管理工作有它藝術(shù)性的一面，也有它科學(xué)性的一面。因此，企業(yè)需要一個CEO來制定愿望、指明方向，也需要COO、CFO等人來具體執(zhí)行、關(guān)注細節(jié)。在項目管理的層面上也是如此。在許多一流企業(yè)中，項目經(jīng)理不再從事繁重的計劃和控制工作，而交由新設(shè)的項目主管(project controller)負責(zé)。有了項目主管的支持與分擔(dān)，項目經(jīng)理就可以把更多的精力放在戰(zhàn)略性項目目標上。
最近，業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)注意到有一股強勁的新趨勢正在席卷項目管理領(lǐng)域：將項目經(jīng)理所承擔(dān)的職責(zé)進行分工。具體地說就是，項目經(jīng)理不再從事繁重的計劃和控制工作，這些工作由新設(shè)的項目主管（project controller）負責(zé)。
項目主管崗位的演變是一個漸進的過程。起初，許多組織設(shè)立了"協(xié)調(diào)員"（coordinator）崗位。協(xié)調(diào)員負責(zé)處理行政事務(wù)，在時間控制和計劃系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，收集項目狀態(tài)信息，并協(xié)助制作狀態(tài)圖。
隨著時間的推移，協(xié)調(diào)員承擔(dān)的額外職責(zé)-如制定初步計劃和估算成本-促使許多企業(yè)設(shè)立"計劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務(wù)是隨時跟蹤進度并進行分析，通常被稱為"調(diào)度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問題和風(fēng)險，分析進度，安排所有的計劃和狀態(tài)跟蹤會議。最近，其職責(zé)更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進行進度和關(guān)鍵路徑分析，以及制作實現(xiàn)價值的財務(wù)報告。
如今，項目協(xié)調(diào)員、計劃員和調(diào)度員發(fā)展成為"項目主管"。項目主管處理絕大部分重要的、細節(jié)性、分析性、耗時的項目工作，通過這種方式支持項目經(jīng)理。其結(jié)果是項目經(jīng)理得到解放，可以專注于更多戰(zhàn)略性的項目目標，甚至經(jīng)常能承攬更多的項目。
一流的企業(yè)視項目經(jīng)理為項目的首席執(zhí)行官，視項目主管為首席財務(wù)官-兩個崗位彼此獨立又互相依存。首席執(zhí)行官規(guī)劃整體愿景，并領(lǐng)導(dǎo)整個組織。另一方面，首席財務(wù)官通過嚴格遵循管理方針和程序，確保企業(yè)的財務(wù)穩(wěn)健。首席執(zhí)行官和首席財務(wù)官互相依靠，互相信任，實現(xiàn)企業(yè)的目標。
同首席執(zhí)行官和首席財務(wù)官一樣，項目經(jīng)理和項目主管都擔(dān)負關(guān)鍵的職責(zé)，都掌握重要但不同的技能，都服務(wù)于按時按預(yù)算完成項目這一目的。
項目主管是項目團隊的關(guān)鍵成員，他與項目經(jīng)理直接配合，制定項目目標，編制并維護項目預(yù)算表和進度表，根據(jù)進度安排分析項目的進展情況，并提出建議、采取行動以便加快進度。
為了確保文檔和報告能始終保持精確，很多企業(yè)正在讓項目經(jīng)理和項目主管成為核心項目支持小組的成員，通常稱為項目管理辦公室（PMO）或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的高級別業(yè)務(wù)主管匯報工作，該主管可以是首席信息官、運營副總裁或新產(chǎn)品開發(fā)部門的負責(zé)人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前后一致、可靠的狀態(tài)報告。
關(guān)鍵的職責(zé)
作為項目管理辦公室的關(guān)鍵成員，項目主管必須履行以下職責(zé)，提供項目報告所需的關(guān)鍵信息。
對項目團隊進行流程培訓(xùn)。項目主管在項目的進行過程中（啟動、計劃、控制、執(zhí)行和收尾階段），要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓(xùn)，包括描述每個流程的意圖，使用計劃和成本核算工具，確定責(zé)任人以及詳述審批手續(xù)。
推進項目計劃和控制階段的工作。組織并推進項目團隊在計劃階段的工作也屬于項目主管的職能范疇。這些工作有很多種類，例如計劃、制作工作分解結(jié)構(gòu)圖（WBS）、估算資源時間（resource hour）和任務(wù)周期、負責(zé)問題以及風(fēng)險的管理，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)以及報告項目的進展狀況等。
制定項目進度表。根據(jù)企業(yè)項目辦公室定下的標準，項目主管與項目團隊內(nèi)其他關(guān)鍵成員合作制定項目進度表，其中包括資源應(yīng)用和關(guān)鍵路徑分析。一旦定下了基準，進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件，監(jiān)視并報告項目執(zhí)行情況。
控制進度，確保成功。項目主管主動"管理"進度表，確保項目能夠按時交付。此項職責(zé)要求項目主管定期搜集項目狀態(tài)信息，更新進度表；分析計劃的變更情況或者可能出現(xiàn)的變更情況，重點關(guān)注關(guān)鍵路徑、未完成的任務(wù)和即將發(fā)生的任務(wù)；計算、分析并且報告實現(xiàn)收益等指標；分配資源，包括遞交資源申請書，監(jiān)測當(dāng)前分配狀況以及預(yù)測未來的需求；并與項目經(jīng)理開會討論項目的進展情況。
跟蹤和分析成本。項目主管必須利用現(xiàn)有的會計軟件和項目管理軟件，跟蹤實際（或合并）成本，其中包括工時、設(shè)備利用率以及所得資源。他也必須分析運營成本及其變化，以便預(yù)測總成本，還要向項目經(jīng)理、項目辦公室和任何財務(wù)監(jiān)督委員會匯報分析和計算結(jié)果。
管理項目中的問題、風(fēng)險和變化。項目主管只有能夠發(fā)現(xiàn)、分析和評估問題、風(fēng)險和變更請求，才能夠?qū)⑺鼈兲峤唤o恰當(dāng)級別的負責(zé)人進行處理，并在項目協(xié)同數(shù)據(jù)庫中存檔和追蹤。項目主管監(jiān)控問題、風(fēng)險和變更請求的解決日期；聯(lián)絡(luò)各個項目團隊中的責(zé)任人，向他們了解當(dāng)前狀態(tài)并索取文檔；協(xié)助有關(guān)責(zé)任人安排進度會議和解決問題的辦公會；向項目經(jīng)理報告尚未解決的問題、風(fēng)險和變更。
記錄并傳達項目狀態(tài)信息。一般認為應(yīng)由項目主管撰寫實現(xiàn)收入報告，準備應(yīng)向管理層提交的材料。盡管項目經(jīng)理負責(zé)與公司溝通，但是分析、預(yù)測和建議的工作由項目主管負責(zé)。
為了有效履行上述職責(zé)，成功的項目主管必須熟練使用項目管理軟件、相關(guān)的電子數(shù)據(jù)表和（財務(wù)、資源）數(shù)據(jù)庫等工具；還必須具備成本預(yù)算與評估、風(fēng)險分析、關(guān)鍵路徑制圖與分析、資源預(yù)測和變更控制等業(yè)務(wù)專長。
值得注意的是，項目主管可能同時服務(wù)于幾個項目（取決于項目大小和工作經(jīng)驗）。因此，他也必須有靈活性，能與多名項目經(jīng)理共事，同時使項目達到企業(yè)要求的標準。
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