編者按：如果用兩個字概括當前社會的特點，那就是“變化”，而這種變化在資訊産業(yè)中體現(xiàn)得尤爲突出。專案管理對於軟體企業(yè)來說，是應(yīng)對變化較爲有效的方法。下文根據(jù)中創(chuàng)軟體在專案管理方面的實踐，提出了一些經(jīng)驗之談。
如果用兩個字概括當前社會的特點，那就是“變化”，而這種變化在資訊産業(yè)中體現(xiàn)得尤爲突出，技術(shù)創(chuàng)新速度越來越快，用戶需求與市場不斷變化，人員流動也大大加快。在這種環(huán)境下，企業(yè)需要應(yīng)對的變化以及由此帶來的挑戰(zhàn)大大增加，也給管理帶來了很多問題和挑戰(zhàn)。軟體行業(yè)是一個極具挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的新行業(yè)，管理上沒有成熟的經(jīng)驗可供借鑒。而專案管理應(yīng)該說對於軟體企業(yè)，尤其是那些以應(yīng)用開發(fā)與系統(tǒng)集成爲主的軟體企業(yè)，是行之有效的管理方法。
問題多多
專案管理雖然沒有非常高深的理論，但要真正實施起來，也絕非易事。一個典型的專案基本可以劃分爲啓動、計劃、控制、執(zhí)行、收尾五個過程。而軟體企業(yè)實施專案管理的挑戰(zhàn)，可以說是貫穿於專案的整個生命周期。
啓動過程面臨的第一個挑戰(zhàn)是“專案目標含糊，充滿沖突”。專案的利益相關(guān)者，如專案發(fā)起人、成果使用者、負責單位等之間對需求理解不一致，對專案的目標設(shè)定不一致。啓動過程面臨的第二個挑戰(zhàn)是“交流語言不規(guī)范，缺乏溝通技巧和工具”。以上兩方面的挑戰(zhàn)導致了在專案啓動過程中，很難使專案目標被清晰定義及一致理解。管理學上經(jīng)常提到的“資訊漏斗”，就是指這樣一個非常重要的問題。除此之外，對專案目標一致性重視程度不夠，也是專案啓動過程中普遍存在的一個問題。很多專案管理者低估了達成專案目標一致性的難度，在這方面投入的精力不夠，往往簡單地認爲已經(jīng)達到一致。因此，很多專案其實是在目標沒有定義清楚的情況下匆忙啓動的。
專案計劃過程面臨的最大挑戰(zhàn)就是計劃的準確性差。産生這個問題的原因是多方面的。首先，是資訊不充分。很多專案經(jīng)理在制定計劃，尤其是制定一個新的專案計劃時沒有認真地去挖掘?qū)０纲Y訊，沒有花足夠的精力去與客戶進行深入交流。由於沒有真正使專案目標達到一致，因此專案人員獲取的資訊往往是互相沖突的，是“垃圾資訊”，對制定計劃沒有有效的幫助。第二，缺乏科學的估算方法。第三，對計劃工具的抵制。第四，缺乏對資料的統(tǒng)計積累。這也是一個非常具有挑戰(zhàn)性的方面，也是我們在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)注重加強的方面。
專案實施過程面臨的挑戰(zhàn)是由於計劃不準確、關(guān)鍵路徑不能鎖定，從而導致里程碑目標不能保證專案目標，專案實施的時間壓力增大；導致資源調(diào)動配置不合理，成本上升。在時間和成本的雙重壓力下，公司的質(zhì)量管理很容易流於形式。
而在專案控制過程中，由於受專案時間和資源的限制，專案管理者必須能夠準確及時地了解各方面的變化，以及由此帶來的連鎖反應(yīng)，并做出相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)整。然而，在沒有有效資料積累和資訊不充分的情況下，這方面的難度很大。
由於從專案啓動，到專案控制都存在著很大的挑戰(zhàn)，因此在專案收尾過程中關(guān)於時間、質(zhì)量、成本和專案范圍的沖突在這個過程中集中爆發(fā)出來。這些沖突主要表現(xiàn)在三個方面：一是客戶與專案團隊之間，專案團隊可能認爲已經(jīng)完成了預(yù)定任務(wù)，達到了客戶需求，而客戶并不這樣認爲；二是專案團隊與公司之間，專案團隊可能認爲自己已經(jīng)付出了艱苦的努力，已經(jīng)盡到了責任，然而公司卻因爲專案成本上升和客戶滿意度不高并沒有獲得利潤；三是專案成員之間，由於缺乏科學合理的評價體系，專案完成後的成績屬於誰、責任屬於誰的問題往往造成團隊成員之間的互相不理解。
