工作流程電子化管理
工作流程電子化是企業(yè)E化第二步，也是進(jìn)一步發(fā)揮知識(shí)管理及項(xiàng)目管理效能的基礎(chǔ)，目前一般工作流程電子化，是透過文件的電子化傳遞達(dá)成，企業(yè)導(dǎo)入電子化工作流程有許多好處：
*建立電子化工作環(huán)境：電子化工作流程可以讓人員熟悉電子化工作環(huán)境，享受數(shù)據(jù)以電子化方式處理的便利，從機(jī)制主義的人性管理觀點(diǎn)來看，唯有親身體驗(yàn)新工具的好處及快感，人員才會(huì)愿意接受并使用它，否則人員對(duì)于新系統(tǒng)導(dǎo)入很容易產(chǎn)生抗拒心態(tài)，一旦人員了解電子化工作流程的便利性，就會(huì)主動(dòng)執(zhí)行數(shù)據(jù)電子化的工作。
過去由于中文輸入不方便，臺(tái)灣企業(yè)員工相當(dāng)排斥產(chǎn)生電子檔案，只要這一步能跨過去，養(yǎng)成習(xí)慣之后不論是企業(yè)E化或是知識(shí)管理系統(tǒng)推行時(shí)，阻力就小很多。
電子化工作流程有許多很好用的管理機(jī)制，透過工作流程電子化，不但可加快文件傳遞速度，也可減少文件傳錯(cuò)對(duì)象，遺失，毀損等人為的困擾。
可以在電子化流程上規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)數(shù)，由系統(tǒng)自動(dòng)提醒人員執(zhí)行工作，同時(shí)回饋工和執(zhí)行情形，以利進(jìn)度掌控。
文件電子化傳遞的另一項(xiàng)好處，是傳遞時(shí)會(huì)記錄發(fā)件及收件人，開啟電子文件時(shí)也會(huì)留下記錄，不但可以評(píng)估人員工作時(shí)數(shù)的合理性，當(dāng)發(fā)生意外事件時(shí)，也可提供證據(jù)追究責(zé)任，擺平爭(zhēng)議。
數(shù)據(jù)電子化管理導(dǎo)入方法
在電子檔案部分，首先必須依各部門的工作現(xiàn)狀及需求，列出所有電子檔案清單，同時(shí)確認(rèn)每個(gè)檔案內(nèi)容，規(guī)定格式及負(fù)責(zé)產(chǎn)生的單位，在區(qū)分類別炎后為每一類檔案確定編號(hào)規(guī)則。
在管理中心方面，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專責(zé)管理單位---數(shù)據(jù)中心，規(guī)劃足夠的硬件資源，裝置圖文管理軟件，確立數(shù)據(jù)中心人員應(yīng)執(zhí)行的工作及責(zé)任，然后規(guī)定電子檔案送交數(shù)據(jù)中心的作業(yè)流程以及查詢，調(diào)閱，修改，發(fā)行的機(jī)制，當(dāng)然不要忘了設(shè)定每個(gè)使用者的權(quán)限等級(jí)。
通常數(shù)據(jù)中心保管研發(fā)電子數(shù)據(jù)極具機(jī)密性，一旦流出將影響公司的新產(chǎn)品開發(fā)方面的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，因而建議在購(gòu)買系統(tǒng)軟件時(shí)，除了考慮系統(tǒng)安全控管的功能，還必須請(qǐng)專業(yè)的信息安全顧問團(tuán)隊(duì)，協(xié)助公司規(guī)劃數(shù)據(jù)使用的權(quán)限等級(jí)，做好系統(tǒng)安全控功能的設(shè)定以及系統(tǒng)架構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的設(shè)計(jì)，確保研發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)所在位置的安全性以及數(shù)據(jù)存取的適當(dāng)性的如此才能有效降低意外事件對(duì)公司競(jìng)爭(zhēng)力造成的傷害。
工作流程電子化管理導(dǎo)入方法
