圣經上有一個故事:人類有智慧和能力建造“通天塔”,建到一半時,上帝發(fā)現了,很害怕,于是讓人類使用不同的語言,造成溝通障礙,最后,“通天塔”成了爛尾工程。
作為基層管理人員,日常工作的布置、情況的了解、問題的處理,無一不需要溝通。因此,溝通是基層管理人員的日常工作之一。溝通就是人與人之間,利用各種通信手段,達到信息的雙向交流與傳播。作為IT從業(yè)者,我們可以從熟悉的信息通信模型(信源、信道和信宿)來看溝通:
1、信源:
工作中,基層管理人員通常主動發(fā)起溝通(對上級和對下級),即常充當信源。別人對你發(fā)出的信息采取何種態(tài)度,一般是由信息的可信度決定的,可信度基于五種因素(發(fā)信人具有的):職位、專業(yè)、信譽、形象、公平。因此,基層管理者要努力從這幾個方面成長和強化個人的可信度。另外,較好的群眾基礎和良好口碑就是這幾個方面的綜合體現。
信息的表現形式有:文字、語言、圖表、動作(肢體語言)。信息內容的表達要有針對性,才能提高信息的感染力和穿透力,例如:1)威嚇性(如,為何要禁止吸煙,舉幾個悲慘的例子),2)感情性(如,賑災動員時可以情動人),3)獎勵性(常用,如表揚),4)激勵性(針對對方動機與需要,做到有的放矢)。
2、信道:
基層管理人員所使用的溝通渠道通常為:文字(信件、通知)、小組談話(小組會)、個別談話(面談)。采用何種渠道要考慮的因素:時間、成本、地點、詳細程度、隱私需要、關系、記錄需要、反應需要。
3、信宿:
溝通是雙向的,當我們作為收信人(信宿)時,應有哪些技巧?以談話為例就是聆聽技巧:保護視線接觸、讓對方把話說完、表示贊同(點頭)、提出問題(對不清楚的或不同意的)。在溝通時,作為接收方要積極配合,即:1)領悟:收到信息后,轉化為自己的意念,并確認弄清了;2)回饋:即雙向溝通,互動式而不是完全被動式。
在選擇溝通方式時和溝通過程中,要了解溝通障礙,并盡可能地避免和克服這些障礙:
※ 語意障礙:信息中使用了一些抽象或模糊的詞(如:愈快愈好,這類程度副詞就沒有說清楚事情)
※ 物理障礙:非信息本身的環(huán)境干擾(如,你正談話時,來了電話干擾)
※ 心理障礙:這是一些心理因素產生的障礙,如:情緒(應預計聽眾的情緒反應)、感知(與個人經驗有關,對同一事物,因人產生不同的意見,因此,溝通時要盡可能了解對方)、選擇性(如:長篇大論時,聽眾只記得開頭和結尾的談話)。
談到溝通,不能不說到會議,因為,基層管理人員的一個重要溝通場合就是會議,因此,要掌握這方面的技巧:
1、參加會議:
提出并解釋自己的意見:在討論時一次發(fā)言不超過5分鐘。
聯(lián)系別人的意見:贊成時可舉數據/例子支持;反對時,以溫和方式提出有其他因素要考慮。
協(xié)助完成會議議程:減少無意義的爭論,盡快促成結論。
2、主持會議:
要明確會議的任務
制定會議議程并執(zhí)行議程
作為基層管理者,你還在打“通天塔”的地基,許多事情需要做,其中,重要的一項是練好溝通本領。相信你的“通天塔”一定能建成,并沿著“通天塔”青云直上。
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