Project 2000 何幫您管理項目

　　網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)是現(xiàn)代管理科學(xué)中比較盛行的一種科學(xué)管理方法。它以縮短工期、提高效率、節(jié)約勞力、降低消耗為目標(biāo)。采用這種技術(shù)，不僅在計劃制定期間求得工期、資源、成本的優(yōu)化，更重要的是在計劃的執(zhí)行過程中，通過信息反饋，進行有效的監(jiān)督、控制和調(diào)整，能夠保證項目預(yù)定目標(biāo)的實現(xiàn)。


　　Project 2000是一個功能強、管理細膩、操作方便的優(yōu)秀項目管理網(wǎng)絡(luò)計劃軟件。它為您提供了一套完整的項目描述和計算的方法及模型，通過這個軟件生成的圖、表或文件，使所有參加項目工作的人員對于項目的理解達到共識，從而能夠協(xié)調(diào)一致地工作，出色地完成項目。


　　這個軟件的理論基礎(chǔ)是國際上公認的關(guān)鍵路徑法（CPM）和計劃評審技術(shù)（PERT）。它采用的網(wǎng)絡(luò)模型為肯定型網(wǎng)絡(luò)。它是如何幫助您管好項目的呢？讓我們從以下幾個方面探討。


幫您快速地建立項目計劃


　　為建設(shè)一個20層高的一棟大樓編制計劃，按常規(guī)的方法，您要完成一份正確的網(wǎng)絡(luò)計劃圖，至少要一個星期的時間進行設(shè)計、參數(shù)計算、校對、成圖。如果需要在原方案上做些修改，您就不得不重新再算一遍，時間成倍地增長，簡直無法適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的形勢。Project 2000則把您最費時、費力的工作都承擔(dān)起來，使您能輕松愉快地完成項目計劃的制定工作。Project 2000只需要您提供基本的數(shù)據(jù)，如：項目任務(wù)的名稱、持續(xù)時間、在任務(wù)上工作的人員和設(shè)備的工作量，以及項目任務(wù)之間的關(guān)系就足夠了，其它的工作它都會自動地為您完成。像前面所說的大樓，一個項目經(jīng)理，只需要2個小時就可以做完這個項目計劃，如果您要修改、增刪、優(yōu)化，您只需把修改的地方輸入給Project 2000，它會按您新的意圖自動重新計算，在幾秒內(nèi)就給您出結(jié)果。以前，您需要自己計算出關(guān)鍵路徑，計算每個任務(wù)的時差，在Project 2000中您就不必操這個心，他會自動計算出關(guān)鍵路徑，自動計算出每個任務(wù)和整個項目的開工、完工日期，告訴您項目能否能如期竣工，告訴您資源分配是否合理，這樣的高效的助手哪里可尋呢？


按任務(wù)生命期階段幫您管好項目中的工作任務(wù)


　　項目是由一個一個的活動、工作、任務(wù)組成的。當(dāng)這些活動、工作、任務(wù)一一最終完成后，項目也就完成。Project 2000把為完成項目所安排的這些活動抽象為"任務(wù)"，根據(jù)具體項目內(nèi)容，也稱為"工序"，"事件"等等。一個項目就是由眾多具有特定依賴關(guān)系的任務(wù)組織起來的。管好任務(wù)是Project 2000的重要內(nèi)容之一。


　　一個項目經(jīng)理經(jīng)常關(guān)心的是項目任務(wù)已經(jīng)完成了多少？原計劃是怎樣的？還有多少工作量需要完成？按當(dāng)前的進度能否完成預(yù)定目標(biāo)？經(jīng)理的這些思路，Project 2000都編在軟件之中。Project 2000把一個任務(wù)劃分為以下四個階段進行管理，即：比較基準(zhǔn)計劃（原始計劃）、當(dāng)前計劃、實際計劃和待執(zhí)行計劃（剩余計劃或未完成計劃）。它為每個階段的計劃都設(shè)置了數(shù)據(jù)域，用戶隨時都可以查看。這幾個計劃所代表的內(nèi)容和它們的關(guān)系是怎樣的呢？


