Project 2000 如何幫您管理資源

　　為完成任務(wù)，需要安排人、設(shè)備等在其中工作，也需要投入材料和資金，我們把這些統(tǒng)稱為"資源"。資源管理是Project 2000的另一個非常重要的內(nèi)容。它是怎樣幫助您管理資源的呢？它為您提供每個資源的全方位的信息；幫您編制資源庫并按類別組織起來；幫您把資源分配到各個任務(wù)上；幫您檢查分配的資源是否超出了現(xiàn)有的強度；幫您調(diào)配平衡資源，根據(jù)任務(wù)實際情況為您合理地安排在一個任務(wù)上工作的資源如何有效投入；為您繪出需求、成本、工作量等分布圖；您準備好詳盡報表，您需要的資源信息幾乎都能從中獲取得到。


提供全方位資源信息


　　為了有成效地利用資源，加快項目進展，您需要隨時了解每個資源的諸多方面的信息，例如，承擔的任務(wù)、時間、工時、成本等等。如果按傳統(tǒng)辦法，由辦公室工作人員搜集、匯總、計算，很難做到準確和及時。Project 2000則能自動地、隨時地、全面地為您提供這方面的信息。Project 2000為每個資源設(shè)置了多達202個數(shù)據(jù)域，也就是說，對于每一個資源它可以為您提供200多個數(shù)據(jù)信息，讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。


　　資源基本信息 對于每個資源，Project 2000都能夠為您提供出它們的名稱、數(shù)量、所在部門、正常班費率、加班費率、設(shè)備進出場費額、工作日歷、結(jié)算支付方式等信息，以及它們的電子郵件地址，Windows帳號，在國際互聯(lián)網(wǎng)上的站址等。


　　資源工作量和成本信息 Project 2000能夠把正常班發(fā)生的工作量和成本與加班發(fā)生的工作量和成本分別統(tǒng)計，它向您提供出資源在原計劃中工作開始時間、結(jié)束時間、工作量和成本；根據(jù)項目實際運作的情況，最新調(diào)整后的開始時間、結(jié)束時間、工作量和成本；實際開始的時間和結(jié)束時間，實際已經(jīng)執(zhí)行的和待執(zhí)行的工作量和成本，并且顯示出當前計劃或?qū)嶋H的計劃日期和原始計劃比較的差異值，從而可以評價項目在資源使用方面的運作情況。


　　資源狀況信息 資源最高峰時分配量，資源是否過度分配，可以使用的時間區(qū)間，已經(jīng)分配的資源占全部資源的百分比。


　　這里列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的資源信息中的一小部分，如果您自己或請辦公室的工作人員到現(xiàn)場去搜集整理，要花不少時間，但從Project 2000中獲取，只是手指點鼠標之勞。和任務(wù)信息一樣，Project 2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它要求您提供給它的只是非?；镜臄?shù)據(jù)，絕大部分信息都是系統(tǒng)自動計算和生成的，而且總是最新的。真是滴水之勞，得之涌泉之報。


為您編制管好資源庫


　　為了在項目中更有效地使用資源，減少重復輸入操作，Project 2000為您提供視圖用來建立項目上使用的資源庫。資源庫的基本信息主要有名稱、數(shù)量、所在部門、正常班費率、加班費率、設(shè)備進出場費額、工作日歷、結(jié)算支付方式等信息，以及它們的電子郵件地址等。您只要把資源的基本信息輸入到庫中，在項目中到處都可以直接使用這些數(shù)據(jù)。


　　Project 2000給您提供手段把資源劃分成若干個"組"或"部門"，您可以按這些組或部門進行檢索和統(tǒng)計生成報告。在Project 2000中新設(shè)置了"材料"資源類型，您可以把人員設(shè)備和材料分開統(tǒng)計，制定各自的計劃。


