隨著社會的發(fā)展，可作為證據(jù)的物品越來越多，所能證明的權(quán)利義務(wù)關(guān)系也越來越復(fù)雜，然而，由于我國大部分企業(yè)證據(jù)管理觀念的陳舊以及法律專職人員的缺乏，給企業(yè)的合法有效維權(quán)帶來了很大的難度。我們今天所談的設(shè)立證據(jù)管理小組就是針對這種情況做出的一些探討。
設(shè)立證據(jù)項目管理小組是企業(yè)合法維權(quán)的內(nèi)在要求

一、企業(yè)證據(jù)管理的混亂造成維權(quán)難度加大

目前大部分企業(yè)的證據(jù)管理是不適應(yīng)證據(jù)規(guī)定的舉證要求的，企業(yè)面臨訴訟時往往會因為證據(jù)缺乏或在舉證期限內(nèi)難以舉證而陷入被動。以建筑工程為例，建設(shè)工程合同標(biāo)的額巨大、權(quán)利義務(wù)關(guān)系復(fù)雜，一旦引起糾紛往往久拖不決，其原因常常在于承包方難以分清自己的舉證責(zé)任，也難以提供有利于自己的證據(jù)。例如工程欠款案，施工企業(yè)如果向法院起訴發(fā)包方拖欠工程款，就應(yīng)當(dāng)提出相應(yīng)的證據(jù)。具體的說，施工企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)舉證證明自己向發(fā)包方提供了工程進(jìn)度款或結(jié)算款的索要文件，如每月已完工程量表或者竣工結(jié)算書等，還應(yīng)提供雙方已經(jīng)核對并確認(rèn)的欠款數(shù)額的證明文件，如工程進(jìn)度計量復(fù)核表或結(jié)算審定表等。如果雙方對這些欠款尚未確認(rèn)，但承包方至少應(yīng)提交前者證據(jù)。如果承包方能提供前者證據(jù)的話，確認(rèn)或否認(rèn)前者證據(jù)的舉證責(zé)任就成為發(fā)包方的責(zé)任，承包方完全有理由以舉證責(zé)任規(guī)定為理由，要求人民法院裁定分配發(fā)包方舉證并預(yù)繳司法鑒定費用。
然而，由于大部分企業(yè)的合同意識、證據(jù)意識差，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部證據(jù)管理混亂。首先，眾多企業(yè)以及具體負(fù)責(zé)合同履行管理的管理部門，往往注重的是確保工期和質(zhì)量，重視的是工作實物量，對雙方簽訂的合同條款研究不夠，在主觀意識方面，很少注意用證據(jù)證明自己信守合同，按合同規(guī)定行事。對合同中有明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理簽證的事由，或者不辦簽證、或者不敢辦簽證。對合同中不利于自己的條款，如何在履約過程中通過合同的補充和完善化被動為主動，則更是運作乏術(shù)。其次，證據(jù)管理與履約管理直接相關(guān)，許多企業(yè)必須建立專業(yè)的部門和有針對性的規(guī)章制度來加強履約和證據(jù)管理，而這恰恰又是目前企業(yè)證據(jù)管理中最薄弱的環(huán)節(jié)。有的企業(yè)在機(jī)構(gòu)改革中把原有的法律事務(wù)部門精簡掉，有的雖有專設(shè)的法律事務(wù)部門，但卻讓這些部門的人員主要去應(yīng)付各種訴訟，主要精力并不在合同管理和證據(jù)管理方面。這種證據(jù)管理上的混亂就向那些為了維護(hù)自身合法利益，試圖提起訴訟的企事業(yè)單位出了一個舉證上的難題，造成維權(quán)難度加大。
二、專業(yè)法律人員的缺乏造成企業(yè)維權(quán)成本的增加

