田經(jīng)理的煩惱

“叮鈴鈴……”一陣急促的電話鈴聲打斷了田強(qiáng)的會(huì)議。電話是領(lǐng)導(dǎo)打來(lái)的，口氣非常嚴(yán)厲，田經(jīng)理主管的一個(gè)工程出了問(wèn)題?！啊銈円院笊俑彝甭┳恿?！”領(lǐng)導(dǎo)掛掉了電話。

田強(qiáng)找了一個(gè)借口出了會(huì)議室。站在公司長(zhǎng)長(zhǎng)的過(guò)道上，他陷入了沉思。

兩年前，田強(qiáng)是公司最優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，接受過(guò)市長(zhǎng)的接見(jiàn)并捧回了“最佳市民工程”獎(jiǎng)。由于成績(jī)優(yōu)秀，去年提升為部門(mén)經(jīng)理。上任后，田經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，部門(mén)管理工作和項(xiàng)目經(jīng)理的工作有很大的差異。雖然也是和工程項(xiàng)目打交道，但是涉及的內(nèi)容更廣，問(wèn)題更復(fù)雜，更難以處理。

最近一段時(shí)間，田強(qiáng)一直在下面的幾個(gè)項(xiàng)目里面開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)。周末也不休息，好久沒(méi)有陪兒子逛公園了，老婆孩子都有意見(jiàn)。

最近的一些問(wèn)題確實(shí)讓人頭疼，部門(mén)里面幾十號(hào)人，十來(lái)個(gè)項(xiàng)目的管理，讓田強(qiáng)焦頭爛額。由于上任伊始，田強(qiáng)就大力抓項(xiàng)目管理水平，現(xiàn)在已經(jīng)有好幾個(gè)通過(guò)PMP認(rèn)證的項(xiàng)目經(jīng)理了。但是個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)部管理水平還是參差不齊，就以這次問(wèn)題來(lái)說(shuō)吧，三年前就解決過(guò)水電施工和弱電施工上的問(wèn)題，這次又冒出來(lái)了，你說(shuō)能不讓人著急嗎？

這不僅僅是項(xiàng)目管理和管理規(guī)范落實(shí)的問(wèn)題，田強(qiáng)想起了前一段時(shí)間一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)給他的一篇“項(xiàng)目型企業(yè)如何避免重復(fù)犯錯(cuò)？”的文章，感覺(jué)到文章中提出的“知識(shí)管理”可能是一種解決辦法，但是這個(gè)新的東西引入進(jìn)來(lái)會(huì)不會(huì)有很大的阻力呢？公司推行了很久的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)，也因?yàn)椴僮鳠┈?，沒(méi)有合適的工具幾乎陷于停頓。

想著這些問(wèn)題，田經(jīng)理感覺(jué)自己的腦袋都要炸了。

項(xiàng)目管理：老問(wèn)題，新方法

企業(yè)日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇到項(xiàng)目。所謂項(xiàng)目，就是在既定的資源要求約束下，為實(shí)現(xiàn)某種目的而相互聯(lián)系的一次性工作任務(wù)。由于項(xiàng)目目標(biāo)明確，效率很高。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，經(jīng)常將工程實(shí)施、問(wèn)題解決、任務(wù)、市場(chǎng)活動(dòng)、大型會(huì)議等以項(xiàng)目來(lái)完成。越來(lái)越多的企業(yè)將日常運(yùn)作轉(zhuǎn)變成項(xiàng)目來(lái)處理，更有甚者，提出基于項(xiàng)目的管理體系（MBP）。

按項(xiàng)目進(jìn)行管理(Management By Project）是現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論對(duì)項(xiàng)目和運(yùn)作活動(dòng)進(jìn)行管理的技術(shù)和手段, MBP將傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方法應(yīng)用于全面的企業(yè)運(yùn)作, 是傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法和技術(shù)在企業(yè)所有項(xiàng)目上的綜合應(yīng)用，沖破了傳統(tǒng)的管理方式和界限。MBP將項(xiàng)目觀念滲透到企業(yè)所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括市場(chǎng)、工程、質(zhì)量管理、戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理、組織變革、業(yè)務(wù)管理等。項(xiàng)目管理者也不再被認(rèn)為僅僅是項(xiàng)目的執(zhí)行者，他們應(yīng)能勝任更為復(fù)雜的工作，參與需求確定、項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目計(jì)劃直至項(xiàng)目收尾的全過(guò)程，在時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、合同、采購(gòu)、人力資源等方面對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位管理。

