1.2 項目計劃和預(yù)算（一）
上期我們討論了如何定義清楚項目的目標(biāo)，這期開始討論目標(biāo)確定后如何制定計劃和預(yù)算。
因為項目具有唯一性，決定了項目中必然有我們從未做過的事情，所以項目的首要任務(wù)就是“計劃、計劃、計劃”。強(qiáng)調(diào)計劃的重要性并非說明項目管理的主要任務(wù)就是編制計劃，而是指計劃是一項貫穿于整個項目生命周期的持續(xù)不斷的過程，實際工作中恰恰要注意計劃的詳細(xì)程度與項目的實際規(guī)模匹配。
項目計劃包括主計劃和輔助計劃。主計劃的編制有清晰的步驟，大多數(shù)項目都可以按相同的順序進(jìn)行，一般包括范圍定義、活動定義、活動估算、活動排序（網(wǎng)絡(luò)分析）、進(jìn)度計劃、資源計劃、成本估算和成本預(yù)算等步驟。輔計劃的編制則可以陸續(xù)或單獨進(jìn)行，與具體項目的特點也有比較密切的聯(lián)系。輔助計劃包括質(zhì)量計劃、組織計劃、溝通計劃、風(fēng)險管理計劃、變更控制計劃等。
本期討論主計劃的范圍和活動定義部分，后面將陸續(xù)介紹活動估算和網(wǎng)絡(luò)分析以及進(jìn)度/資源計劃、項目預(yù)算等內(nèi)容。討論的重點不是具體的過程，而是一些實用的工具和方法，通過介紹工具的使用方法貫穿制定計劃的過程。
1.2.1范圍和活動定義
項目計劃的第一步是項目范圍定義，進(jìn)而定義項目需要進(jìn)行的活動、角色、責(zé)任以及項目組的結(jié)構(gòu)。
范圍定義一般使用WBS（Work Breakdown Structure）。WBS將項目的“交付物”自頂向下逐層分解成易于管理的若干元素（這些元素組成一個樹型圖），因此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項目的工作范圍。WBS每細(xì)分一層都是對項目元素更細(xì)致的描述，細(xì)分的元素稱為工作細(xì)目，其中最低層的工作細(xì)目（樹型圖的葉節(jié)點）叫工作包。為了方便分層統(tǒng)計和識別，WBS中的每個元素都被指定一個唯一的標(biāo)識符，并分層表示。
WBS是項目管理的起點，但WBS沒有固定的分解方法，也沒有唯一正確的答案，甚至需要分解到什么層次也沒有統(tǒng)一的規(guī)定。這里根據(jù)筆者的經(jīng)驗提供IT領(lǐng)域WBS分解的幾個參考原則：
★ 可以將項目生命周期的各個階段做為第一層，將每個階段的交付物作為第二層；如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三層；
★ 分解時要考慮項目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨作為一個細(xì)目；
★ 對一些各個階段中都存在的共性的工作可以提取出來，例如人員培訓(xùn)作為獨立的細(xì)目；
★ 分解時應(yīng)考慮盡量使一個工作細(xì)目容易讓具有相同技能的一類人承擔(dān)；
★ 分解的層次應(yīng)確保工作包的工期、成本易于估算，同時結(jié)果易于驗證和度量。
確定了工作范圍后，就要考慮按什么步驟做才能獲得這些成果，這稱為活動定義，其結(jié)果是《活動清單》?！痘顒忧鍐巍放cWBS不同，《活動清單》的元素是“動作”，一般是一個動賓詞或主謂詞，如“制定定單”、“安裝設(shè)備”；而WBS的元素是 “交付物（有形產(chǎn)品）”，一般是一個名詞，如“硬件設(shè)備”。但WBS是《活動清單》的基礎(chǔ)，一般《活動清單》依據(jù)WBS順序進(jìn)行。但在IT領(lǐng)域中，“活動”和“交付物”關(guān)系比較直接，所以《活動清單》與WBS同步進(jìn)行反而比較方便。這里向大家介紹一個實用的《活動清單》模板。（見表1）
★ 第一欄是活動列表，根據(jù)各階段和主要交付物分層次列出項目需要進(jìn)行的所有活動；
★ 第二欄是責(zé)任矩陣，頂端列出完成工作所需要的各類角色；角色和活動的交叉部分定義了每項活動由哪個角色負(fù)責(zé)，還可以記錄某角色在該活動中投入的工作量；
★ 第三欄是估算欄，記錄完成每個活動需要的總工作量以及總工期；
★ 第四欄是前置活動，記錄活動之間的關(guān)系，即填寫哪些完成之后該活動才可以啟動；
★ 第五欄是費用預(yù)算，記錄除人力成本和采購成本外的投入的專項費用；
★ 第六欄是交付記錄，列出每項任務(wù)完成后應(yīng)該提交的過程記錄或證明文件。
如果使用表1的《活動清單》模板，則前面討論的范圍和活動定義工作可以看成是填表的1區(qū)和6區(qū)過程，從而確定了所有的“事”和完成后的“證明”。接下來要考慮則是由誰來做這些事，這可以通過填寫2區(qū)的責(zé)任矩陣完成。
責(zé)任矩陣表頭部分填寫項目需要的各種人員角色，而與活動交叉的部分則填寫每個角色對每個活動的責(zé)任關(guān)系，從而建立“人”和“事”的關(guān)聯(lián)。不同的責(zé)任可以用不同的符號表示。例如P（Principal）表示負(fù)責(zé)人；S（Support）表示支持者或參與者；R（Review）表示審核者。用責(zé)任矩陣可以非常方便地進(jìn)行檢查責(zé)任檢查：橫向檢查可以確保每個活動有人負(fù)責(zé)，縱向檢查可以確保每個人至少負(fù)責(zé)一件“事”。在完成后續(xù)討論的估算工作后，還可以橫向統(tǒng)計每個活動的總工作量，縱向統(tǒng)計每個角色的投入的總工作量。
確定了所有的角色之后，依據(jù)與“活動清單”的責(zé)任關(guān)系可以非常自然地建立項目組的組織結(jié)構(gòu)，這種明確的有層次的責(zé)任關(guān)系也便于自頂向下分層管理。注意這里定義的“角色”并非實際的人員，具體由“誰”負(fù)責(zé)需要根據(jù)擔(dān)負(fù)的責(zé)任在項目的過程中落實。
綜上所述，計劃分主計劃和輔助計劃。主計劃的第一步是定義項目的工作范圍和活動。范圍定義的結(jié)果可以用WBS描述，活動定義的結(jié)果可以《活動清單》描述，《活動清單》可以和WBS同步獲得。《活動清單》中的責(zé)任矩陣可以描述項目需要的各類角色和責(zé)任關(guān)系，所有角色確定后可以方便地確定組織結(jié)構(gòu)。下期我們將討論活動估算和網(wǎng)絡(luò)分析的方法。
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