【編者按】在開始階段的混亂逐漸改善后，就進(jìn)入了項(xiàng)目化的調(diào)整階段。這一階段管理層的主要目標(biāo)強(qiáng)調(diào)跟蹤與監(jiān)控、制定規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)、多項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)及部門間的有效溝通。


　消失的密室

　　流程不完善，使很多勞動(dòng)力就像陷入了密室，付出了卻再也不見蹤影。

　　沃爾沃將項(xiàng)目管理應(yīng)用于近乎真實(shí)的汽車研發(fā)項(xiàng)目，重新梳理流程，讓每個(gè)崗位都職責(zé)明確，每次付出都有據(jù)可查。

　　總部在瑞典的沃爾沃汽車公司面向全球消費(fèi)者設(shè)計(jì)并制造各種家用轎車、商用貨車及其他特種車輛。這家擁有2.5萬多名員工的廠商每年大約制造40萬輛汽車，產(chǎn)品行銷全球100多個(gè)國(guó)家。

　　由于該公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)很大程度上以項(xiàng)目為核心開展，因此，沃爾沃公司認(rèn)為，針對(duì)每個(gè)車輛制造項(xiàng)目實(shí)施高效管理具有至高無上的重要性。近幾年，該公司現(xiàn)有工具組合已無法達(dá)到跨企業(yè)溝通所必需具備的集成化水平，沃爾沃汽車公司決心尋找一種更加有效的項(xiàng)目規(guī)劃手段。

　　啟動(dòng)概念性調(diào)研

　　Camako公司向沃爾沃汽車公司展示了Microsoft Office Project 2002 Professional。這次演示激發(fā)了沃爾沃公司對(duì)Microsoft Office企業(yè)項(xiàng)目管理（EPM）解決方案及其集成規(guī)劃特性開展調(diào)研的興趣。“在演示中看到的效果使我們想深入了解Microsoft Office企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案?！蔽譅栁制嚬緯r(shí)間與資源規(guī)劃流程主管Alf Carlson談道。他希望建立起有助于增強(qiáng)公司整體規(guī)劃方法連貫性的體系結(jié)構(gòu)，從高層管理者漸次深入到團(tuán)隊(duì)具體成員。

　　于是，沃爾沃公司啟動(dòng)概念性調(diào)研（即在測(cè)試系統(tǒng)中使用概念數(shù)據(jù)并衡量系統(tǒng)表現(xiàn)），以判斷EPM解決方案能否為公司的工作流程提供支持。調(diào)研有雙重目的：首先，沃爾沃公司需要確定如何改進(jìn)項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃、報(bào)告與記分卡等工具在車輛研發(fā)項(xiàng)目中的運(yùn)用方式；其次，沃爾沃公司希望了解EPM解決方案與上述工具配合使用后支持現(xiàn)有及所需方法的能力。

　　通過作業(yè)環(huán)境收集信息

　　Camako公司協(xié)助沃爾沃公司進(jìn)行調(diào)研，組建12個(gè)彼此關(guān)聯(lián)的系列作業(yè)環(huán)境，有來自不同工作崗位的40至50名員工參與。調(diào)研內(nèi)容包括將EPM解決方案應(yīng)用于模擬的汽車研發(fā)項(xiàng)目，并由此生成仿真研發(fā)數(shù)據(jù)，進(jìn)而使沃爾沃公司深入了解EPM解決方案及其功能特性。 每個(gè)作業(yè)環(huán)境均設(shè)不同主題，涉及從計(jì)劃與協(xié)作到風(fēng)險(xiǎn)管理與報(bào)告等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)。作業(yè)環(huán)境分別針對(duì)沃爾沃公司經(jīng)營(yíng)、技術(shù)和項(xiàng)目管理部門的人員設(shè)計(jì)，以確保公司收集到來自各個(gè)崗位的信息資料。

　　每個(gè)作業(yè)環(huán)境的第一個(gè)組成部分是向有關(guān)用戶了解其所屬業(yè)務(wù)流程和領(lǐng)域存在的改進(jìn)空間?！拔覀?cè)谏衔缏犎∥譅栁謫T工講述當(dāng)前工作方式、目前所從事的工作、正在使用的應(yīng)用程序組合以及這些應(yīng)用程序能否滿足項(xiàng)目規(guī)劃需求?！盋amako公司項(xiàng)目顧問談道：“接著，我們向大家展示Microsoft企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案滿足上述需求的能力。而每天下午則專門展示EPM系統(tǒng)如何滿足當(dāng)天上午談及的實(shí)際應(yīng)用需要。”

