虛擬團(tuán)隊(duì)成功第一步——該如何組成團(tuán)隊(duì)？
雖然虛擬團(tuán)隊(duì)與行動(dòng)辦公室的情況愈來(lái)愈多，不用見(jiàn)面、不用聚集在一起的人，照樣可以組成任務(wù)團(tuán)隊(duì)，完成工作。但是工作者與研究團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)家都非常清楚，能夠親身接觸、面對(duì)面溝通的傳統(tǒng)實(shí)體團(tuán)隊(duì)，仍然是最佳工作方式。
要讓虛擬團(tuán)隊(duì)順利工作、發(fā)揮最大的效果，必須從一開(kāi)始的團(tuán)隊(duì)組成與設(shè)計(jì)就考慮清楚。下面是專(zhuān)家建議的組成虛擬團(tuán)隊(duì)的考慮事項(xiàng)：
1.有些工作不適合運(yùn)用虛擬團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行。如果工作是連續(xù)性非常高的、整合性非常大的，就不大適合運(yùn)用虛擬團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員必須經(jīng)常聚在一起來(lái)回討論。招募、交易、創(chuàng)新、維持關(guān)系這些需要分享復(fù)雜資訊的活動(dòng)，最好不要采用虛擬‘團(tuán)隊(duì)，還是面對(duì)面溝通比較能夠達(dá)到效果。
2.挑選適合虛擬團(tuán)隊(duì)特質(zhì)的人，就成功了一半。理想的虛擬團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該是自動(dòng)自發(fā)主動(dòng)性強(qiáng)，不需要很多細(xì)節(jié)與工作架構(gòu)的指示就可以工作。
經(jīng)常需要從與人互動(dòng)中得到刺激、需要額外協(xié)助工作才能保持在穩(wěn)定的軌道上、科技能力差的人員，不太適合進(jìn)入虛擬團(tuán)隊(duì)。如果一定要將這樣的人納入團(tuán)隊(duì)，他們?cè)诩尤雸F(tuán)隊(duì)之前，先給予團(tuán)隊(duì)合作、計(jì)劃工作、運(yùn)用和溝通等的相關(guān)訓(xùn)練。
個(gè)人淘通習(xí)慣也是考慮條件之一。既樂(lè)于又善于淘通的人，才可能是適當(dāng)?shù)某蓡T，因?yàn)樗麄冎鲃?dòng)與清楚的溝通習(xí)慣，有助于降低無(wú)法見(jiàn)面、必須透過(guò)冷漠的科技來(lái)溝通的困擾。
3.隨時(shí)檢視團(tuán)隊(duì)是否具備虛擬合作成功條件，包括：工作目標(biāo)與焦點(diǎn)清楚，成員可以自我評(píng)估進(jìn)度與是否符合目標(biāo)。
團(tuán)隊(duì)成員了解合作需要克服的困難，并且知道如果發(fā)生危機(jī)，每個(gè)人的工作、聯(lián)絡(luò)對(duì)象為何，也清楚危機(jī)決策的層級(jí)。
成員主動(dòng)性強(qiáng)、積極溝通、互動(dòng)愉快并且是行動(dòng)導(dǎo)向的。
團(tuán)隊(duì)每有一點(diǎn)成績(jī)就找機(jī)會(huì)慶祝，并且建立虛擬茶水空間，讓大家閑聊工作之外的主題。
虛擬團(tuán)隊(duì)成功第二步——誰(shuí)是合適的領(lǐng)導(dǎo)人？
虛擬團(tuán)隊(duì)面對(duì)很大的互信與凝聚力的挑戰(zhàn)，其中成敗的最大關(guān)鍵就是團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人，他必須有不一樣的特質(zhì)與工作重點(diǎn)。
1.調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，不重過(guò)程，改而注重結(jié)果。一般的經(jīng)理人是過(guò)程導(dǎo)向，每天從辦公桌盯到茶水間，看到部屬流血流汗而確知他們努力工作。這在幾乎見(jiàn)不著面的虛擬團(tuán)隊(duì)是行不通的。領(lǐng)導(dǎo)人必須學(xué)會(huì)看結(jié)果而輕過(guò)程，要放松所習(xí)慣的傳統(tǒng)掌控，相信成員即使在視線(xiàn)之外，也會(huì)竭盡全力。雖然一開(kāi)始失去閑聊與監(jiān)控，領(lǐng)導(dǎo)人可能渾身不自在，但是這是必要的改變。習(xí)慣之后，還要把日日監(jiān)督換成隨時(shí)教導(dǎo)，幫助成員既自主又能有最好的表現(xiàn)。
2.具備對(duì)科技工具的了解與運(yùn)用的能力?？萍际翘摂M團(tuán)隊(duì)存在、運(yùn)作與生產(chǎn)力的重要命脈，所以領(lǐng)導(dǎo)人除了一般的管理能力外，還要了解科技，尤其是要了解每一種科技工具的適用范圍與局限，以及電手溝通的特性，才能帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)建立社群感，順利合作。
