摘要：本文控討PMO作了一種交付組織戰(zhàn)略目標(biāo)的支持方式的本質(zhì)和結(jié)構(gòu)，分析了PMO對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合三個(gè)層次的支持，兩個(gè)案例分析聚焦于PMO的關(guān)系管理能力，并提出一個(gè)利益相關(guān)方圓環(huán)模型TM作為利益相關(guān)方管理和銜接戰(zhàn)略的方法論和工具。
關(guān)鍵詞：PMO 溝通和銜接 項(xiàng)目關(guān)系管理 利益相關(guān)方圓環(huán)TM
0 引言
許多在技術(shù)上有競(jìng)爭(zhēng)力的PMO不能夠通過專注于技術(shù)、數(shù)據(jù)和過程來最大化自身對(duì)它們母組織的價(jià)值，把那些PMO的價(jià)值感覺從簡(jiǎn)單地被看做一個(gè)“管理總部”(administrative overhead)變?yōu)橐粋€(gè)有價(jià)值、基本的組織資源是可能的，只要通過適當(dāng)?shù)臏贤ê豌暯?engagement)戰(zhàn)略對(duì)組織的所有層面提供有效的支持。
為達(dá)到“超大規(guī)模的績(jī)效”(supersized performance),當(dāng)PMO的結(jié)構(gòu)被管理層設(shè)計(jì)成與組織的成熟度相一致時(shí)，它是最有效的。成熟度在這個(gè)意義上是組織運(yùn)用項(xiàng)目群和項(xiàng)目把業(yè)務(wù)戰(zhàn)略變?yōu)闃I(yè)務(wù)利益和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的能力，對(duì)它來說，PMO必須認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和高級(jí)管理層對(duì)它有不同的感覺、期望和對(duì)成功的度量，并且必須定制自身溝通戰(zhàn)略來滿足他們的不同需求，通過使用恰當(dāng)?shù)墓芾砗蜏贤☉?zhàn)略，PMO可以更方便地獲取自身所需的信息，并使自身的報(bào)告和訊息得到理解與執(zhí)行，注重關(guān)系和PMO是值提項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，和高級(jí)管理層相信和依賴的，因?yàn)樗鳛橐粋€(gè)在兩個(gè)群體之間的、有效的文化翻譯并最終成為一個(gè)幫助高級(jí)管理層達(dá)到組織目標(biāo)的合作伙伴，作為一個(gè)結(jié)果，PMO將被認(rèn)為交付了額外的價(jià)值。
在為達(dá)到“超大規(guī)模的績(jī)交”的自身動(dòng)力中，PMO需要注意母組織當(dāng)前的和演進(jìn)的成熟度層次，并考慮所處不同階段來平衡自身的效果，因?yàn)樗诮M織中起著一個(gè)日益重要的角色---通過自身成功地參與組織的業(yè)務(wù)幫助組織達(dá)到成功。
1 通過PMO交付戰(zhàn)略目標(biāo)
在許多組織中，項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合這三個(gè)層次獨(dú)立地和互相依賴存在，項(xiàng)目被定義為：“為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而采取的一個(gè)臨時(shí)的努力”（PMI 2004 368）；項(xiàng)目群被定義為：“為得到利益和控制不能通過單獨(dú)的管理而只能以協(xié)調(diào)的方式管理的一組相互聯(lián)系的項(xiàng)目。項(xiàng)目群包括要素或在其單個(gè)項(xiàng)目的范圍之外的相關(guān)工作”（PMI 2004 368）項(xiàng)目組合是：“由項(xiàng)目、項(xiàng)目群或其他組合在一起的工作組成的集合，為的是利于達(dá)成戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的工作的有效管理（PMI 2004 367）”,組織生成一個(gè)愿景，然后把愿景變成一系列的戰(zhàn)略目標(biāo)，再把戰(zhàn)略目標(biāo)變?yōu)轫?xiàng)目組合。建立項(xiàng)目群來達(dá)到這些目標(biāo)，符合這些目標(biāo)的項(xiàng)目被批準(zhǔn)并被組織在項(xiàng)目群中，通常項(xiàng)目交付項(xiàng)目群的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的一個(gè)目的或方面，這些產(chǎn)品、服務(wù)或成果是被預(yù)先定義并與組織戰(zhàn)略目標(biāo)相一致的。