　　在每個(gè)作業(yè)環(huán)境結(jié)束前，沃爾沃和Camako公司有關(guān)人員將圍繞EPM解決方案的眾多定制化方法展開研討，以發(fā)現(xiàn)與沃爾沃公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的最佳契合點(diǎn)。他們還向用戶展現(xiàn)項(xiàng)目視圖的分類與可視化操作方法、數(shù)據(jù)表修改方法和多種報(bào)告運(yùn)行方法等實(shí)用技能?？紤]到用戶反饋只有在具有用戶已知數(shù)據(jù)的仿真情境下才較為精確，沃爾沃公司和Camako公司在概念性調(diào)研中運(yùn)用真實(shí)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)。

　　沃爾沃和Camako公司根據(jù)每個(gè)作業(yè)環(huán)境的具體人員情況，鼓勵(lì)他們親身體驗(yàn)EPM解決方案。鑒于概念性驗(yàn)證專用系統(tǒng)被構(gòu)建成一個(gè)完全隔絕于沃爾沃公司常規(guī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的獨(dú)立局域網(wǎng)，因此，測(cè)試活動(dòng)十分安全。某些用戶甚至將自己的便攜式PC與測(cè)試系統(tǒng)集線器連接，并使用Camako公司提供的Microsoft Windows Terminal Services賬戶登錄局域網(wǎng)。

　　精確調(diào)節(jié)

　　每個(gè)作業(yè)環(huán)境結(jié)束后，Camako公司會(huì)與兩位沃爾沃公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人交談，聽取和評(píng)估參與人員的反饋信息，并改進(jìn)下一個(gè)作業(yè)環(huán)境所使用的方法。

　　沃爾沃公司為開展概念性調(diào)研活動(dòng)專門搭建了一個(gè)工作間，并安裝了一個(gè)包含10臺(tái)客戶端計(jì)算機(jī)和1部服務(wù)器的局域網(wǎng)。這個(gè)局域網(wǎng)配備了Microsoft Office企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案的初始安裝實(shí)例。鑒于沃爾沃公司已經(jīng)使用了Microsoft Office Excel，調(diào)研團(tuán)隊(duì)還對(duì)Microsoft Office Professional Edition 2003執(zhí)行電子表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出任務(wù)的能力進(jìn)行測(cè)試。概念性調(diào)研活動(dòng)還運(yùn)用了Microsoft Windows Server 2003操作系統(tǒng)、Windows SharePoint Services、Windows XP Professional操作系統(tǒng)和SQL Server 2000。為了不影響沃爾沃公司目前使用的“福特全球客戶端”網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，EPM解決方案初始設(shè)置還運(yùn)用了Terminal Services（終端服務(wù)）技術(shù)。此外，沃爾沃公司專門指定兩名員工在為期6至7周的調(diào)研項(xiàng)目中每天至少用一半時(shí)間配合參與不同作業(yè)環(huán)境的其他40到50名內(nèi)部員工開展驗(yàn)證活動(dòng)。

　　“我們對(duì)Microsoft Office企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案的可行性和功能特性進(jìn)行調(diào)研，重點(diǎn)關(guān)注時(shí)間計(jì)劃與進(jìn)程管理功能?！盋arlson談道：“我們需要借助作業(yè)環(huán)境整合用戶關(guān)于潛在業(yè)務(wù)流程的反饋意見，并了解用戶需求與解決方案特性之間的差距?！蔽譅栁止驹诟鱾€(gè)作業(yè)環(huán)境測(cè)試過程中，針對(duì)EPM解決方案的時(shí)間計(jì)劃編制與管理和項(xiàng)目狀態(tài)跟蹤功能進(jìn)行評(píng)估，還對(duì)可從企業(yè)內(nèi)部多種系統(tǒng)中檢索數(shù)據(jù)的記分卡功能給予關(guān)注。最后，公司審視了資源規(guī)劃和故障與文檔管理等附加功能。

　　在為期6周的作業(yè)環(huán)境驗(yàn)證過程中，沃爾沃公司為大約50名參與人員舉辦了兩次展示研討會(huì)。這兩次研討會(huì)為大家揭示了概念性測(cè)試所取得的結(jié)果?！斑@個(gè)系統(tǒng)使我們得以在規(guī)劃層次之間確保信息資料安全?！?沃爾沃汽車公司研發(fā)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目規(guī)劃主管Bertil Berntsson指出：“同我們目前所使用的系統(tǒng)相比，它能以一種更趨于優(yōu)化的方式令項(xiàng)目報(bào)告達(dá)到一個(gè)更加理想的平衡點(diǎn)?！?

