從拿到證書(shū)那天，就知道Ledge有這個(gè)發(fā)表項(xiàng)目管理文章?lián)Q取PDU的計(jì)劃，一直就想，一定要寫(xiě)幾篇自己的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)來(lái)分享一下，一直沒(méi)有時(shí)間。今天終于敲起鍵盤，用我蹩腳的中文來(lái)給回憶一下在北美參與到一個(gè)項(xiàng)目里面的體會(huì)。
　　
11月份，突然接到老板的通知，二個(gè)星期后要去北美4個(gè)月，參與到公司北美總部的項(xiàng)目里面去。匆忙準(zhǔn)備好東西，簽證一下來(lái)11月中就飛到了北美。
北美的團(tuán)隊(duì)主要的有5個(gè)人，除了我是中國(guó)人之外，其他的都是加拿大人。項(xiàng)目經(jīng)理是唯一的一位女士，她已經(jīng)有40多歲了，一位讓人感覺(jué)很nice的，經(jīng)驗(yàn)很豐富的項(xiàng)目經(jīng)理。

以上都是一些背景介紹，那么該給大家分享些什么體會(huì)呢？雖然自己在國(guó)外待過(guò)，但這還只是我的第一次參與海外的項(xiàng)目。國(guó)外很多的項(xiàng)目管理的方法，外國(guó)公司的企業(yè)文化以及外國(guó)人的處事方法都跟國(guó)內(nèi)不太一樣, 這些對(duì)于我來(lái)說(shuō)都是很新鮮，而我也只能改變自己去適應(yīng)國(guó)外的做事方法。下面我就先給大家分享一下北美的項(xiàng)目管理的例會(huì)的不同之處，有很多都值得我們?nèi)W(xué)習(xí)的地方.
我工作的城市是位于北美的東部，用的是東部的時(shí)間，比國(guó)內(nèi)慢13個(gè)小時(shí)。剛到的第一個(gè)星期，時(shí)差并不能馬上倒過(guò)來(lái)，每天都是晚上精神，白天工作的時(shí)候就犯困，所以每天上班對(duì)于我來(lái)說(shuō)都是一件很痛苦的事情，但是周三的例會(huì)讓我精神為之一振。例會(huì)是由我們的高級(jí)經(jīng)理主持，來(lái)與整個(gè)大team回顧一下上周的進(jìn)度以及下周的計(jì)劃安排。我們的高級(jí)經(jīng)理下面有30個(gè)人，共有5個(gè)同時(shí)進(jìn)行的項(xiàng)目小組，每周都要進(jìn)行一個(gè)例會(huì)。

本來(lái)以為例會(huì)跟國(guó)內(nèi)的例會(huì)沒(méi)有什么不一樣，大家準(zhǔn)備好slide，然后在會(huì)上謹(jǐn)謹(jǐn)慎慎通報(bào)一番,大家討論一下就完了。誰(shuí)知道開(kāi)始的時(shí)候就嚇了我一跳，一個(gè)遲來(lái)的同事捧著一大盒的果仁，手上拿著一杯咖啡，一坐下就一邊吃果仁，一邊喝咖啡。高級(jí)經(jīng)理也沒(méi)有理會(huì)，好像習(xí)以為常，繼續(xù)沿著自己思路講。講到項(xiàng)目進(jìn)度的時(shí)候，有人突然說(shuō)了一個(gè)笑話，然后全場(chǎng)的人都放聲大聲笑起來(lái)，高級(jí)經(jīng)理的講話給打斷了，然后大家思路轉(zhuǎn)到了那個(gè)笑話去。過(guò)了一段時(shí)間，大家才又回到項(xiàng)目里面去。整個(gè)會(huì)議都進(jìn)展的很輕松，不時(shí)傳出歡樂(lè)的笑聲。但是會(huì)議在笑聲當(dāng)中進(jìn)行的出奇地有效率，5個(gè)項(xiàng)目的review以及下周安排在一個(gè)半小時(shí)內(nèi)就完成了。