根據(jù)PMBOK，項(xiàng)目管理辦公室(project management office,PJMO)提供在自身領(lǐng)域下的那些項(xiàng)目的、集中的和協(xié)調(diào)的管理，而項(xiàng)目群辦公室(program management office,PGMO)提供戰(zhàn)略性的和集中的支持，“因而公司利益通過共享資源、方法論、工具和技術(shù)以及相關(guān)高層次項(xiàng)目管理的關(guān)注被實(shí)現(xiàn)了”（PMI 2004 369）
PMOs被定義為連續(xù)的成熟度術(shù)語，從“項(xiàng)目辦公室”到“優(yōu)秀中心”，在不同的能力水平上，其職能包含對(duì)以下的支持：戰(zhàn)略性規(guī)劃；制定基準(zhǔn)和持續(xù)改進(jìn)；課程學(xué)習(xí)；估算數(shù)據(jù)庫和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)形式的知識(shí)管理(Kerzner 2005:101).PMO的角色被描述為：“通過專業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐應(yīng)用以及把業(yè)務(wù)利益調(diào)整和整合到項(xiàng)目和項(xiàng)目群的管理和成功交付中，來幫助項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)組織”。在探究這些和其他的定義后，很清楚PMO不存在一個(gè)公認(rèn)的、相同的結(jié)構(gòu)，甚至不存在一般的定義，導(dǎo)致需要采用Dai和Wells(2004)所發(fā)展的“PMO存在（PMOpresence）”的定義。然而“PMO存在”的概念只能是暫時(shí)的度量，保持狀況直到PMO更精確的定義、角色陳述和結(jié)構(gòu)產(chǎn)生。
這篇文章建議一個(gè)“PMO存在”的模型，此由兩個(gè)基礎(chǔ)產(chǎn)生，第一個(gè)是用項(xiàng)目交付業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的三層結(jié)構(gòu)，第二個(gè)是基于PMO的基本功能，監(jiān)視、方法論和指導(dǎo)，這三類支持與Kerzner和Hill開發(fā)的PMO成熟度五層模型的早期階段相一致。
2 成功（和失?。┑亩攘?br>
當(dāng)項(xiàng)目或項(xiàng)目群失敗時(shí)，執(zhí)行的組織受得影響，因?yàn)樽陨響?zhàn)略目標(biāo)的某方成將不會(huì)按計(jì)劃被交付，稀缺資源被浪費(fèi)，并且曾期望從項(xiàng)目成果中得到利益的個(gè)人和群體（利益相關(guān)方）受到負(fù)面影響。KPMG做的研究顯示在調(diào)查之前的12個(gè)月：
（1）49%的受訪者經(jīng)歷了至少一次項(xiàng)目失??；
（2）只有2%的受訪都達(dá)到了目標(biāo)利益；
（3）86%的組織損失了自身所有項(xiàng)目組合的25%的目標(biāo)利益。
近十年所做的研究表明項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合的成功受以下影響：
（1）項(xiàng)目/項(xiàng)目群經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)的知識(shí)、技巧和經(jīng)驗(yàn)的水平；
（2）恰當(dāng)和持續(xù)地使用項(xiàng)目管理工具、過程和方法論；
（3）項(xiàng)目/項(xiàng)目群/項(xiàng)目組合成果與組織戰(zhàn)略的一致性；
（4）管理利益相關(guān)方的期望；
（5）用戶和經(jīng)理適當(dāng)?shù)?、適時(shí)地和持續(xù)地參與；
（6）適時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)管理。
成功的項(xiàng)目和項(xiàng)目群管理通過一個(gè)臨時(shí)的組織結(jié)構(gòu)---價(jià)值交付(value delivery)依賴于平衡時(shí)間、成本和范圍限制所帶來的相互沖突的管理需求，來給執(zhí)行組織交付預(yù)定的戰(zhàn)略利益，同時(shí)項(xiàng)目的利益相關(guān)方的需求和期望必須在一個(gè)充滿不確定性和模糊（風(fēng)險(xiǎn)管理）的環(huán)境中進(jìn)行管理---關(guān)系管理(relationship management).
