我的軟件經(jīng)驗之<二>----溝通計劃
2007/10/25 10:52:58?|?
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1.4 溝通計劃
1.4.1 化被動為主動
頗多項目經(jīng)理是被動型的，別人需要什么才給什么，或者別人詢問什么才去做什么；見招拆招，以應付的心態(tài)供應資訊信息。如此團隊的工作效率可想而知是不高的，必須做的事情都擺著，逃不掉的。因此有必要換個積極的態(tài)度去面對，事先整理出項目溝通線路、每個項目相關(guān)人員需要知道什么、成員需要怎樣的信息才能去完成某事、規(guī)劃各階段的工作方式、以怎樣的工作方式做事才是客戶滿意和最高效率的等，這讓參與項目的人員明白身處何處而不處于迷茫困惑狀態(tài)，將保證項目順滑開展，對項目經(jīng)理而言，也不會經(jīng)常看到周遭爆大小“驚喜”。
1.4.2 溝通線路
談溝通計劃前，先說溝通線路，溝通線路總數(shù)量=參加人數(shù)*(參加人數(shù)-1)/2，線路數(shù)量越高成本越高費時也越多。看圖1，假設(shè)是六人開發(fā)團隊，15條溝通線路；如果節(jié)點1的項目經(jīng)理覺得在這結(jié)構(gòu)中，自己花費的時間過多，可以做一些優(yōu)化處理；看圖2，溝通結(jié)構(gòu)分成兩組，一組是項目經(jīng)理和節(jié)點2的技術(shù)高手，一組是節(jié)點2-6的開發(fā)人員，開發(fā)人員進行工作交流，遇到問題，節(jié)點2跟項目經(jīng)理反映，這樣能釋放項目經(jīng)理的精力和時間，讓他更好地去關(guān)注項目進度、處理其他環(huán)節(jié)的事情。所以在制定溝通計劃時，要考慮如何優(yōu)化工作方式的溝通線路。
圖 1
圖 2
1.4.3 文檔習慣
對于修改次數(shù)多的文檔，文檔封面最好標上編寫者、日期、狀態(tài)、版本、修訂內(nèi)容等，修訂內(nèi)容注明修改了文檔中哪個部分，這能提高讀者的閱讀效率，并對文檔有快速的反饋意見；如果修改內(nèi)容很多，編寫者把修改標紅以便于加速定位。
編號 |
編寫者 |
日期 |
狀態(tài) |
版本 |
修訂內(nèi)容 |
1 |
林英魁 |
2007-8-9 |
初稿 |
1.0 |
|
2 |
李飛鴻 |
2007-8-9 |
修改 |
1.01 |
1、4.2節(jié) |
3 |
范琪 |
2007-8-15 |
修改 |
1.02 |
4.1節(jié) |
4 |
金鳳飛 |
2007-8-18 |
修改 審核 |
1.1 |
5.4、5.6節(jié) |
表 1 文檔版本號和修訂內(nèi)容
1.4.4 溝通計劃
溝通計劃著重描述組織結(jié)構(gòu)、項目各階段工作溝通方式：
組織結(jié)構(gòu)：列出甲乙雙方的組織結(jié)構(gòu)圖、機構(gòu)（或稱部門、科室）與人員聯(lián)系方式。
組織結(jié)構(gòu)圖的簡單例子見圖3，如果下屬機構(gòu)還有組織結(jié)構(gòu)圖，要畫子圖一一列出。
圖 3
機構(gòu)、人員聯(lián)系方式的例子見表2。
表 2 機構(gòu)職能與人員聯(lián)絡(luò)表
項目各階段工作溝通方式：以流程圖為主文字為輔定義項目各階段的工作方式，例如規(guī)定項目經(jīng)理是所有信息的唯一通道，所有的可交付物不管是誰完成的，都要經(jīng)項目經(jīng)理審核和發(fā)送給相關(guān)人員；規(guī)定所有發(fā)給客戶的文檔，項目經(jīng)理要轉(zhuǎn)呈組織高層審閱，經(jīng)同意才能發(fā)送客戶；規(guī)定項目經(jīng)理定期出《每周項目進展報告》和《每月項目進展報告》等。例子見圖4、圖5。
圖 4
圖 5
作者：林佩雯
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