企業(yè)大都缺乏法律資料管理的專業(yè)人員，在許多項目經(jīng)理部，缺乏專職的法律資料管理員，或者雖有卻未受到足夠的重視。造成各種證據(jù)在收集和固定方面的弊端，有的在實際操作中明明已按約定實施了，卻沒有書面證明；有的已經(jīng)獲得了書面簽證，但自己手里只有復(fù)印件或者沒有對方有權(quán)簽名人員的簽名，不能形成證據(jù)；更多的是曾經(jīng)有的書面證據(jù)，到時候找不到了或者丟失了。
由于專業(yè)法律人員的缺乏，一份證據(jù)，明明有利于施工企業(yè)，經(jīng)辦人員卻不知曉，不經(jīng)意之間使這份證據(jù)失去意義，企業(yè)為此造成的經(jīng)濟(jì)損失不計其數(shù)。如上海某建筑公司承建浦東一個大型工程。工程竣工后，承發(fā)包雙方幾經(jīng)交涉，好不容易對工程結(jié)算達(dá)成一致意見，雙方簽訂了一份最終造價決算的書面協(xié)議。工程最終決算為12068萬元，發(fā)包人已付10928萬元，尚欠1140萬元，雙方均簽字蓋章。這是一份雙方已經(jīng)確認(rèn)最終造價的重要證據(jù)，如以此起訴，發(fā)包方必輸無疑。但是，時隔不久，發(fā)包方對已確認(rèn)的最終決算反悔，要求再遞交審價機(jī)構(gòu)審價。這只是發(fā)包方的單方要求，只要承包方不同意，原有的決算完全有效?？沙邪絽s同意重新遞交審價，結(jié)果又審掉了250萬元。而承包方的同意重新審價，雙方原有的最終造價的確認(rèn)就作廢了，不再成為有利承包方的證據(jù)。
上述真實的實際案例充分反映出由于從事企業(yè)證據(jù)管理的工作人員在證據(jù)意識方面的缺乏（或者說根本沒有證據(jù)意識）會給企業(yè)造成維權(quán)成本增加的后果，嚴(yán)重的話甚至?xí)?dǎo)致一個企業(yè)的破產(chǎn)，因此，企業(yè)的證據(jù)管理需要專業(yè)的法律從業(yè)人員。
管理制度的完善需要時間，專職法律人員的培養(yǎng)更非一日之功，那么，這是否意味著我們對企業(yè)中如此混亂的證據(jù)管理無計可施了呢？答案是否定的，事實上，我們可以通過在律師事務(wù)所設(shè)立證據(jù)項目管理小組，同時幫助多個企業(yè)進(jìn)行證據(jù)管理，從而達(dá)到既節(jié)省法律人才又使企業(yè)的證據(jù)管理有序化的目的?，F(xiàn)在我們就如何通過設(shè)立證據(jù)項目管理小組來合法、高效的維護(hù)企業(yè)的自身權(quán)利作一些探討。

設(shè)立證據(jù)項目管理小組是法律服務(wù)現(xiàn)代化的必然趨勢

一、設(shè)立證據(jù)項目管理小組有利于提高法律服務(wù)的效率

要設(shè)立證據(jù)項目管理小組，我們首先要了解項目管理的概念。管理是無邊界的大概念，任何事物都需要管理。管理是使事物的發(fā)展從混亂、無序走向有序、有效發(fā)展的唯一方法。項目管理是管理學(xué)的重要分支，近十年來發(fā)展很快?；叵?0年代末期項目管理的概念被引進(jìn)中國的時候，項目管理的內(nèi)容所強調(diào)的主要是三個控制，即質(zhì)量控制，成本控制和進(jìn)度控制。隨著ISO9000和TQC等質(zhì)量管理體系的推廣普及，項目的質(zhì)量控制概念已經(jīng)發(fā)展成為項目質(zhì)量管理。在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等IT手段的推動下，成本控制、進(jìn)度控制的方法也在快速更新。所以說，項目管理的內(nèi)容已經(jīng)被大大的深化和現(xiàn)代化了。另外，目前的項目管理所強調(diào)的已經(jīng)不僅僅是原來的三個方面，而是涵蓋了九個知識領(lǐng)域。作為一種體系，它已經(jīng)更為完整，可以說，項目管理已經(jīng)變成一種集實踐經(jīng)驗、管理知識和專業(yè)知識、計算機(jī)技巧、文化素養(yǎng)和人文哲理于一身的一門管理藝術(shù)。項目管理的概念必將普及，對于負(fù)有管理責(zé)任的各行各業(yè)的人物，大到國家機(jī)關(guān)干部，小到個體經(jīng)營者，都可以借助項目管理的概念，提高自己的工作效率。在法律服務(wù)業(yè)的領(lǐng)域里，隨著證據(jù)種類的增多，以及證據(jù)所能證明的法律關(guān)系范圍的擴(kuò)大，證據(jù)管理已日益成為一項浩大的工程。在這種情況下，向法律服務(wù)業(yè)引入項目管理概念，設(shè)立證據(jù)項目管理小組是提高法律服務(wù)效率的有效措施。

