摘要：一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上。的確，“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)的過程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
本文結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)討論一下信息溝通的幾種方式及其適用情境。
關(guān)鍵詞：溝通 方式 適用情境
溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題，溝通也是項(xiàng)目得以順利開展的有力保障。一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上，可見“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要性。
我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出“團(tuán)體溝通”和“個(gè)體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。
一、團(tuán)體溝通
“團(tuán)體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動(dòng)。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、會議溝通
“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進(jìn)行：
?。?）需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等）；
?。?）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；
?。?）傳達(dá)重要信息時(shí)（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等）；
（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí)；
（5）討論復(fù)雜問題的解決方案時(shí)（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。
2、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時(shí)間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行：
（1）簡單問題小范圍溝通時(shí)（如3~5個(gè)人溝通一下產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等）；
（2）需要大家先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會大家思考等）；
?。?）傳達(dá)非重要信息時(shí)（如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等）；
?。?）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團(tuán)隊(duì)帶來影響時(shí)。
二、個(gè)體溝通
所謂“個(gè)體溝通”，是指兩人之間的溝通。個(gè)體溝通主要有以下三種常用的方式：當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。
1、當(dāng)面溝通
“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行：
（1）彼此之間的辦公距離較近時(shí)（如兩人在同一辦公室）；
?。?）彼此之間存有誤會時(shí)；
?。?）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時(shí)；
?。?）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時(shí)。
需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠(yuǎn)，請優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。我有時(shí)看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進(jìn)行：
彼此之間的辦公距離較遠(yuǎn)、但問題比較簡單時(shí)（如兩人在不同的辦公室需要討論一個(gè)報(bào)表數(shù)據(jù)的問題等）；
彼此之間的距離很遠(yuǎn)，很難或無法當(dāng)面溝通時(shí)；
彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時(shí)。
需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，請優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。
3、E-Mail（或書面）溝通
“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經(jīng)濟(jì)的溝通方式。溝通的時(shí)間一般不長，并且不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進(jìn)行：
?。?）小問題溝通時(shí)（如雙方討論一下某函數(shù)的使用語法等）；
（2）復(fù)雜問題需要借助“書面”才能表達(dá)清楚時(shí)（這類問題往往需要采用書面表達(dá)和口頭表達(dá)相結(jié)合的方式）；
?。?）需要對方先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如請教對方一個(gè)技術(shù)問題時(shí)先將問題告知對方等）。
需要特別注意的時(shí)：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時(shí)，一定要及時(shí)終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行。
需要特別指出的是，個(gè)體之間溝通時(shí)，盡量多采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行?！澳墚?dāng)面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個(gè)體溝通”方式的基本選用原則。
“溝通無極限”，靈活運(yùn)用溝通方式是一項(xiàng)難得的技能。但愿以上的文字，能給我們的工作帶來借鑒。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 《從技術(shù)主管到項(xiàng)目經(jīng)理》 （美）帕特麗夏恩斯華斯 著 王雷 孫寶成 譯
[2] 《管理的訣竅》 何建忠 編
[3] 《IT項(xiàng)目管理》凱西斯瓦爾貝 著 王金玉等 譯
作者簡介
本人1999年畢業(yè)于中南大學(xué)，獲碩士學(xué)位，現(xiàn)就職于廣州華南資訊科技有限公司（上市公司），從事過多個(gè)大型項(xiàng)目的開發(fā)和管理工作，目前任該公司軟件質(zhì)量保障總監(jiān)。
【?發(fā)表評論?0條?】