多類別分段計費機制使資源成本計算更符合項目實際


　　就以往的軟件而言，資源的費用率在整個項目進行過程中只有一個檔次，也就是說從頭到尾按一個標準計費，顯然與現(xiàn)實情況不符，因此無法適應(yīng)當前激烈市場競爭的大環(huán)境。Project 2000對于費率計費機制進行了大幅度更新，采用多類別、分段計費機制，從而成功地解決了這一難題。


　　在同一時間內(nèi)，Project 2000為每種資源設(shè)置5種費率類別成本比率表（A、B、C、D、E），假定這5類費率分別為每天50、100、120、150、170元。用戶在把資源分配給任務(wù)后，可以指定按哪個類別計費。如果指定按A計費，則50元/天，如果指定按E計費，則170元/天。


　　在項目運作期內(nèi)，每種費率類別又可以劃分為25個時間段，用戶可以規(guī)定每個時間段的正常班費率、加班費率和出場費，當分配的資源在哪個時間段工作時就按哪個段的費率計算費用，和項目實際相吻合。


把資源分配到任務(wù)上并檢查是否超出了現(xiàn)有的強度


　　在Project 2000上分配資源是一件非常容易的事情。當您想分配資源時，按一下"分配資源"工具欄按鈕，列有全部資源的"資源分配"對話框就出現(xiàn)在屏幕上。您把鼠標光標放在您要分配的資源的名稱前，按住鼠標左鍵，然后把它拖動到想要分配到的任務(wù)上，松開鼠標鍵，這個資源在該任務(wù)上的分配就算完成。您只需按鼠標就能在全部任務(wù)上分配好需要的資源。


　　在分配資源時，您不必擔心在某個時刻現(xiàn)有的資源是否不夠用，這個檢查工作Project 2000會替您做，您只要注意在每項任務(wù)上不要分配超出現(xiàn)有資源數(shù)量就夠了。


　　在您用鼠標分配資源的過程中，Project 2000也在緊張地為您檢查您已經(jīng)分配的資源數(shù)量是否超出了現(xiàn)有的數(shù)量，一旦發(fā)生這種情況，它會立即用顯著的標志告訴您是哪個資源超出了。Project 2000還提供多個手段向您報告這個問題，并告訴您問題發(fā)生在什么時間，在哪些任務(wù)上，您可以自己解決，也可以委托Project 2000自動解決。


　　Project 2000增強了控制資源在項目上工作的時間段功能。在以前的版本中，資源要么在整個項目生命期間都可用，要么只在一個時間段內(nèi)可用，而這個版本中，您可以按排資源分別在25個時間段內(nèi)可用。


為您做資源平衡調(diào)配


　　當資源超量分配存在時，項目就不能按計劃進行，必須調(diào)整解決這個矛盾。這個調(diào)整過程，我們就稱之為"資源平衡"。平衡工作可以由您自己按它提供的信息逐個調(diào)整，Project 2000也能為您自動平衡。


　　在平衡前您可以先規(guī)定平衡的原則，比如，不允許延誤整個項目工期，只在時差范圍內(nèi)平衡；或者，不考慮項目延期，只需要解決資源超量分配問題。您也可以規(guī)定平衡的時間區(qū)間，是整個項目周期內(nèi)，還是在某個特定的時間范圍中。您還可以規(guī)定是否允許某種資源把任務(wù)拆分成幾個時間段完成。您更可以為任務(wù)設(shè)置優(yōu)先等級，規(guī)定平衡的次序，或不準對其平衡。


　　Project 2000遵照您的規(guī)定逐個反復調(diào)整資源承擔的各個任務(wù)的開始時間，尋求一個最佳的方案，解決沖突問題。最后向您報告平衡的結(jié)果。在您的平衡條件比較苛刻的情況下（比如，不能延長項目工期），如果它無法做平衡時，它會立即告訴您問題發(fā)生在哪個任務(wù)上，以及在何時間。這種平衡功能即可以在整個生命期內(nèi)平衡，也可以在某個時間期間內(nèi)平衡。