二、法律服務(wù)現(xiàn)代化的外部壓力促使設(shè)立證據(jù)管理項目小組

我國加入WTO，按照《服務(wù)貿(mào)易總協(xié)定》(GATS)的要求，國內(nèi)14個服務(wù)行業(yè)的市場將對外開放，其中包括開放法律服務(wù)業(yè)，這就給法律服務(wù)業(yè)帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加入WT0和開放服務(wù)貿(mào)易市場，有利于我國法律服務(wù)業(yè)走向世界，經(jīng)受鍛煉，在更為廣闊的有形貿(mào)易和無形貿(mào)易領(lǐng)域發(fā)揮作用，這無疑會給法律服務(wù)業(yè)帶來重要的發(fā)展機(jī)遇。但與此同時，由于我國法律服務(wù)業(yè)與發(fā)達(dá)國家之間的明顯差距，參與國際競爭也面臨著很大的壓力。世界經(jīng)濟(jì)一體化要求法律服務(wù)國際化高層化專業(yè)化，將形成對我國法律服務(wù)業(yè)管理體制挑戰(zhàn)，為了迎接挑戰(zhàn)，我國法律服務(wù)業(yè)必須朝著現(xiàn)代化的管理方向加快發(fā)展進(jìn)程，只有這樣，才能擴(kuò)大法律服務(wù)業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，增強法律服務(wù)業(yè)的國際競爭能力，發(fā)揮我國法律服務(wù)業(yè)的比較優(yōu)勢。借鑒外國法律服務(wù)的先進(jìn)經(jīng)驗，外國律師的辦案流程主要分為三大板塊，分別是法律分析、證據(jù)管理、法庭辯論，其中最核心的部分就是證據(jù)分析，也就是說，只有把證據(jù)這一部分管理好了，律師才能提供優(yōu)秀的法律服務(wù)。在這種背景下，設(shè)立證據(jù)項目管理小組是迎接法律服務(wù)現(xiàn)代化挑戰(zhàn)的有利武器。

如何組建優(yōu)秀的證據(jù)項目管理小組

一、優(yōu)秀證據(jù)項目管理小組的標(biāo)準(zhǔn)

一個富有成效的項目小組應(yīng)該具有如下特點：能清晰地理解證據(jù)管理的目標(biāo)；每位成員對自己的角色和職責(zé)有明確的期望；以證據(jù)管理項目的目標(biāo)為行為的導(dǎo)向；項目成員之間高度信任、高度合作互助。

二、證據(jù)項目管理小組的規(guī)模

證據(jù)項目管理小組的人數(shù)不能太多，否則組員之間彼此的溝通將占用大量的時間。而且，如果項目小組人數(shù)太多，則各個成員之間的任務(wù)交接將會更復(fù)雜，出現(xiàn)錯誤的可能性也會相對增加。因此，每個項目小組的規(guī)模應(yīng)該以3～5名成員為宜。

三、證據(jù)管理小組采取項目總負(fù)責(zé)人制。

為了更有效地進(jìn)行管理，證據(jù)項目管理小組應(yīng)該采取項目總負(fù)責(zé)人制，而且，該制度應(yīng)該根據(jù)每個項目的具體情況有所調(diào)整。以建筑工程為例，如果建筑工程項目屬于中小型規(guī)模且建設(shè)時間在一年以內(nèi)，那么證據(jù)項目小組可以采用總負(fù)責(zé)人單一負(fù)責(zé)制。首先，確立一名項目小組總負(fù)責(zé)人，項目總負(fù)責(zé)人既負(fù)責(zé)該建筑工程的日常證據(jù)管理工作，同時又是該建筑工程的證據(jù)追蹤負(fù)責(zé)人。其次，項目總負(fù)責(zé)人可在其他成員中挑選一位為助理，協(xié)助項目總負(fù)責(zé)人做好各方面的工作。
　 如果建筑工程項目屬于大中型規(guī)模，建設(shè)時間在一年以上，那么就必須考慮證據(jù)項目小組成員因各種原因發(fā)生變動的情況。這時，證據(jù)項目小組可以采用總負(fù)責(zé)人與成員分工負(fù)責(zé)制。首先，確立一名項目小組總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對小組成員分派證據(jù)管理任務(wù)以及對小組成員提交的證據(jù)管理報告進(jìn)行分析追蹤；其次，確定小組成員名單，由他們負(fù)責(zé)對不同范圍的證據(jù)管理的進(jìn)行具體操作，并將工作內(nèi)容整理成證據(jù)管理報告提交給總負(fù)責(zé)人。
建筑工程的證據(jù)項目管理小組采用這種構(gòu)成模式主要基于兩點考慮：第一，在建筑工程證據(jù)管理過程中，既有法律專業(yè)性很強的事務(wù)，也有經(jīng)驗性很強的事務(wù)和文書整理類的簡單性事務(wù)，如果所有事務(wù)都讓總負(fù)責(zé)人去完成，會造成人力資源的浪費；第二，由于建筑項目時間太長，容易發(fā)生人員更替，在這種模式下，項目小組的成員各自負(fù)責(zé)自己的證據(jù)管理內(nèi)容，總負(fù)責(zé)人對整個進(jìn)度進(jìn)行追蹤，如果一旦發(fā)生人員變動，由于總負(fù)責(zé)人一直參與項目的綜合管理，基本上可以指導(dǎo)下一位參與人員“無縫”地接手工作，避免了由于人員變動給證據(jù)管理工作造成的震蕩。
這里只是以建筑工程為一個簡單的例子說明項目總負(fù)責(zé)人制，不同的項目根據(jù)具體情況加以調(diào)整。