會(huì)議結(jié)束之后我總結(jié)了一下一些不同的地方：

1. 我們的高級(jí)經(jīng)理會(huì)提前一天把會(huì)議的agenda通過(guò)email發(fā)給整個(gè)team. 當(dāng)然，在國(guó)內(nèi)我們大家也知道agenda對(duì)于一個(gè)會(huì)議的重要性，它能夠使到會(huì)議進(jìn)行的更加有條理，而參與會(huì)議的人也能夠提前從agenda中知道自己需要準(zhǔn)備些什么內(nèi)容，能夠知道會(huì)議的最終要達(dá)到的目的是什么。一個(gè)好的agenda使到會(huì)議進(jìn)行更加有效率，有目的性。國(guó)內(nèi)我們有些項(xiàng)目經(jīng)理并沒(méi)有做到會(huì)議之前把a(bǔ)genda發(fā)給大家，讓大家有所準(zhǔn)備，所以一開(kāi)會(huì)就亂哄哄，沒(méi)有條理性，會(huì)議進(jìn)行的漫無(wú)目的，經(jīng)常跑離了最初的想法。 作為項(xiàng)目經(jīng)理，我認(rèn)為這是我們已經(jīng)要改進(jìn)的地方，通過(guò)agenda至少要讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)知道我們?yōu)槭裁匆匍_(kāi)會(huì)議，怎么去召開(kāi)會(huì)議。另外在這個(gè)高級(jí)經(jīng)理的agenda里面還有一個(gè)很好的地方，就是在agenda里面添加了一項(xiàng)[Action],把每個(gè)人在會(huì)議里面的的任務(wù)分配下來(lái)。(見(jiàn)例子-1)如果我們可以提前一天把這樣的agenda發(fā)出來(lái)，參加會(huì)議的團(tuán)隊(duì)成員就可以知道總體的會(huì)議流程，然后別人要干那些內(nèi)容，自己又要完成那些任務(wù),合在一起最終達(dá)到怎么樣的目的。這樣我們就可以把一個(gè)大project分成每一個(gè)小任務(wù)，讓不同的人集中自己的時(shí)間去完成屬于自己的那部分。這樣大家準(zhǔn)備會(huì)議可以有的放矢, 最終會(huì)議當(dāng)然也會(huì)進(jìn)行得更加有效率.

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例子-1：

Objective： 團(tuán)隊(duì)春游準(zhǔn)備會(huì)議

Agenda：
1. 討論如何收集員工的意見(jiàn)；
√收集的方法講解 [Action] Steve
2. 選出4條可供員工選擇的路線；
√路線的講解,包括預(yù)算與時(shí)間要求 [Action] Rick
3. 旅游期間值班的問(wèn)題;
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這是一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，從會(huì)議的agenda里面可以看出，會(huì)議的目的是什么；會(huì)議的主要流程，任務(wù)是什么；有誰(shuí)要求在會(huì)議中做講話，也就是action；
當(dāng)然會(huì)議還有一個(gè)重要的元素，會(huì)議持續(xù)的時(shí)間與參與的人。這個(gè)例子里面并沒(méi)有明確地寫(xiě)出來(lái)。但是如果你的公司是用Outlook來(lái)作為郵件服務(wù)器，那么在你發(fā)出這封郵件的時(shí)候，當(dāng)然也把會(huì)議start time 與end time設(shè)置好與收件人設(shè)置好。參與的人誰(shuí)是require的, 誰(shuí)是optional的,這個(gè)在outlook里面也可以設(shè)置.

2. 假設(shè)我們按照前面的例子把會(huì)議前的agenda寫(xiě)得很清楚，參加會(huì)議的人員也準(zhǔn)備充分，會(huì)議進(jìn)行得很順利。那么是否我們就可以說(shuō)我們的會(huì)議很成功呢？我們還漏了一點(diǎn)，這點(diǎn)在北美這里尤其突出, 他們把會(huì)議結(jié)束后發(fā)minutes養(yǎng)成了習(xí)慣。作為會(huì)議的組織者，一般我們都要求在會(huì)議之后，對(duì)會(huì)議要有一個(gè)Minutes（總結(jié)），通過(guò)會(huì)議我們達(dá)成了那些共識(shí),把那些問(wèn)題解決了; 還有那些事情還沒(méi)做好; 該怎么去做好. 在minutes里面如果有沒(méi)有完成或者是根據(jù)新的需求提出的任務(wù)，這時(shí)候我們還需要給這些任務(wù)分配相應(yīng)的人去把它完成, 這個(gè)也就是上面提到的Action。 這樣每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員開(kāi)完一個(gè)會(huì)議之后就對(duì)自己所要干的話更加了解，該做些什么，什么時(shí)候要完成等等.

3. 例會(huì)的過(guò)于自由氣氛. 如果把國(guó)外開(kāi)會(huì)時(shí)候的那種自由照搬過(guò)來(lái)中國(guó)用，我覺(jué)得并不實(shí)際。畢竟兩個(gè)國(guó)家的文化差異太大，外國(guó)的公司很尊重個(gè)人, 大多數(shù)中國(guó)人接受的都是中國(guó)傳統(tǒng)的教育, 我們是以集體為大, 所以我認(rèn)為大多數(shù)的中國(guó)人都不能接受如此自由的開(kāi)會(huì)方式。但是我們又必須提倡自由發(fā)言，讓會(huì)議之中充滿輕松，自由的氣氛。但是要做到既輕松而又不散漫，這個(gè)我覺(jué)得比較難做到，希望大家能在這方面上給我多點(diǎn)意見(jiàn)。

這是我的一點(diǎn)點(diǎn)體會(huì)，希望大家能夠從中受益！



Rick 北美
29th Nov. 2005

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