項(xiàng)目作為一個(gè)相對(duì)的獨(dú)立體，始終圍繞著成本、進(jìn)度、質(zhì)量這三條主線來(lái)進(jìn)行的。在實(shí)際的項(xiàng)目管理操作中，經(jīng)常會(huì)碰到影響上述三個(gè)要素的情況，特別是和不同職能部門以及分配職能人員到項(xiàng)目中的溝通，需要項(xiàng)目經(jīng)理加以靈活處理，按客觀情況調(diào)整，才能最終達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)。
在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中，根據(jù)項(xiàng)目的難易和復(fù)雜情況，項(xiàng)目組人員的調(diào)配往往是來(lái)自各個(gè)不同的專業(yè)組和不同的部門，而人員的最后分配是由職能部門的經(jīng)理來(lái)決定的。因此，在項(xiàng)目初期，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理的溝通是至關(guān)重要的，這直接影響項(xiàng)目的運(yùn)作水平，甚至影響到項(xiàng)目的成功與否。
在充分了解了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或者客戶的需求后，項(xiàng)目經(jīng)理需要分解要達(dá)成該需求所涉及的專業(yè)組，盡可能在上級(jí)或客戶需求溝通會(huì)上，在涉及的項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)上，盡力全面地確定各個(gè)專業(yè)組的意見(jiàn)和想法。
在后續(xù)的項(xiàng)目計(jì)劃制定中，需要將牽涉到不同專業(yè)組的計(jì)劃進(jìn)行討論和組合。但是這時(shí)各個(gè)職能經(jīng)理可能都比較保守，對(duì)時(shí)間進(jìn)度和成本都會(huì)放松一些，為了使項(xiàng)目對(duì)該職能部門承擔(dān)的責(zé)任和影響盡量小。
為了克服這樣的弱點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理需要盡力和職能經(jīng)理溝通，確定項(xiàng)目計(jì)劃和關(guān)鍵組員的成員，來(lái)保證項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度和質(zhì)量，同時(shí)符合成本要求。
首先，項(xiàng)目經(jīng)理要認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的難易程度，換句話說(shuō)就是可控程度，將影響項(xiàng)目的不確定因素盡量減少。如果項(xiàng)目涉及的各個(gè)專業(yè)比較多，在項(xiàng)目中，要實(shí)現(xiàn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要有相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)完成，那么在項(xiàng)目初期，項(xiàng)目經(jīng)理就需要和職能經(jīng)理進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，要得到合適的人在合適的崗位上，組成關(guān)鍵組員。不能由于關(guān)鍵組員缺乏經(jīng)驗(yàn)等原因造成影響關(guān)鍵路徑的時(shí)間中斷，影響整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的完成。同時(shí)需要將關(guān)鍵路徑上的各個(gè)重要節(jié)點(diǎn)聯(lián)起來(lái)，形成不同關(guān)鍵組員的合作接口界面，盡量產(chǎn)生PUSH的拉動(dòng)紐帶，促成下一個(gè)操作拉動(dòng)上一個(gè)操作，以便達(dá)到項(xiàng)目的預(yù)期進(jìn)度和質(zhì)量結(jié)果。最終實(shí)現(xiàn)較為積極順暢的項(xiàng)目運(yùn)作模式和氛圍。
當(dāng)然在不能得到合適的人到關(guān)鍵組員或者關(guān)鍵組員中途退出項(xiàng)目組的情況下，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理是一種煎熬和易產(chǎn)生挫折感。這里的因素會(huì)很多，包括成本問(wèn)題、協(xié)調(diào)溝通問(wèn)題等。都需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行平衡和克服，始終朝項(xiàng)目目標(biāo)努力。
其次，在符合成本、進(jìn)度和質(zhì)量要求的情況下，可以滿足職能經(jīng)理的一些人員配置要求，將一些與職能經(jīng)理比較近的，但是可能是缺乏經(jīng)驗(yàn)或者有些特殊情況（例如懷孕的女員工）的人員安排到“實(shí)習(xí)培訓(xùn)”和輔助的崗位上。這樣不僅拉近了和職能經(jīng)理的關(guān)系，也增加了項(xiàng)目人性氣息。給新人和特殊情況的人以合適的平臺(tái)進(jìn)行實(shí)際的操作和鍛煉，也有可能給項(xiàng)目帶來(lái)意外的收獲。
最后，確定項(xiàng)目組的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度。設(shè)定完成項(xiàng)目階段性任務(wù)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，包括榮譽(yù)和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，將項(xiàng)目人員在項(xiàng)目中表現(xiàn)的情況通報(bào)整個(gè)項(xiàng)目組和對(duì)應(yīng)的職能經(jīng)理，出色完成任務(wù)要求的，在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)允許的情況下，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。特別是增強(qiáng)關(guān)鍵組員及相互之間的責(zé)任，強(qiáng)化PUSH紐帶作用，為更好地完成項(xiàng)目和影響項(xiàng)目氛圍做表率。
作為一名真正的項(xiàng)目經(jīng)理，需要協(xié)調(diào)溝通的任務(wù)是很繁重的。怎樣獲得理想的關(guān)鍵組員，同時(shí)符合合理的成本、質(zhì)量、進(jìn)度要求，都需要項(xiàng)目經(jīng)理靈活有效地處置，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

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