　　比較基準(zhǔn)計劃（原始計劃） 這里的計劃數(shù)據(jù)記錄了最初制定項目計劃時項目的狀態(tài)情況。由于項目一旦開始運作執(zhí)行，項目計劃總是處于動態(tài)變化中，如何評價實際實施的計劃的好壞？與最初安排的計劃相比，是按計劃、超前還是落后了？為了給項目經(jīng)理隨時進行比較提供素材，Project 2000把最初編制的計劃作為"比較基準(zhǔn)"存儲起來，這個計劃數(shù)據(jù)在項目調(diào)整過程中始終保持不變，無論何時，當(dāng)需要原始計劃數(shù)據(jù)時您都可以從這個計劃數(shù)據(jù)域中得到。
當(dāng)前計劃 項目啟動以后，由于主觀或客觀的原因，有些任務(wù)提前，有些任務(wù)拖后，計劃總是處在變化中，完全按原始計劃執(zhí)行的幾乎沒有，這才真正反映項目實際。為此，Project 2000設(shè)置了"當(dāng)前計劃"域，并把它作為整個計劃的重點向用戶提供極為詳細的數(shù)據(jù)。例如：開始時間、完成時間、工期、總時差、自由時差、工作量、費用等。由于當(dāng)前計劃是根據(jù)實際已經(jīng)發(fā)生的計劃和任務(wù)間的制約關(guān)系而計算出來的，因此，它對于項目計劃的管理和預(yù)測都具有現(xiàn)實意義和指導(dǎo)意義。


　　實際計劃 實際計劃是指那些已經(jīng)開始實施但未完成，或已經(jīng)全部完成的任務(wù)計劃。已經(jīng)實際執(zhí)行的計劃在項目管理中的重要性有兩點，即它是計算項目產(chǎn)值的依據(jù)，也是規(guī)劃和預(yù)測當(dāng)前和未來計劃的基本信息。Project 2000設(shè)置"實際計劃"數(shù)據(jù)域，讓用戶把已經(jīng)完成的工作和未完成的工作區(qū)分得一清二楚。一旦一個任務(wù)的實際計劃生效，Project 2000會按實際計劃自動修正當(dāng)前計劃，并且據(jù)此計算和預(yù)測整個項目計劃。


　　待執(zhí)行計劃 對于經(jīng)理而言，不僅要考慮一個任務(wù)已經(jīng)完成了多少，還必須知道還有多少剩余的工作量需要完成，這就是Project 2000為經(jīng)理們設(shè)置的"剩余計劃"，或"待執(zhí)行計劃"。如果一個任務(wù)已經(jīng)開始但還沒有做完，系統(tǒng)會根據(jù)完成情況自動計算剩余工作量，并重新測算需要的工期和成本。


　　由于Project 2000按經(jīng)理們的思路設(shè)置了相應(yīng)的計劃數(shù)據(jù)，使得項目動態(tài)跟蹤就變得非常容易，也顯示了這個軟件的巨大生命力。用戶把采集到的項目任務(wù)完成和變動情況輸入到Project 2000后,系統(tǒng)就按項目實際發(fā)生的數(shù)據(jù)進行整個項目計劃的計算，確定新的關(guān)鍵路徑，預(yù)測整個項目前景。您能在同一張表上或橫道圖上查看到一個任務(wù)"比較基準(zhǔn)計劃"、"已經(jīng)完成的計劃"、和 "待執(zhí)行的計劃"的各種數(shù)據(jù)，依據(jù)這些充分的數(shù)據(jù)進行精心安排調(diào)配，定會按期完成項目。


