□選擇舉辦時機

新聞發(fā)布會一般比較正式和隆重，需要選擇好時機。

新聞的由頭

某一消息是否有新聞價值是新聞發(fā)布會召開之前必須要確認的，此新聞為什么在現(xiàn)在必須發(fā)布，其緊迫性應(yīng)當確認，不要將無新聞價值的東西硬拉上新聞發(fā)布會。通常而言，企業(yè)新聞發(fā)布會的由頭有以下幾種：新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)經(jīng)營方針的改變、企業(yè)首腦或高級管理人員的變更、新工廠的上馬或舊工廠的擴建、企業(yè)合并、企業(yè)創(chuàng)立周年紀念日、企業(yè)的產(chǎn)品獲獎、與企業(yè)相關(guān)的重大責任事故的發(fā)生等。

避免與社會重大活動的時間沖突

新聞發(fā)布會應(yīng)選擇合適的日期，避免與一些社會上重大的活動和紀念日相沖突。記者們大都是大忙人，他們沒有分身術(shù)，不要使所邀請的記者因公務(wù)繁忙而無法脫身，影響發(fā)布會的效果。

做好新聞發(fā)布會在某日的具體時間安排

新聞發(fā)布會一般選在上午10時或下午3時為佳，這樣有利于方便記者到會，一般的新聞發(fā)布會，正式發(fā)言時間不超過1小時，應(yīng)留有時間讓記者提問，發(fā)布會后，一般為記者準備工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于給記者提供交流和對企業(yè)領(lǐng)導人進行深入采訪的機會。確定好具體時間后，要提前1～2周向記者發(fā)出書面邀請，讓記者充分安排好時間。并非所有記者都能到會，因此，為使新聞發(fā)布會圓滿成功，最好在邀請函上附一回執(zhí)。

□舉辦地點安排

在舉辦新聞發(fā)布會時，應(yīng)考慮安排適合的地點，做好這項工作，需從以下兩個方面入手：

會場選址

新聞發(fā)布會的選址與所要發(fā)布的新聞性質(zhì)相融洽，同時，要考慮到交通方便、新聞發(fā)布的硬件等因素，如電話、傳真、打字、照明設(shè)備等。通常企業(yè)的新聞發(fā)布會在賓館或新聞中心等地舉行，主要是考慮到上述要求。

會場布置

選定發(fā)布會會址以后，還要注意會場的環(huán)境布置，氣溫、燈光、噪音等等問題要考慮周全，千萬要選一個富于時代感的公關(guān)設(shè)計人員來布置會場，使會場既體現(xiàn)企業(yè)精神，又使記者及其他來賓產(chǎn)生賓至如歸的感覺。會場應(yīng)設(shè)有記者或來賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口或入場通道處。會場座次安排要分清主次，特別是有貴賓到會的情況下。在每個記者席上準備有關(guān)資料，供記者們深入細致地了解所發(fā)消息的全部內(nèi)容。

工作人員選擇

確定會議的主持人和主要發(fā)言人，主持人的作用在于把握主題范圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議的順利進行。此外在必要時還承擔著消除過分緊張的氣氛，化解對立情緒、打破僵局等特殊任務(wù)；

主要發(fā)言人要透徹地掌握本企業(yè)的總體狀況及各項方針政策，面對新聞記者的各種提問，需要頭腦冷靜，思維清晰，反應(yīng)靈敏，具有很強的語言表達能力，措辭精確，語言精練、流暢，發(fā)表的意見具有權(quán)威性，主要發(fā)言人一般由企業(yè)主要負責人或部門負責人擔任。

選擇發(fā)布會現(xiàn)場服務(wù)人員

現(xiàn)場服務(wù)人員要嚴格挑選，從外貌到自身的修養(yǎng)均要合格，并注意服務(wù)人員的性別比例，以便發(fā)揮“異性效益”。服務(wù)人員的主要工作有如下幾點：

（1）安排與會者簽到

（2）引導與會者入坐

（3）準備好必要的視聽設(shè)備

（4）分發(fā)宣傳材料和禮品

（5）安排好餐飲工作

（6）安排一名攝影師專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀念之用。

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