四、項目小組內(nèi)部競爭機(jī)制的確立

項目小組中要引入競爭機(jī)制，堅決按責(zé)權(quán)利均衡的原則，使在項目中貢獻(xiàn)大、責(zé)任大的成員得到豐厚的報酬，形成良好的導(dǎo)向，以牽引多數(shù)人向同一方向努力，為項目做更大貢獻(xiàn)。同時，要毫不客氣地將影響小組工作進(jìn)度或士氣后進(jìn)分子趕出項目小組。
項目總負(fù)責(zé)人要處理好主角與配角的關(guān)系，要讓小組中的主角認(rèn)識到他在主角的位置一旦出了差錯，將可能被配角所代替，要讓小組中的配角認(rèn)識到如果他能夠出色的完成他的工作，下個項目或過一段時間就會榮升為主角。配角的存在對主角形成壓力，主角的存在對配角形成動力，這也是小組內(nèi)部最好的競爭機(jī)制。

五、證據(jù)項目管理小組的工作內(nèi)容

一個優(yōu)秀的證據(jù)項目管理團(tuán)隊必須能夠清晰地理解證據(jù)項目管理小組的工作內(nèi)容是什么，一般說來，為企業(yè)提供證據(jù)管理服務(wù)的證據(jù)項目管理小組的工作內(nèi)容分為以下三個方面：
1、根據(jù)證據(jù)規(guī)定的有關(guān)要求，建立嚴(yán)格的文檔記錄和各類合同履行資料收集和保管制度，加強檢查，確保證據(jù)的固定和保管工作。
2、建立企業(yè)合同和資料管理人員的履約管理責(zé)任制，設(shè)定量化考核指標(biāo)，對因證據(jù)意識不強、違反證據(jù)管理規(guī)定造成企業(yè)損失的，要追究個人責(zé)任。
3、結(jié)合合同的有關(guān)條款約定，研究各類簽證和索賠的期限，在履約過程中凡應(yīng)在期限內(nèi)提出的書面要求、通知、函件，均應(yīng)及時提出，并使之成為證據(jù)。

六、新舊項目交接時機(jī)的把握

如果項目小組的整體素質(zhì)隨著成員對工程項目理解的加深而逐步提高，這種整體素質(zhì)的提高將會使項目的管理難度降低，從而進(jìn)入一個穩(wěn)定期。在這一階段，成員之間開始大量地交流信息、觀點和感情，合作意識增強，小組成員可以自由地、建設(shè)性地表達(dá)他們的情緒及意見，證據(jù)管理項目穩(wěn)步前進(jìn)。當(dāng)出現(xiàn)這種穩(wěn)定進(jìn)展的情況時，也就意味著小組可以著手進(jìn)入下一個新的管理項目。這種新舊項目重疊的交接方式，既能保證前一個項目的管理質(zhì)量，又避免了兩個項目之間出現(xiàn)真空帶，造成人力資源的浪費。當(dāng)然，這種交接的前提條件是前一個項目必須進(jìn)入穩(wěn)定期，否則，過于倉促的交接會導(dǎo)致兩個項目資源分配沖突，質(zhì)量完全無法保證的局面。

希望我們今天對證據(jù)項目管理小組的一些設(shè)想能起到拋磚引玉的作用，進(jìn)而有更多的法律專業(yè)人士能夠從服務(wù)方式現(xiàn)代化的角度提供更完善的法律服務(wù)，使我國的法律服務(wù)業(yè)在外國法律界紛紛進(jìn)駐的將來能夠站的更穩(wěn)，從容迎接挑戰(zhàn)。

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