重視分配，管好人員設(shè)備和資金資源


　　人員、臺班設(shè)備和資金是項目經(jīng)理關(guān)心的另一個重要議題。您每時每刻都在考慮著在項目的每個階段需要多少技工、小工？需要多少運輸設(shè)備？需要多少資金？Project 2000也為您考慮到這些問題。它把在完成項目任務(wù)活動中投入的人員、機械臺班設(shè)備和材料、資金等抽象化為"資源"。"資源管理"是Project 2000的第二項重要內(nèi)容。它能幫助您管理好如下的事項：


幫您建立起來資源庫，讓您使用起來非常順手。


　　自動檢查資源在分配過程中是否有"沖突"發(fā)生。由于您在為任務(wù)分配資源時是按照實際需要分配的，并沒有把注意力放在是否在某段時間內(nèi)會超出資源實際擁有量，因此，沖突經(jīng)常發(fā)生，Project 2000根據(jù)每個任務(wù)的資源使用情況計算整個項目的資源需求曲線，自動指出"超負荷分配"發(fā)生在那些任務(wù)上，幫助您分析調(diào)整。Project 2000能夠幫助您自動進行資源平衡。


　　Project 2000自動為您排出每個資源承擔(dān)的任務(wù)上的日程、工作量和成本表。對于時刻處在變化之中的項目計劃來說，由人工來統(tǒng)計資源在整個項目中的安排日程是一件非常煩瑣的事情，但Project 2000卻能提供完善的清單。Project 2000提供的"資源使用狀態(tài)"視圖，逐個資源列出他們承擔(dān)的任務(wù)、在每個任務(wù)上工作的日期、人數(shù)、工作量、費用、累計工作量和累計費用等等。


　　您經(jīng)常需要從項目評價的角度看看項目運作的情況，"掙得值法"是國際上通用的評價方法。Project 2000早已為項目、為任務(wù)、為資源計算投入/產(chǎn)出分析指標(biāo)作好了準(zhǔn)備，它為您計算：


　　BCWS 工作計劃執(zhí)行的預(yù)算成本
　　BCWP 工作已經(jīng)執(zhí)行的預(yù)算成本
　　ACWP 工作已經(jīng)執(zhí)行的實際成本
　　SV 進度差異--工作已經(jīng)執(zhí)行預(yù)算成本和工作計劃執(zhí)行預(yù)算成本差異
　　CV 成本差異--工作已經(jīng)執(zhí)行的預(yù)算成本和實際成本差異
　　BAC 竣工時的預(yù)算成本
　　FAC 竣工時的預(yù)測成本


　　您只要用鼠標(biāo)鍵選擇相應(yīng)的表格，就能看到這些指標(biāo)的真實數(shù)據(jù)，對于每個運作情況做出科學(xué)的評估分析，不需要自己再做任何計算。


從多角度描述項目－豐富的圖表


　　為了管理好項目，您需要反映項目情況的各種圖形，需要得到各種數(shù)據(jù)，需要各種報告，以便向領(lǐng)導(dǎo)或董事會匯報。這些事已經(jīng)不再需要您親自動手去畫、去寫，Project 2000不僅為您制定了計劃，也為您提供了能反映項目全部狀態(tài)的豐富的圖形和文字報告。您需要什么數(shù)據(jù)它就能為您提供出來。


　　網(wǎng)絡(luò)圖 網(wǎng)絡(luò)圖是以描述任務(wù)關(guān)系為重點的信息，Project 2000本身提供了單代號網(wǎng)絡(luò)圖，這是與國際上接軌的。如果您習(xí)慣使用雙代號網(wǎng)絡(luò)圖，中國科學(xué)院計算所、北京中科項目管理研究所為您開發(fā)了雙代號網(wǎng)絡(luò)圖處理系統(tǒng)AonAPlot。在Project 2000的網(wǎng)絡(luò)圖上您可以選擇任意5種任務(wù)信息進行顯示。通過選擇不同類別的信息，您可以建立基本信息網(wǎng)絡(luò)圖、基線網(wǎng)絡(luò)圖、跟蹤網(wǎng)絡(luò)圖、費用網(wǎng)絡(luò)圖等等。