　　Project 2000還為您保存著平衡前的信息，如果您對于它的平衡工作不滿意，它可以為您恢復到平衡前的狀態(tài)。


生成需求、成本、工作量圖便于宏觀控制


　　Project 2000綜合資源在項目生命期內(nèi)的全部信息，自動為您生成資源圖形。通過這些圖形您可以對于資源的使用效率、成本、工作量等進行綜合分析、優(yōu)化，使項目進行得更好。既可以單獨為一種資源生成這些圖形，也可以生成全部資源圖形，也可以把二者匯集于同一個圖上。這些圖包括：


　　資源需求曲線圖 在項目生命期內(nèi)，資源在每個單位時間里需求數(shù)量（即峰值數(shù)量）。這是項目計劃中必備的圖。如果資源有超量分配問題，這個圖將告訴您發(fā)生在什么時間里。


　　資源工時量圖 在項目生命期內(nèi)，資源在每個單位時間里在全部任務(wù)上安排的工作量數(shù)。它告訴您哪個時間工作量最集中，哪些時候不飽和。


　　資源累計工時量圖 在項目生命期內(nèi)，到某個特定日期為止，資源在全部任務(wù)上安排的累計工作量數(shù)。如果您想知道截止到一個日期為止的資源工作量，只要看看圖上那個時標上的值就清楚了，無須再進行任何計算。


　　超分配工作量圖 當您想知道到底資源超量分配嚴重到什么程度時，您可以查看這個圖，他告訴您在哪些時間資源超出現(xiàn)有的資源強度，超出的工作量數(shù)值為多少。


　　資源已經(jīng)分配的百分數(shù)圖 您想看看資源的實際使用效率時就選擇這個圖。它告訴您每個單位時間內(nèi)分配的資源數(shù)占擁有資源數(shù)的百分之多少。超過100就產(chǎn)生超分配，低于100就可以再安排工作。


　　資源剩余可用工作量 在項目生命期內(nèi)，資源在每個單位時間里剩余可用工作量數(shù)量。當您想安排資源新的工作時，這個圖為您提供資源何時可用的信息。


　　成本圖 當您需要了解在項目生命期內(nèi)每個階段需要多少錢時，查看這個圖，它告訴您資源在每個單位時間里在全部任務(wù)上發(fā)生的成本數(shù)。


　　累計成本圖 在項目生命期內(nèi)，到某個特定日期為止，資源在全部任務(wù)上發(fā)生的累計成本數(shù)。您想知道截止到一個日期為止的資源成本數(shù)，只要看看圖上那個時標上的值就清楚了，無須再進行計算。


　　您還可以生成資源在每個時間段內(nèi)的總可以使用的數(shù)量和工時量圖。


　　您可以調(diào)整這些圖的時標寬度，按天、周、月、季、年分析資源運作情況。


給您準備豐富多彩的資源報告


　　在您使用Project 2000做項目管理的過程中，它每時每刻都在為您準備各種資源報告。


　　系統(tǒng)會按您的意圖選擇合適的周期（天、周、月、季、年）進行歸總輸出。


　　您可以選擇安排不同信息列的表格，按您的需要輸出信息。


　　現(xiàn)在，讓我們列舉幾種資源報告。


　　預算報告 這個報告為您列出每個任務(wù)上發(fā)生的固定費用、資源費用和總費用。


　　超量分配資源報告 這個報告為您列出在工作分配上發(fā)生超量分配問題的資源，以便您重點解決它們的問題。


　　超出預算資源報告 這個報告給您匯總成本上超出了原始計劃的資源信息。通過這個報告您可以分析問題何在。


　　資源工作安排報告（誰做什么報告和誰什么時間做什么報告）這兩種報告為您列出每種資源整個項目期間或特定期間的派工單，包括它們所承擔的任務(wù)名稱、投入數(shù)量、工作起止時間等。


　　周（月，季，年）現(xiàn)金流 每單位時間發(fā)生的成本信息。


　　Project 2000還為您準備了工作量報告，掙得值值報告，資源基本信息報告等。

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