輕松六步制定完美項(xiàng)目計(jì)劃

譯自 BY ELIZABETH LARSON, PMP, AND RICHARD LARSON
http://www.darwinmag.com/read/080104/project.htm

一個完善的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。 在這兒，通過六個簡單步驟，項(xiàng)目經(jīng)理既可以制定項(xiàng)目計(jì)劃, 同時也實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的溝通和控制.

第一步: 向關(guān)鍵項(xiàng)目干系人解釋項(xiàng)目計(jì)劃,并共同討論關(guān)鍵因素?！绊?xiàng)目計(jì)劃” 是個在項(xiàng)目管理中常被誤用的術(shù)語之一，事實(shí)上，它并不是個實(shí)體,是由一系列文檔組成――在項(xiàng)目實(shí)施過程這些文檔也在變更。 它如一張地圖為整個項(xiàng)目提供了方向。旅行者需要規(guī)劃到達(dá)目標(biāo)的路徑，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目制定了計(jì)劃。 正如司機(jī)在駕車的途中會遇到修路的障礙或新修的路, 項(xiàng)目經(jīng)理也會在項(xiàng)目執(zhí)行中調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃.
項(xiàng)目計(jì)劃常被錯誤的等同為項(xiàng)目時間計(jì)劃, 其實(shí)時間計(jì)劃只是項(xiàng)目計(jì)劃的組成部分之一。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目規(guī)劃整個過程的產(chǎn)物, 所以它包含一系列的計(jì)劃文檔。 例如, 一個建新的辦公樓的項(xiàng)目計(jì)劃不僅需要包括建樓的規(guī)格，預(yù)算和時間，也要考慮風(fēng)險(xiǎn)，質(zhì)量以及環(huán)境影響等。以下列出了項(xiàng)目計(jì)劃的組成部分：
• 基線：也稱之為表現(xiàn)基準(zhǔn)，因?yàn)轫?xiàng)目成功與否由此來衡量。在項(xiàng)目執(zhí)行，從范圍，時間和費(fèi)用三個方面的基線來判斷項(xiàng)目是否按計(jì)劃執(zhí)行。
• 基線管理計(jì)劃：一系列描述在項(xiàng)目的實(shí)施中如何處理變數(shù)的文件。
• 項(xiàng)目計(jì)劃的其它部分如風(fēng)險(xiǎn)管理，質(zhì)量，采購，人員和溝通。

第二步: 明確角色及責(zé)任人
明確項(xiàng)目干系人－ 如何明確干系人是項(xiàng)頗具挑戰(zhàn)性的工作, 尤其是對于大型的,有風(fēng)險(xiǎn)的,影響程度大的項(xiàng)目。從不同的角度看項(xiàng)目去判斷并確認(rèn)所有受項(xiàng)目影響的人，會更不用說還要考慮各干系人在項(xiàng)目進(jìn)行時或完成后的有各自不同的既得利益，甚至沖突性的要求。舉個例子，市政府建一座辦工樓列出的項(xiàng)目干系人會不同于一個工程承包公司列出的干系人。市政府列出的項(xiàng)目干系人會包括設(shè)計(jì)者，工程承包公司，市民，城市規(guī)劃人員以及市政府，而站在工程承包公司的角度，很難考慮如此周全。因此，項(xiàng)目經(jīng)理很重要的一項(xiàng)工作是明確項(xiàng)目的完成需要哪些工作，有誰來完成，干系人將受什么影響和需要做什么決定。

第三步 制定范圍說明書
范圍說明書是項(xiàng)目計(jì)劃中在爭議中決定下來的最重要的文件， 它是一份記錄項(xiàng)目干系人達(dá)成的對項(xiàng)目統(tǒng)一定義的書面文件。 基于它，項(xiàng)目贊助人和其他干系人對項(xiàng)目的具體實(shí)施達(dá)成一致, 減低誤溝通的幾率。 范圍說明書有可能在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中增加或變更，其內(nèi)容主要包括:
• 項(xiàng)目的市場需要和項(xiàng)目解決的問題
• 項(xiàng)目最終目的, 描述項(xiàng)目中發(fā)生了什么, 解決了什么
• 項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的價(jià)值, 及如何評判項(xiàng)目的成功
• 項(xiàng)目范圍, 描述項(xiàng)目的最終交付物
• 項(xiàng)目里程碑, 項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)的方法手段