對(duì)于日常以項(xiàng)目運(yùn)作為核心，例如公路、港口、研發(fā)、電信網(wǎng)絡(luò)基站建設(shè)等部門(mén)或者組織，屬于開(kāi)展數(shù)量和規(guī)模同時(shí)都比較大的項(xiàng)目型組織，企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和項(xiàng)目管理水平息息相關(guān)，項(xiàng)目的績(jī)效表現(xiàn)對(duì)企業(yè)生存發(fā)展有著極為重要的影響。在項(xiàng)目型組織的運(yùn)作中，企業(yè)管理者關(guān)心的內(nèi)容就不再僅限于單個(gè)項(xiàng)目的績(jī)效，而更多地從整體的角度出發(fā)來(lái)關(guān)心多個(gè)項(xiàng)目組合的整體績(jī)效。項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注的主要是項(xiàng)目小系統(tǒng)，即內(nèi)部的九大管理要素需要平衡，對(duì)于一個(gè)多項(xiàng)目運(yùn)作的組織而言，管理復(fù)雜度和焦點(diǎn)就從單一的項(xiàng)目到項(xiàng)目群（program）以及項(xiàng)目組合（Portfolio）的管理了。管理者關(guān)心的內(nèi)容不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目的表現(xiàn)優(yōu)異，更多的關(guān)心是如何將一個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)異表現(xiàn)轉(zhuǎn)化為一個(gè)組織的優(yōu)異表現(xiàn)，其核心是如何避免重復(fù)犯錯(cuò)？如何避免重新發(fā)明輪子？如何保持穩(wěn)定的平均項(xiàng)目績(jī)效表現(xiàn)？

以移動(dòng)通信行業(yè)為例，項(xiàng)目建設(shè)周期短、時(shí)效性強(qiáng)、尤其是工序和所涉及專(zhuān)業(yè)復(fù)雜繁多、對(duì)時(shí)間和質(zhì)量要求高，但是在大流程的傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方式下，項(xiàng)目管理中常出現(xiàn)以下問(wèn)題：

項(xiàng)目管理以統(tǒng)計(jì)為主，無(wú)法實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目進(jìn)度控制，失去公司項(xiàng)目建設(shè)總目標(biāo)、單項(xiàng)目目標(biāo)導(dǎo)向；
?
◇ 每天每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)管理人員手上都有幾十個(gè)項(xiàng)目工作需要去做，日復(fù)一日，沒(méi)完沒(méi)了，疲于應(yīng)付；根本無(wú)法按照項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)、項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行資源調(diào)配和優(yōu)化；
?
◇ 企業(yè)的OA辦公平臺(tái)無(wú)法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的調(diào)整、變更，以及計(jì)劃調(diào)整帶來(lái)的公司、項(xiàng)目?jī)?nèi)部組員工作安排，及項(xiàng)目間的影響；
?
◇ 過(guò)去基于統(tǒng)計(jì)思想開(kāi)發(fā)的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)早已無(wú)法勝任日益增長(zhǎng)的項(xiàng)目管理需求，大部分已經(jīng)擱置、廢棄。

◇ 此外，項(xiàng)目的管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同、人員、風(fēng)險(xiǎn)、圖紙文檔等多方面的工作和眾多部門(mén)，多方信息需要有效的溝通和管理。現(xiàn)有的項(xiàng)目管理模式下常出現(xiàn)以下薄弱環(huán)節(jié)：

溝通：從一般意義上講，項(xiàng)目最關(guān)注的是進(jìn)度、投資、質(zhì)量和合同，此類(lèi)信息很大程度上依賴于不同專(zhuān)業(yè)間的協(xié)調(diào)溝通。由于可能涉及的單位和部門(mén)眾多，傳統(tǒng)的方法如會(huì)議、發(fā)文等方式，信息傳遞的效率較低，導(dǎo)致較多問(wèn)題的起因是溝通不利。

數(shù)據(jù)：項(xiàng)目有關(guān)的進(jìn)度、投資、質(zhì)量和合同款項(xiàng)等數(shù)據(jù)量大而且不停地變化，但這些信息如果以EXCEL或WORD文檔的方式手工整理形成，實(shí)用性、直觀性、實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性受到制約；而且對(duì)同一信息可能存在多次重復(fù)輸入與統(tǒng)計(jì)，信息的利用率低，知識(shí)利用深度不夠。

文檔：工程圖紙、文件、資料等文檔如果以紙面形式保存，查找和保存起來(lái)非常困難。隨著工程進(jìn)展，很多寶貴資料就越發(fā)不易查找，后人要做大量的重復(fù)工作，資源浪費(fèi)比較嚴(yán)重。正如Gartner Group做過(guò)的調(diào)查顯示：平均每個(gè)知識(shí)員工每個(gè)星期需要花費(fèi)8小時(shí)在不增值的文檔處理任務(wù)上。

1+1+1: 三位一體的解決之道

基于我們的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和研究，我們發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目型企業(yè)如果管理好三個(gè)核心要素：項(xiàng)目管理、工作流程和知識(shí)積累與重用，就能夠比較好地解決上述問(wèn)題。

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