價(jià)值被交付給組織不僅是通過管理一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目群的進(jìn)度、預(yù)算和質(zhì)量/范圍，而且通過保證項(xiàng)目/項(xiàng)目群滿足適當(dāng)?shù)?、?shí)現(xiàn)其價(jià)值的條件，一個(gè)額外的部分是提供作為與利益相關(guān)方溝通的根本是提供作為利益相關(guān)方溝通的根本工具的，準(zhǔn)確、及時(shí)和專注的報(bào)告。在三個(gè)互相緊密聯(lián)結(jié)的成功要素中，第一個(gè)是定義，交付和沒量給組織的價(jià)值，第二個(gè)要素是在執(zhí)行組織可按受的限制內(nèi)管理風(fēng)險(xiǎn)和抓住機(jī)遇，第三個(gè)要素是通過平衡利益相關(guān)方的需求和期望之間的沖突，管理在項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合之內(nèi)或周圍的關(guān)系。所有這些要素要求管理技巧和知識(shí)的應(yīng)用。
當(dāng)應(yīng)用到項(xiàng)目組合管理時(shí)，成功的三要素變?yōu)椋和ㄟ^利益管理義付價(jià)值---確定一個(gè)項(xiàng)目群將交付的期望利益，關(guān)系管理不變崗險(xiǎn)管理變?yōu)轫?xiàng)目群治理。
主要由KPMG（2003）和（2005）組織和出版的調(diào)查論證了一個(gè)有效的PMO對(duì)其母組織的價(jià)值，以及成功的關(guān)鍵：
（1）執(zhí)行官的支持，管理層的關(guān)注和接受；
（2）一個(gè)清晰的任命；
（3）所有項(xiàng)目被包括；
（4）在整個(gè)項(xiàng)目生命周期理解、跟蹤和測(cè)量項(xiàng)目利益；
（5）開發(fā)工具使用的正式培訓(xùn)和項(xiàng)目/項(xiàng)目群管理的能力。
3 兩個(gè)案例分析
PMO的根本角色總是由其支持的執(zhí)行組織定義的，并且它必須在組織的獨(dú)特文化之內(nèi)在效地運(yùn)行，這些限制使設(shè)計(jì)一個(gè)“一成不變”(one-size-fits-all)的PMO變得不可能，但是每個(gè)PMO都能通過以自身工作方式內(nèi)給關(guān)系管理恰當(dāng)關(guān)注來“擴(kuò)大”（supersize）自身交付的價(jià)值，交對(duì)其母組織的“底線”(bottom line)做出顯著的貢獻(xiàn)，在監(jiān)視、方法論支持和指導(dǎo)方面的能力仍是對(duì)PMO的至關(guān)重要的要求，如果缺失這個(gè)就沒有溝通點(diǎn)，但是一旦能力問題被克服，那么PMO領(lǐng)導(dǎo)層和員工在組織中向上和向下的有效聯(lián)系和溝通和能力會(huì)導(dǎo)致普通的績(jī)效和卓越的績(jī)效之間的差別。
第一個(gè)案例分析描述了在一個(gè)澳大利亞的單位(utility)中提供PMO形式的支持的嘗試，其IT群被建構(gòu)成在一個(gè)層次支持項(xiàng)目，在另一個(gè)層次支持項(xiàng)目群，并支持一個(gè)角色現(xiàn)在被形容為項(xiàng)目組合管理的“公司項(xiàng)目群辦公室”，其直接連接業(yè)務(wù)功能和從項(xiàng)目與項(xiàng)目群層次得到的匯報(bào)，PMOs的結(jié)構(gòu)反映了組織的結(jié)構(gòu)，在IT群中每一個(gè)層次都建立PMO，這對(duì)當(dāng)時(shí)（20世紀(jì)90年代晚期）來說是相當(dāng)復(fù)雜的概念，但是在9個(gè)月之內(nèi)結(jié)構(gòu)被該單位的高級(jí)管理層拆除，并且IT群的大部分管理被業(yè)務(wù)職能經(jīng)理所奪走。作為PGMO的經(jīng)理，我評(píng)估該三層次PMO結(jié)構(gòu)失敗的原因如下：
（1）每個(gè)PMO都已被發(fā)展成獨(dú)立的僅支持領(lǐng)域的實(shí)體。
（2）在規(guī)劃中，沒有嘗試考慮合作的或持續(xù)報(bào)告的方法，為每一個(gè)層次開發(fā)單獨(dú)報(bào)告工具，這些工具不能進(jìn)行電子溝通。開發(fā)了一個(gè)額外的工具來提供一個(gè)從分離的層次收集數(shù)據(jù)和給管理層交付報(bào)告的手段，在收集和處理從每個(gè)系統(tǒng)來的數(shù)據(jù)的過程中，第四個(gè)工具實(shí)際上提交與每個(gè)獨(dú)立的“層次”提交的數(shù)據(jù)毫無關(guān)系的匯總數(shù)據(jù)。
（3）其他兩層的經(jīng)理沒意愿共享數(shù)據(jù)和合作，并顯得只關(guān)注“贏”得軟件、管理風(fēng)格和政治成就的戰(zhàn)爭(zhēng)。
（4）這反映了執(zhí)行董事間的關(guān)系，他們是不可改變的敵人，他們?cè)谏械奈┮蝗蝿?wù)就是摧毀別人，這包括摧毀他們所管理的PMOs的名聲。
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