外包是發(fā)包方和接包方互相信任、高度協(xié)作的共同行為。為了順利實(shí)施外包，對(duì)于發(fā)包方，要求企業(yè)具有一定的技術(shù)水平、項(xiàng)目管理水平、人力資源和溝通控制能力。對(duì)于接包方，要求企業(yè)具有一定的成本、質(zhì)量控制能力，具有國(guó)際市場(chǎng)開(kāi)拓能力（包括業(yè)務(wù)能力、交流能力、接包渠道和商業(yè)信譽(yù)等）。為了是外包服務(wù)形成產(chǎn)業(yè)化，還要求形成良好的政策環(huán)境和市場(chǎng)環(huán)境等。
下面以軟件項(xiàng)目外包為例，從發(fā)包方和接包方的角度，討論實(shí)施外包的關(guān)鍵因素。
1、項(xiàng)目需求
項(xiàng)目需求是項(xiàng)目規(guī)劃和正確實(shí)施的根本，在外包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如果客戶經(jīng)常改變需求或提出新需求，常常使項(xiàng)目延期或超出預(yù)算，對(duì)于合作雙方都會(huì)受到商譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上的損失。
通常發(fā)包方根據(jù)外包的項(xiàng)目特點(diǎn)，進(jìn)行項(xiàng)目外包分析，提出項(xiàng)目需求報(bào)告。接包方在實(shí)施項(xiàng)目之前應(yīng)該深入了解和挖掘客戶需求，對(duì)某些不明確的需求與發(fā)包方討論，對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的需求變更，規(guī)定處理辦法，并達(dá)成一致，形成項(xiàng)目的最終需求。
在需求分析階段，接包方首先對(duì)發(fā)包方的需求認(rèn)真分析，然后通過(guò)業(yè)務(wù)建模、會(huì)談、問(wèn)卷、需求會(huì)議等方式收集客戶完整需求，形成文檔，然后經(jīng)過(guò)客戶討論、客戶審查、文檔修訂等多次反復(fù)的過(guò)程。
2、項(xiàng)目計(jì)劃
在項(xiàng)目實(shí)施之前，通常發(fā)包方提出項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的草稿。項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)該完整、可行，對(duì)于項(xiàng)目流程、工作量、資源配置和項(xiàng)目里程碑等需要雙方接受達(dá)成一致。
接包方要及時(shí)全面分析計(jì)劃的內(nèi)容，要詳細(xì)地跟本企業(yè)的計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)和審核，從而了解外包商對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的流程、內(nèi)容、估計(jì)的工作量和資源的安排是否與項(xiàng)目本身的要求吻合。明顯的差異都需要及時(shí)澄清并建立共識(shí)。
發(fā)包方根據(jù)接包方對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃草稿的建議認(rèn)真分析和深入討論，進(jìn)行必要的修改和補(bǔ)充，形成雙方都接受的最終項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。
3、質(zhì)量控制
軟件外包的質(zhì)量指軟件產(chǎn)品滿足用戶需求的程度，包括功能需求、性能需求、穩(wěn)定性、安全性和技術(shù)先進(jìn)性需求、支持和服務(wù)需求等。達(dá)到客戶的質(zhì)量要求是外包業(yè)務(wù)的基本要求。
以軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目為例，接包方質(zhì)量控制的常用方法如下：
通過(guò)多次反復(fù)、多方參與的評(píng)審控制需求和設(shè)計(jì)的質(zhì)量。
在編碼之前，制定代碼規(guī)范，并強(qiáng)制執(zhí)行，以便保證代碼的規(guī)范性。
通過(guò)嚴(yán)格的、完整的測(cè)試流程保證編碼質(zhì)量。
需求分析、方案、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、測(cè)試計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃等必須進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，通過(guò)內(nèi)部評(píng)審后指定雙方人員共同審查。
必須制定全面的測(cè)試計(jì)劃和質(zhì)量保證實(shí)施過(guò)程并通過(guò)審查。
系統(tǒng)交付使用前，要經(jīng)歷單元測(cè)試、集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試和用戶測(cè)試、驗(yàn)收測(cè)試等質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程。
制定實(shí)施和維護(hù)計(jì)劃以及實(shí)施和維護(hù)操作規(guī)程，記錄操作過(guò)程，及時(shí)請(qǐng)發(fā)包方確認(rèn)。
4、進(jìn)度控制