第四步: 建立項(xiàng)目基線
范圍基線, 一旦在范圍計(jì)劃書中確定了交付物, 我們需要把交付物轉(zhuǎn)化為WBS, 范圍基線包括項(xiàng)目生成的一切交付物,以此確認(rèn)是否項(xiàng)目所有的工作完成。交付物是內(nèi)含的, 比方建一棟辦公樓, 工作不僅包括一系列和辦公樓有關(guān)的交付物, 也包括在建筑前實(shí)施的調(diào)研及園林規(guī)劃等。
范圍說明書正如一份項(xiàng)目發(fā)起人(資助人)和項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)議, 它在項(xiàng)目進(jìn)行中的變更必須經(jīng)過發(fā)起人的同意。

時間和費(fèi)用基線
定義一系列的活動任務(wù)來完成來根據(jù)范圍基線定義的交付物, 任務(wù)的詳細(xì)程度取決于很多因素, 如項(xiàng)目小組的經(jīng)驗(yàn),項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)及不確定因素,規(guī)格的清晰程度等等。
1. 根據(jù)已知信息盡量確認(rèn)每項(xiàng)任務(wù)需要的資源
2. 估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需要的時間
3. 估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)的花費(fèi), 預(yù)算每個資源每小時的平均花費(fèi)
4. 分析資源的限制性, 和每項(xiàng)資源在項(xiàng)目中的可用時間及階段
5. 分析并決定哪些任務(wù)是相互關(guān)聯(lián)和依賴的, 建立關(guān)鍵路徑圖
6. 制定項(xiàng)目時間基線, 用日歷來標(biāo)注每項(xiàng)任務(wù)及估計(jì)用時. 以此顯示哪個資源在哪個時間段進(jìn)行哪項(xiàng)任務(wù), 及每項(xiàng)任務(wù)需要?dú)v時多久, 何時開始,何時結(jié)束。
7. 制定費(fèi)用基線－各個階段的預(yù)算


第五步 建立基線管理計(jì)劃
一旦確定項(xiàng)目范圍,時間和費(fèi)用基線, 項(xiàng)目經(jīng)理需要建立一些步驟,指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)如何掌握計(jì)劃的變動。管理計(jì)劃通常應(yīng)包括回顧和同意基線更改的流程。 不同程度的改變需要不同等級的批準(zhǔn), 并非所有的變更請求都會導(dǎo)致項(xiàng)目范圍,日程或預(yù)算的高便, 但必須建立一個流程用來評判變更申請,從而決定它們是否影響項(xiàng)目。
制定項(xiàng)目基線不是一次性的工作, 在項(xiàng)目的進(jìn)行中, 你會不斷重復(fù)審視以上步驟來決定是否需要更新。

第六步:溝通
項(xiàng)目計(jì)劃中一個重要的方面是溝通計(jì)劃. 溝通計(jì)劃包含諸如以下幾項(xiàng):
• 誰需要什么信息, 信息傳送的形式和時間
• 什么事情在多長的時間沒有解決，是必須升級的
• 如何授權(quán)及歸檔項(xiàng)目信息
• 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃
• 建立什么樣的體系以確保產(chǎn)品的質(zhì)量
• 準(zhǔn)備什么樣的備用物品/防范措施以應(yīng)對不確定情況的發(fā)生
完成了項(xiàng)目計(jì)劃，及時地通知到項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人非常重要. 這項(xiàng)溝通應(yīng)包含諸如以下幾點(diǎn):
• 回顧和確認(rèn)項(xiàng)目計(jì)劃
• 項(xiàng)目計(jì)劃更改的流程
• 對項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行和控制,及項(xiàng)目關(guān)鍵干系人的角色
成功的彼岸
制定一個清晰的項(xiàng)目計(jì)劃需要時間, 因此項(xiàng)目經(jīng)理很可能會跳過計(jì)劃而直接進(jìn)入執(zhí)行階段。 然而,　正如一個在上路前先計(jì)劃好路線的旅行者，注定會比沒有計(jì)劃路線而中途迷路的旅行者更快更容易到達(dá)終點(diǎn)。同樣的,項(xiàng)目經(jīng)理花些時間制定一個清晰的項(xiàng)目計(jì)劃，會有更明確的途徑取得項(xiàng)目的成功。

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