在協(xié)助企業(yè)導(dǎo)入電子化工作流程時(shí)，首先透過流程分析技巧，分清各項(xiàng)工作順序以及各部門間作業(yè)的關(guān)系，接著標(biāo)定需要電子化的工作流程，然后確認(rèn)各項(xiàng)電子流程的起點(diǎn)、終點(diǎn)、中間步驟，負(fù)責(zé)每個(gè)步驟的部門，須傳遞的文件，每個(gè)步驟應(yīng)執(zhí)行的工作以及工年完成的標(biāo)準(zhǔn)。
依據(jù)所收集的數(shù)據(jù)，判斷流程的類型（主體流程、循環(huán)流程）然后設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)墓ぷ鱾鬟f模式，工和完成確認(rèn)的機(jī)制并設(shè)定控制點(diǎn)。
將電子流程規(guī)劃的成果，在系統(tǒng)上設(shè)定，然后試行，觀察是否有考慮不夠周嚴(yán)的地方，并依據(jù)使用者意見修改。
知識(shí)管理部門如何擴(kuò)大數(shù)據(jù)電子化的功效
以下內(nèi)容主要說明作者發(fā)展的另一套方法論“企業(yè)知識(shí)力分析與知識(shí)會(huì)計(jì)”如何協(xié)助知識(shí)管理部門在公司導(dǎo)入圖文管理與電子化工作流程等系統(tǒng)軟件之后，評(píng)估系統(tǒng)運(yùn)用的情形及成果以及分析有哪些還做得不夠好的地方，擬定企業(yè)下個(gè)階段知識(shí)管理推動(dòng)的方向。
圖文管理與電子化工作流程系統(tǒng)導(dǎo)入完成后，這個(gè)階段企業(yè)知識(shí)力的發(fā)揮，主要集中在數(shù)據(jù)與信息的管理與運(yùn)用，首先知識(shí)管理部門應(yīng)匯整目前數(shù)據(jù)、信息的檔案筆數(shù)、增加數(shù)、點(diǎn)選數(shù)、以編制知識(shí)報(bào)表，同時(shí)計(jì)算知識(shí)電子化比率、信息對(duì)知識(shí)比率、知識(shí)產(chǎn)值及處增率等知識(shí)力指標(biāo)。
接下來分別依單位或人員類別以及數(shù)據(jù)、信息類別統(tǒng)計(jì)點(diǎn)選數(shù)，并用圓圖表達(dá)，然后進(jìn)行分析，首先找到最常使用數(shù)據(jù)的單位或人員類別（以下簡(jiǎn)稱甲方），確認(rèn)其點(diǎn)選數(shù)據(jù)的項(xiàng)目、用途、工作方式；最后找出最不常使用數(shù)據(jù)的單位或人員（以下簡(jiǎn)稱乙方），確放其工作性質(zhì)及工作方式，再與甲方比較。
哪個(gè)知識(shí)資產(chǎn)最常被使用
如果二者工作性質(zhì)相同，則有兩種可能因素造成點(diǎn)選率差異，一種是乙方人員不知道既有資料可以提升其工作效率，也可能是不知道如何在工作上運(yùn)用這些數(shù)據(jù)，些時(shí)可透過促成甲乙兩方人員互動(dòng)交流，或加強(qiáng)倡導(dǎo)，讓乙方人員得知并學(xué)習(xí)如何使用數(shù)據(jù)。
另一種是乙方人員基于工作上的習(xí)性，不愿意使用數(shù)據(jù)，例如乙方人員一定要把數(shù)據(jù)印出來才肯閱讀，或是只肯用手寫方式表示意見，此時(shí)除了盡量協(xié)助乙方人員排除使用電子數(shù)據(jù)的障礙外（例如換較大的屏幕，提供中英文輸入訓(xùn)練），也可加強(qiáng)倡導(dǎo)，或是透過要求其工作績(jī)效的方式，強(qiáng)迫改變工作習(xí)慣。
在數(shù)據(jù)方面可比較不同類型數(shù)據(jù)的使用率，了解某些數(shù)據(jù)無人問津的原因，是因?yàn)椴恢纼?nèi)部有這項(xiàng)數(shù)據(jù)？資料沒有用？或是不好用？這個(gè)部分可以透過問卷調(diào)查或訪談取提使用者意見，如果使用者的反應(yīng)是不知道有這份數(shù)據(jù)存在，表示應(yīng)針對(duì)公司現(xiàn)有數(shù)據(jù)不具可用性，則可考慮以后是否廢除，不再產(chǎn)生，如果是因?yàn)閿?shù)據(jù)不好用，則須考慮是否重新設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)格式或內(nèi)容，設(shè)法改善。