進(jìn)度影響雙方的成本，可能影響發(fā)包方的業(yè)務(wù)，進(jìn)度還可能影響產(chǎn)品質(zhì)量。
接包方應(yīng)該按照項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度實(shí)施項(xiàng)目，及時(shí)定期匯報(bào)實(shí)際實(shí)施的進(jìn)度。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中影響進(jìn)度的因素綜合分析，及時(shí)與發(fā)包方交流，提出解決辦法。發(fā)包方要對(duì)接包方的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控。
軟件外包項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度控制的常用方法如下：
通過(guò)科學(xué)估算，考慮資源配置情況，共同制定合理的雙方認(rèn)可的進(jìn)度計(jì)劃。
細(xì)分任務(wù)，制定更加精細(xì)的里程碑，并按里程碑進(jìn)行驗(yàn)收和考核。
建立常規(guī)的進(jìn)度報(bào)告制度，以便及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度。
采用嚴(yán)格的流程來(lái)控制需求變更。
進(jìn)度計(jì)劃中，將一些比較大的工作拆細(xì)，以便設(shè)立更多的里程碑。
5、風(fēng)險(xiǎn)控制
風(fēng)險(xiǎn)管理（Risk Management）是指經(jīng)濟(jì)單位對(duì)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)、識(shí)別、評(píng)估、分析并在此基礎(chǔ)上有效地處置風(fēng)險(xiǎn)，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大安全保障的科學(xué)管理方法。
發(fā)包方要根據(jù)外包項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定切實(shí)可行的計(jì)劃，選擇合適的接包方，并且密切監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程。
接包方一定要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目足夠了解，其中包括項(xiàng)目需求、工作范圍、實(shí)現(xiàn)方法和預(yù)期經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)源。對(duì)于已經(jīng)完成的部分，要有一套合理的評(píng)估方法。
發(fā)包方可以通過(guò)下列方式來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)：
通過(guò)考察企業(yè)實(shí)力、資格認(rèn)證和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)格選擇接包方。
通過(guò)嚴(yán)密的法律條款、嚴(yán)格的合同審核來(lái)保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密。
通過(guò)嚴(yán)格的過(guò)程的過(guò)程控制來(lái)控制外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量和進(jìn)度。
接包方可以通過(guò)下列方式來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)：
進(jìn)行嚴(yán)格的需求管理和控制，充分挖掘客戶需求。
嚴(yán)格規(guī)范合同起草、談判、審查和簽署，在合同條文中明確規(guī)定外包服務(wù)過(guò)程的責(zé)、權(quán)、利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密保護(hù)。
執(zhí)行規(guī)范的項(xiàng)目管理和控制，嚴(yán)格控制質(zhì)量和進(jìn)度。
通過(guò)有效的人力資源管理來(lái)穩(wěn)定隊(duì)伍、建立后備隊(duì)伍和提升團(tuán)隊(duì)的技術(shù)能力和綜合素質(zhì)。
建立和保持暢通的溝通渠道。
6、交流與溝通
實(shí)施外包項(xiàng)目是發(fā)包方和接包方互相配合、共同合作的過(guò)程。要保障外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，必須建立有效的溝通渠道。
建立有效的溝通渠道包括以下內(nèi)容：
確定可以采用哪些交流工具，以及什么情況下應(yīng)該采用什么溝通工具（現(xiàn)場(chǎng)交流、電話交流、傳真、電子郵件、在線交談等）。
確定交流的時(shí)機(jī)和頻率，包括接包方提交進(jìn)度報(bào)告和雙方召開(kāi)項(xiàng)目實(shí)施交流會(huì)。
確定交流的格式（例如，規(guī)定周報(bào)的格式）。
確定交流的形式（現(xiàn)場(chǎng)交流、電話會(huì)議，雙方項(xiàng)目聯(lián)系人）。
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