□選擇舉辦時(shí)機(jī)

新聞發(fā)布會(huì)一般比較正式和隆重，需要選擇好時(shí)機(jī)。

新聞的由頭

某一消息是否有新聞價(jià)值是新聞發(fā)布會(huì)召開之前必須要確認(rèn)的，此新聞為什么在現(xiàn)在必須發(fā)布，其緊迫性應(yīng)當(dāng)確認(rèn)，不要將無新聞價(jià)值的東西硬拉上新聞發(fā)布會(huì)。通常而言，企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)的由頭有以下幾種：新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)經(jīng)營方針的改變、企業(yè)首腦或高級(jí)管理人員的變更、新工廠的上馬或舊工廠的擴(kuò)建、企業(yè)合并、企業(yè)創(chuàng)立周年紀(jì)念日、企業(yè)的產(chǎn)品獲獎(jiǎng)、與企業(yè)相關(guān)的重大責(zé)任事故的發(fā)生等。

避免與社會(huì)重大活動(dòng)的時(shí)間沖突

新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)選擇合適的日期，避免與一些社會(huì)上重大的活動(dòng)和紀(jì)念日相沖突。記者們大都是大忙人，他們沒有分身術(shù)，不要使所邀請的記者因公務(wù)繁忙而無法脫身，影響發(fā)布會(huì)的效果。

做好新聞發(fā)布會(huì)在某日的具體時(shí)間安排

新聞發(fā)布會(huì)一般選在上午10時(shí)或下午3時(shí)為佳，這樣有利于方便記者到會(huì)，一般的新聞發(fā)布會(huì)，正式發(fā)言時(shí)間不超過1小時(shí)，應(yīng)留有時(shí)間讓記者提問，發(fā)布會(huì)后，一般為記者準(zhǔn)備工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于給記者提供交流和對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行深入采訪的機(jī)會(huì)。確定好具體時(shí)間后，要提前1～2周向記者發(fā)出書面邀請，讓記者充分安排好時(shí)間。并非所有記者都能到會(huì)，因此，為使新聞發(fā)布會(huì)圓滿成功，最好在邀請函上附一回執(zhí)。

□舉辦地點(diǎn)安排

在舉辦新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，應(yīng)考慮安排適合的地點(diǎn)，做好這項(xiàng)工作，需從以下兩個(gè)方面入手：

會(huì)場選址

新聞發(fā)布會(huì)的選址與所要發(fā)布的新聞性質(zhì)相融洽，同時(shí)，要考慮到交通方便、新聞發(fā)布的硬件等因素，如電話、傳真、打字、照明設(shè)備等。通常企業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)在賓館或新聞中心等地舉行，主要是考慮到上述要求。

會(huì)場布置

選定發(fā)布會(huì)會(huì)址以后，還要注意會(huì)場的環(huán)境布置，氣溫、燈光、噪音等等問題要考慮周全，千萬要選一個(gè)富于時(shí)代感的公關(guān)設(shè)計(jì)人員來布置會(huì)場，使會(huì)場既體現(xiàn)企業(yè)精神，又使記者及其他來賓產(chǎn)生賓至如歸的感覺。會(huì)場應(yīng)設(shè)有記者或來賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口或入場通道處。會(huì)場座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會(huì)的情況下。在每個(gè)記者席上準(zhǔn)備有關(guān)資料，供記者們深入細(xì)致地了解所發(fā)消息的全部內(nèi)容。

工作人員選擇

確定會(huì)議的主持人和主要發(fā)言人，主持人的作用在于把握主題范圍，掌握會(huì)議進(jìn)程，控制會(huì)場氣氛，促成會(huì)議的順利進(jìn)行。此外在必要時(shí)還承擔(dān)著消除過分緊張的氣氛，化解對立情緒、打破僵局等特殊任務(wù)；

主要發(fā)言人要透徹地掌握本企業(yè)的總體狀況及各項(xiàng)方針政策，面對新聞?dòng)浾叩母鞣N提問，需要頭腦冷靜，思維清晰，反應(yīng)靈敏，具有很強(qiáng)的語言表達(dá)能力，措辭精確，語言精練、流暢，發(fā)表的意見具有權(quán)威性，主要發(fā)言人一般由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

選擇發(fā)布會(huì)現(xiàn)場服務(wù)人員

現(xiàn)場服務(wù)人員要嚴(yán)格挑選，從外貌到自身的修養(yǎng)均要合格，并注意服務(wù)人員的性別比例，以便發(fā)揮“異性效益”。服務(wù)人員的主要工作有如下幾點(diǎn)：

（1）安排與會(huì)者簽到

（2）引導(dǎo)與會(huì)者入坐

（3）準(zhǔn)備好必要的視聽設(shè)備

（4）分發(fā)宣傳材料和禮品

（5）安排好餐飲工作

（6）安排一名攝影師專門拍攝會(huì)場情況，以備將來宣傳和紀(jì)念之用。

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