數(shù)據(jù)不好用的原因有幾種，一種是數(shù)據(jù)提供的速度太慢，編制數(shù)據(jù)的時(shí)間太久，雖然使用者有需求但取得時(shí)數(shù)據(jù)已經(jīng)過時(shí)，此時(shí)知識(shí)管理部門應(yīng)與數(shù)據(jù)提供部門討論改善方法，另一種是數(shù)據(jù)過于零碎，或是不完整，使用者還得花許多時(shí)間整理因而放棄，如果調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)很多人對(duì)這份資料有需求，或是對(duì)部分人員的工作有很大幫助，知識(shí)管理部門可協(xié)調(diào)相關(guān)單位，投入資源整理數(shù)據(jù)提供新信息。
在了解使用者意見的過程當(dāng)中，也可收集對(duì)于新信息類另的需求，如果評(píng)估之后預(yù)期效益大于成本，知識(shí)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，設(shè)法編制并提供這些信息。
研發(fā)創(chuàng)新知識(shí)累積與分享案例
成功運(yùn)用過去新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目數(shù)據(jù)而提升工作效率的陳莉又面臨了新難題，為在順應(yīng)PC訂單增加的趨勢(shì)，研發(fā)部門增聘了兩位新同事，然而由于對(duì)主機(jī)板開發(fā)相關(guān)作業(yè)并不熟悉，新同事完全仰賴陳莉的指導(dǎo)，看來還需要一段時(shí)間才能獨(dú)立作業(yè)，雪上加霜的是陳莉的師傅關(guān)威剛剛跳槽，關(guān)威在插件材料體型到家用方面的經(jīng)驗(yàn)非常豐富，他一向是陳莉遇到機(jī)件問題的救命仙丹，如今只能自力救濟(jì)，“看來以后只能靠試誤法了（Try and Error）”，中午聚餐時(shí)，陳莉也向簡(jiǎn)森及李經(jīng)理吐露了心聲。
正在憂心本月份產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度能否達(dá)成的李經(jīng)理，在聽完陳莉訴苦后，臉色顯得格外凝重，自從接掌研發(fā)部門以來，李經(jīng)理就一直為“資深研發(fā)人員被挖角”以及“新進(jìn)人員訓(xùn)練”等問題頭痛不已，畢竟主機(jī)板設(shè)計(jì)完全仰賴人員腦力，沒有人與經(jīng)驗(yàn)，就沒有產(chǎn)能與進(jìn)度。
眼看著這個(gè)周末又要要求部門全體人員加班，“這樣下去不是造成資深人員更容易被挖用”。李經(jīng)理記得上個(gè)月在數(shù)學(xué)時(shí)代看到報(bào)道，對(duì)于國(guó)外信息業(yè)者實(shí)施知識(shí)管理的成效印象深刻，為了早日解決問題，李經(jīng)理決定伙同數(shù)據(jù)中心及信息部主管研商研發(fā)部門推動(dòng)知識(shí)管理的對(duì)策。
在李經(jīng)理坦誠(chéng)透露研發(fā)部門遭遇到的困難之后，信息部門主管立時(shí)想起前一起參加知識(shí)管理研討會(huì)的內(nèi)容，馬上向李經(jīng)理解脫大型企業(yè)如何運(yùn)用社群活動(dòng)及虛空間概念，建立學(xué)習(xí)型組織，以促成知識(shí)產(chǎn)生、累積、與分享等等國(guó)外顧問公司為企業(yè)導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)的方法。李經(jīng)理是然此項(xiàng)管理概念感興趣，然則也曾參與社群活動(dòng)的他，立時(shí)指出在這樣的觀念下，無法約束人員依公司需求留下工經(jīng)驗(yàn)，只能采用鼓勵(lì)的方式，與研發(fā)部門希望有系統(tǒng)累積知識(shí)的目標(biāo)并不相符。此外學(xué)習(xí)型組織的建立還牽涉到企業(yè)文化的問題，似乎非一朝一夕的事可達(dá)成，從另一方面來看，新進(jìn)人員對(duì)公司環(huán)境尚不熟悉，要求他們以米群活動(dòng)的渠道來學(xué)習(xí)有點(diǎn)強(qiáng)人所難，況且受到規(guī)模限制，公司也不可能耗費(fèi)資源為研發(fā)部門設(shè)計(jì)完整的訓(xùn)練課程。