　　橫道圖 橫道圖是以表述任務(wù)時間關(guān)系為重點的信息。Project 2000把橫條圖和表結(jié)合在一起，使得您既能以圖形方式形象地查看任務(wù)信息，又能看到具體的數(shù)據(jù)，便于理解項目。橫道圖上可以顯示出工序的關(guān)系線。由于此特性的存在，在查看橫道圖時，不僅能看出每個任務(wù)的開工、完工時間，而且能夠知道任務(wù)的緊前和緊后工序，就像在網(wǎng)絡(luò)圖上工作一樣。 可以把工序信息直接顯示在橫道條的四周。減少了需要經(jīng)常把橫道條和任務(wù)名稱一一對應(yīng)的麻煩，使您把注意力集中在分析重要信息上。橫道條上可以把每個任務(wù)的基線計劃、當(dāng)前計劃、實際計劃、完成百分比、時差同時顯示出來，便于進行綜合分析。


　　資源圖 資源圖是以反映資源使用狀況為重點的信息。Project 2000為資源分析和跟蹤提供了８種圖形，包括了資源方方面面的信息，它既可以顯示單個資源的信息圖，也可以顯示全部資源的信息圖。包括：


　　資源需求曲線圖 資源在各個時間區(qū)段需求數(shù)量
　　資源工作量圖 資源在各個時間區(qū)段的工作量數(shù)
　　資源累計工作量圖 到某個特定日期為止，資源的累計工作量數(shù)
　　超分配工作量圖 超出現(xiàn)有的資源強度的工作量數(shù)
　　資源已經(jīng)分配的百分數(shù)圖 資源的使用效率
　　資源當(dāng)前可用工作量 為進行新的資源分配提供可供再分配的資源工時情況
　　成本圖 各個時間區(qū)段的動態(tài)成本，費用在項目生命周期內(nèi)分布情況
　　累計費用圖 到某個特定日期為止，累計費用數(shù)
　　篩選技術(shù)使您迅速得到需要的信息


　　為您管理好項目，Project 2000準(zhǔn)備了浩瀚的信息。這看起來是一件大好事。但是怎樣從眾多的信息海中把當(dāng)前實際需要的信息抽取出來，確是一個現(xiàn)實的問題。Project 2000為您設(shè)置了"篩選器"，使用它，您可以隨心所欲地把需要的信息過濾出來。Project 2000為您內(nèi)置了多種篩選器，它幫助您建立各種文字報告，報告內(nèi)容覆蓋面廣，您可以直接使用。它也為您提供了手段，您可以自己根據(jù)需要建立新的任務(wù)和資源的各種報告。系統(tǒng)內(nèi)置的報告有：


項目摘要報告 項目匯總報告


　　任務(wù)報告 未開始任務(wù)報告，正在進行的任務(wù)報告，已經(jīng)完成任務(wù)報告，推遲開始的任務(wù)報告，馬上開始的任務(wù)報告，進度拖后的任務(wù)報告，最高層任務(wù)報告，關(guān)鍵任務(wù)報告，使用某種資源的任務(wù)報告，超出預(yù)算的任務(wù)報告，本周進行的任務(wù)報告，本月任務(wù)報告，本季度任務(wù)報告，本年度任務(wù)報告，任務(wù)基本信息報告。


　　資源報告 預(yù)算報告，超強度分配資源報告，超出預(yù)算資源報告，資源工作安排報告，工作量報告，周（月，季，年）現(xiàn)金流報告，掙得值報告，資源基本信息報告。


　　當(dāng)您需要其中的任一報告時，只要您做一個選擇，它就把報告給您打印出來。

　　Project 2000為您提供項目各個方面信息，使您的管理更高效有序。

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