在常用的科技工具中，電子郵件適于發(fā)送訊息給群體，不適合移轉(zhuǎn)知識(shí)或是刺激創(chuàng)意；要腦力激蕩，可以用電子會(huì)議，讓大家公開(kāi)討論；要向一群人宣布時(shí)，可以采用網(wǎng)路廣播；需要臨場(chǎng)感的時(shí)候，就要用視訊會(huì)議。
3.善于建立團(tuán)隊(duì)凝聚力與主持會(huì)議。領(lǐng)導(dǎo)人除了應(yīng)該要訂出加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)互動(dòng)的原則、溝通時(shí)間表之外，還可以給團(tuán)隊(duì)一個(gè)名字，讓大家有認(rèn)同、歸屬感。
主持會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)人的重要工作，這在經(jīng)常虛擬、難得見(jiàn)面的會(huì)議情況更為重要。不論是進(jìn)行視訊或是面對(duì)面會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)人都要明確說(shuō)明目標(biāo)、讓大家不要失焦，讓大家在分道揚(yáng)鑣之前清楚掌握重點(diǎn)。
4.樂(lè)于幫成員大作廣告。雖然虛擬團(tuán)隊(duì)的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)體團(tuán)隊(duì)一樣，但因少與高階打照面，較難得到肯定與升遷機(jī)會(huì)。經(jīng)理人必須樂(lè)于為沒(méi)有出現(xiàn)在組織中的成員宣傳，讓他們得到肯定和有成就感。
虛擬團(tuán)隊(duì)成功第三步——怎樣溝通才會(huì)通？
大家都知道，虛擬團(tuán)隊(duì)工作最大的難題，就是溝通。要做好虛擬團(tuán)隊(duì)的溝通，專(zhuān)家有下列建議：1.制定明確的團(tuán)隊(duì)溝通原則與時(shí)間表，并且強(qiáng)力執(zhí)行。團(tuán)隊(duì)從一開(kāi)始就要建立溝通共識(shí)，包括如何立即回復(fù)電子郵件、何時(shí)使用視訊會(huì)議、誰(shuí)有決策權(quán)，因?yàn)榇蠹覠o(wú)法在走道上或是午餐時(shí)間加強(qiáng)溝通。
有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)在虛擬團(tuán)隊(duì)組成之時(shí)給團(tuán)員一份行前計(jì)劃書(shū)，其中就包括解釋工作流程、溝通原則、進(jìn)度報(bào)告與會(huì)議時(shí)間。例如說(shuō)明任一成員與客戶(hù)聯(lián)絡(luò)后，要將聯(lián)絡(luò)內(nèi)容以電子郵件告訴所有成員，才不會(huì)有人詢(xún)問(wèn)客戶(hù)同樣的問(wèn)題。
2.盡可能利用看得到的溝通方式。有聲音的比沒(méi)聲音的好，有影像的比沒(méi)影像的好，這是不變的道理。所以，如果可能，就使用多方通話(huà)或是視訊會(huì)議。如果工作進(jìn)行中都無(wú)法實(shí)體聚會(huì)，最好能在團(tuán)隊(duì)一組成時(shí)先來(lái)一次聚會(huì)，讓大家看看彼此的面。
如果長(zhǎng)期團(tuán)隊(duì)都無(wú)法聚會(huì)或是用視訊會(huì)議見(jiàn)面，甚至可以鼓勵(lì)成員分享彼此的照片。對(duì)于懶于溝通的人，尤其要加強(qiáng)海通。如果有新成員加入，要發(fā)送歡迎訊息給所有人，其中要包括所有成員的電話(huà)與電子郵件地址、附上新成員的簡(jiǎn)歷，并要求新成員附上自我介紹，讓所有的成員認(rèn)識(shí)他，也鼓勵(lì)他與大家聯(lián)絡(luò)。
3.溝通要即時(shí)、正面、言之有物。虛擬團(tuán)隊(duì)重結(jié)果，溝通內(nèi)容要重實(shí)際的協(xié)助，而且愈立即愈好。由于書(shū)面文字有時(shí)候比口語(yǔ)更容易傷人，而且既沒(méi)有非語(yǔ)言訊息緩和、又無(wú)法觀(guān)察對(duì)方的反應(yīng)、對(duì)方又可能是在孤立的情境，所以要特別留意遣詞用字，不論是建議或批評(píng)，最好都以正面的方式措詞。
4.鼓勵(lì)進(jìn)行非正式的溝通。即使虛擬，大家還是需要聯(lián)絡(luò)情感。所以要多鼓勵(lì)大家在電腦線(xiàn)上做非正式的溝通，在視訊會(huì)議開(kāi)始之前，留有一段時(shí)間大家閑聊。如果遇上成員生日或是做到一定成績(jī)，也可舉行虛擬聚會(huì)大肆慶賀，或是送個(gè)蛋糕給不在場(chǎng)的成員。
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