眼看研發(fā)部門的問題無法馬上解決，王副理提議：“上次我們導(dǎo)入圖文管理系統(tǒng)時(shí)，管理顧問曾提到他們有一套知識(shí)管理系統(tǒng)，是以流程為導(dǎo)向，與一般采用社群活動(dòng)有概念不同，可以透過管理機(jī)制配合對(duì)經(jīng)驗(yàn)累積與傳承作有效的控管，如果您有興趣可以找他們來談?wù)劇！瘪R上李經(jīng)理聯(lián)絡(luò)管理顧問，同時(shí)敲定來訪時(shí)間。
管理顧問在訪談過程中，向李經(jīng)理介紹了機(jī)制主義知識(shí)管理系統(tǒng)的五大概念。“以流程為導(dǎo)向”、“與部門作業(yè)結(jié)合”、“配合項(xiàng)目管理建立機(jī)制，可約束人員于完成關(guān)鍵作業(yè)時(shí)，留下知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)”、“人員依據(jù)產(chǎn)品開發(fā)流程圖以每一項(xiàng)作業(yè)為基礎(chǔ)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)”、“非結(jié)構(gòu)性知識(shí)部分，尚可透過留言板方式與其他人員互動(dòng)，同時(shí)定期整理轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)性知識(shí)”，如此可降低部門主管推行知識(shí)管理的負(fù)擔(dān)，同時(shí)減輕對(duì)企業(yè)文化的沖擊，李經(jīng)理聽完后大表認(rèn)同，馬上動(dòng)用部門年度預(yù)算，請(qǐng)管理顧問團(tuán)陰導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)。
管理顧問立即帶領(lǐng)合作廠商的系統(tǒng)工程師著手系統(tǒng)導(dǎo)入工作，首先確認(rèn)產(chǎn)品開發(fā)二級(jí)流程，細(xì)部作業(yè)以及所有的窗體及數(shù)據(jù)，其次針對(duì)關(guān)鍵作業(yè)及知識(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)易的策略選擇，然后以PC公司現(xiàn)行項(xiàng)目管理制度，規(guī)定經(jīng)驗(yàn)記錄的辦容與格式以及控管理機(jī)制，接著開始系統(tǒng)建立工作，并將研發(fā)部門現(xiàn)有知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)在徹底整理后，轉(zhuǎn)入系統(tǒng)作為知識(shí)管理開始運(yùn)作的基礎(chǔ)，最后召開說明會(huì)議，向全體研發(fā)人員說明日后每個(gè)人在知識(shí)管理方面應(yīng)執(zhí)行的工作。
系統(tǒng)導(dǎo)入完成后，李經(jīng)理在每個(gè)月部門會(huì)議上正式宣布知識(shí)管理辦法開始實(shí)施，雖然工作經(jīng)驗(yàn)的記錄將增加研發(fā)人員額外的負(fù)擔(dān)，由于看到了上一次圖文管理系統(tǒng)導(dǎo)入的成效，研發(fā)人員的反彈比預(yù)期小，剛開始執(zhí)行時(shí)，陳莉確實(shí)花了一些時(shí)間在工作經(jīng)驗(yàn)的累積上，然則過了不久她就發(fā)覺，新同事找他問問題的次數(shù)明顯降低，而且交付要作時(shí)也少費(fèi)了許多唇舌，可請(qǐng)他們進(jìn)接參考過去的做法，除此之外她也可以看互其他項(xiàng)目在處理插件材料時(shí)想出來的方法，真的無法解決時(shí)也可以在留言板上向各方高手請(qǐng)教，往往丟出一個(gè)問題可以收到五六個(gè)答案，比起以往電話打個(gè)半死的情形真是不可同日而語(yǔ)。
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