更重要的是軟體企業(yè)中往往沒有把專案經(jīng)驗與教訓轉(zhuǎn)化爲知識的意識與機制。在一個專案中出現(xiàn)的問題，經(jīng)常會在以後的專案中重復(fù)出現(xiàn)。這也是爲什麼很多軟體企業(yè)在發(fā)展到一定階段，停滯不前“陷入泥潭”的重要原因之一。
應(yīng)對有規(guī)
根據(jù)近年來中創(chuàng)在專案管理方面的實踐，我們提出了“加強策劃、加強計劃，變化管理、知識管理”四句話，這些是針對專案管理不同階段提出的需要特別強調(diào)的問題，希望通過強調(diào)這些問題來規(guī)避風險，管理變化。
加強策劃的目的包括：明晰專案的價值、定義專案目標、使專案目標被一致理解。其中，最重要的一條就是專案目標被一致理解。加強策劃的方法，第一條就是“發(fā)現(xiàn)真正的客戶”；第二，要分清客戶需求與專案成果特性之間的關(guān)系。第三，要充分發(fā)揮行業(yè)專家的作用。在專案實施過程中，要調(diào)動的往往不僅是公司內(nèi)部的資源；第四，要深入溝通；最後，專案策劃過程中要強調(diào)的是“公司知識的注入”，就是要把公司過去的專案成果、知識等充分應(yīng)用，不要什麼東西都從頭重來。
爲了加強計劃的有效性，我們在公司內(nèi)部十分強調(diào)科學方法與工具的使用，并專門開發(fā)了數(shù)位神經(jīng)系統(tǒng)?！皵?shù)位神經(jīng)”這個名字是從微軟借用來的。最初聽到這個詞時，還以爲只是一種理念的炒作，但深入思考之後才發(fā)現(xiàn)“神經(jīng)”這個詞用得的確非常好，好在它表示出來兩方面的含義：一是數(shù)位只有聯(lián)結(jié)起來才有用，孤立的數(shù)位是沒有太多價值的；二是表示出了“快速反應(yīng)”的意思，在當今這個高速變化的社會，能否快速應(yīng)變是至關(guān)重要的。這個系統(tǒng)的完成對於公司很多決策和資源的再調(diào)度、再分配起到了很大的幫助。在計劃制定過程中，要強調(diào)使用模版、計劃流程，通過嚴格的計劃程式和評審簽字流程，來提高計劃的嚴謹性。爲了提高計劃能力，要注重研究和培訓。
變化管理首先要嚴格變化控制流程，首先要確認基線的變化，這個基線的變化在公司內(nèi)部是受到嚴格控制的。在很多情況下，專案組喜歡說“客戶需求已經(jīng)變化了；而這時客戶可能會說“沒有變化”。如果沒有嚴格記錄變化控制流程，就很容易産生分歧，發(fā)生混亂。我們特別強調(diào)，專案中的變化一定要獲取客戶及公司內(nèi)部的簽字認可。同時，通過數(shù)位神經(jīng)系統(tǒng)對變化進行跟蹤。另外，變化管理的第二個方面是資源的動態(tài)調(diào)配與重新組合。變化管理的第三條我們強調(diào)配置管理。變化管理的第四方面就是采用先進的質(zhì)量保障體系。
知識管理是變化管理的基本條件，沒有足夠的知識，你就不知道該如何面對專案中的變化。知識管理的措施主要分三個方面。首先，是知識的挖掘。其次，通過CMM中的過程財富，對公司專案過程中統(tǒng)計分析，形成公司知識。第三方面，要注重知識的共用。
對於軟體企業(yè)而言，這不是一個小的改變，而是一種變革，企業(yè)需要爲此付出艱苦的努力，宣傳并樹立公司范圍內(nèi)的專案管理文化十分重要。
關(guān)於作者
景新?，F(xiàn)任中創(chuàng)軟體工程股份有限公司董事長兼總裁。同時兼任山東大學兼職教授、中國軟體行業(yè)協(xié)會副理事長、中國專案管理研究委員會副主任委員、“共創(chuàng)軟體聯(lián)盟”常務(wù)理事等。2002年，當選爲首屆“中國軟體企業(yè)十大領(lǐng)軍人物”；2003年，與中創(chuàng)軟體管理團隊一起榮獲“中國軟體企業(yè)最佳團隊獎”。
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