　　沃爾沃公司開展的調(diào)研活動(dòng)取得了符合企業(yè)自身特色的EPM解決方案驗(yàn)證數(shù)據(jù)，形成了內(nèi)容翔實(shí)的調(diào)研報(bào)告，以便公司決策者判斷是否繼續(xù)進(jìn)行更趨細(xì)化的系統(tǒng)測(cè)試?！案拍钚哉{(diào)研所取得的一項(xiàng)成果，為確立有關(guān)項(xiàng)目管理工具的商業(yè)決策奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?！盋arlson指出。另外，沃爾沃和Camako公司在概念性調(diào)研過程中，圍繞多種設(shè)置與方案的評(píng)估工作形成了良好的協(xié)作關(guān)系。

　　對(duì)沃爾沃公司來說，概念性調(diào)研活動(dòng)的一大收益就是掌握了如何面向本公司眾多用戶提高規(guī)劃信息能見度。

　　專家題外話

　　調(diào)整階段的整體策略

　　北京大學(xué)軟件與微電子學(xué)院繼續(xù)教育部 蔣昕煒

　　在開始階段的混亂逐漸改善后，就進(jìn)入了項(xiàng)目化的調(diào)整階段。這一階段管理層的主要目標(biāo)強(qiáng)調(diào)跟蹤與監(jiān)控、制定規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)、多項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)及部門間的有效溝通。

　　1．跟蹤與監(jiān)控

　　在這一階段，管理層應(yīng)強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目基線的重要性，鼓勵(lì)對(duì)項(xiàng)目重要指標(biāo)（進(jìn)度、成本、范圍）的監(jiān)控，并嚴(yán)格控制項(xiàng)目狀態(tài)與基線間的偏差。這里應(yīng)該特別強(qiáng)化的是“基線意識(shí)”，強(qiáng)調(diào)變更流程的重要性，對(duì)變更進(jìn)行嚴(yán)格控制。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的變更要找出根源，進(jìn)而對(duì)計(jì)劃、流程進(jìn)行改進(jìn)，逐步建立起“回報(bào)周期”，以使項(xiàng)目經(jīng)理和公司管理層可以有效地獲得項(xiàng)目的狀態(tài)更新，并以此對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制。

　　2．制定規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)

　　在這一階段應(yīng)當(dāng)逐步建立起標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理工作流程和相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括IT環(huán)境、企業(yè)知識(shí)庫(kù)等。對(duì)于單項(xiàng)目管理、多項(xiàng)目協(xié)調(diào)、匯報(bào)周期、資源申請(qǐng)、仲裁流程、變更控制等一系列環(huán)節(jié)，都應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范和工作流程。這一流程的建立應(yīng)該在宏觀上完全符合項(xiàng)目管理的知識(shí)體系，但在操作層面上，則應(yīng)該充分考慮到企業(yè)的管理實(shí)踐和運(yùn)行現(xiàn)狀，逐步地、分階段地達(dá)到這一目的。

　　3．多項(xiàng)目的協(xié)調(diào)

　　在調(diào)整階段，管理層開始有意識(shí)地開始多項(xiàng)目間的優(yōu)化與協(xié)調(diào)，主要在資源的配置、資金的分配上，按項(xiàng)目組合管理的理論，使項(xiàng)目的組合和資源劃分反映企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標(biāo)。這一過程應(yīng)該盡可能變成一個(gè)量化的、可衡量的過程。通過一個(gè)整個(gè)管理層認(rèn)可的權(quán)值對(duì)項(xiàng)目的重要性、優(yōu)先級(jí)、緊迫性進(jìn)行劃分，以使資源得到更合理的使用。同時(shí)，對(duì)于相互間有關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目，注重協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制的建立，以使宏觀的規(guī)劃與協(xié)調(diào)更加合理與優(yōu)化。

　　4．部門間的溝通

　　逐步建立起有效的溝通機(jī)制，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與職能部門之間，部門與部門之間，以及項(xiàng)目與管理層之間的溝通與協(xié)調(diào)制度化、流程化。這是整個(gè)項(xiàng)目管理機(jī)制的一個(gè)重要組成部分。資源的協(xié)調(diào)、風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控以及團(tuán)隊(duì)的建設(shè)都要依靠這一機(jī)制得以實(shí)現(xiàn)。

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