能需要額外的資金，這或許是一個(gè)說服客戶取消變化請(qǐng)求的好主意。
變化請(qǐng)求流程根據(jù)機(jī)構(gòu)的不同而不同。但是，創(chuàng)建一個(gè)變化流程是必須的。盡早建立控制流程將使項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)掌握項(xiàng)目的控制權(quán)。況且管理機(jī)構(gòu)擁有合同，客戶得到他們需要的，并為之付款，何樂而不為。
工作的幫手(tool)
Tools for the Job
管理一個(gè)機(jī)構(gòu)中項(xiàng)目的改變，必須知道改變的信息，誰做出的改變和什么時(shí)候做出的改變。為了處理善變的商業(yè)需求，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)必須執(zhí)行一個(gè)自動(dòng)的商業(yè)管理流程，它不但幫助管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息的變化，同時(shí)也管理所有的商業(yè)流程。
中小項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)可以通過使用科技來完成。通過使用正確的工具（tool）有效地管理項(xiàng)目中的變化，使管理機(jī)構(gòu)更容易滿足客戶的需求。這個(gè)理想的解決方案提供了一個(gè)很好的商業(yè)生產(chǎn)力流程，包含任務(wù)和優(yōu)先級(jí)制定的自動(dòng)化，靈活的工作流，資源和用戶影響評(píng)估以及易于操作的用戶界面。
并且，該工具（tool）保證機(jī)構(gòu)中發(fā)生的改變是可以及時(shí)地進(jìn)行傳送，回顧和學(xué)習(xí)，節(jié)省了寶貴的時(shí)間并保證數(shù)據(jù)的更新。
商業(yè)生產(chǎn)力軟件
Business Productivity Software
項(xiàng)目的修改是不可避免的。期望客戶對(duì)他們的項(xiàng)目進(jìn)行修改。在整個(gè)修改流程中最大的挑戰(zhàn)是如何使得客戶的需求符合商業(yè)的需求，同時(shí)降低服務(wù)客戶的費(fèi)用。
達(dá)到該目的的關(guān)鍵在于建立客戶同意的修改流程（change processes），執(zhí)行跨平臺(tái)操作和商業(yè)生產(chǎn)力軟從而自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)商業(yè)流程。
相比較過去，由于商業(yè)生產(chǎn)力軟件提供的直接和切實(shí)的利益，現(xiàn)在的中小項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)更為頻繁的尋找跨平臺(tái)的商業(yè)生產(chǎn)力軟件解決方案。商業(yè)生產(chǎn)力軟件避免了記錄員的低效率，減少了行政開支并使得項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)能夠更為可靠地工作和管理變化。
這個(gè)理想的軟件應(yīng)當(dāng)提供一個(gè)易學(xué)，多平臺(tái)，多用戶管理的工具，提供給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)一個(gè)強(qiáng)大的工具流水作業(yè)和完善整個(gè)商業(yè)過程，從預(yù)期的一個(gè)客戶請(qǐng)求到最后一刻發(fā)票的遞送。
由于機(jī)構(gòu)中每個(gè)人都要使用該工具，它必須讓每個(gè)人感到愉快。它應(yīng)當(dāng)是跨平臺(tái)的，服務(wù)器/客戶端的模式來評(píng)估，計(jì)時(shí)，費(fèi)用跟蹤，優(yōu)先級(jí)區(qū)分，資源調(diào)度，貨品計(jì)價(jià)，財(cái)務(wù)和匯報(bào)。
同時(shí)，該軟件應(yīng)當(dāng)包含財(cái)務(wù)功能A/R,A/P和G/L，Customer Relationship Management(CRM)，Professional Services Automation(PSA)以及其它更多功能。因此，任何一個(gè)人，不論他使用Macs還是PCs從事設(shè)計(jì)，起草，規(guī)劃或是記賬工作，都能夠?qū)W會(huì)和使用該工具，從而最大化整個(gè)機(jī)構(gòu)的商業(yè)生產(chǎn)力。
About the Author
Victor Siegle 是管理軟件公司的總裁和CEO，是JobOrder™商業(yè)流程管理軟件的研發(fā)者，該軟件用于管理基于windows和macintosh平臺(tái)的商業(yè)項(xiàng)目。管理軟件是針對(duì)紐約的Cortland研發(fā)的，從1989年開始，Cortland提供了市場(chǎng)應(yīng)用平臺(tái)和個(gè)性化編程服務(wù)（custom programming services）。
Mr. Siegle畢業(yè)于耶魯大學(xué)，他是使用技術(shù)有效管理項(xiàng)目、優(yōu)化商業(yè)生產(chǎn)力（business productivity）方面的專家。您可以通過Victor_Siegle@JobOrder.com和他聯(lián)系。
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