Information Management of Project Management

Jin Chunguang , Xiang Jia, Chang Li, Chang Cheng,

Legend Consumer PC Business, Beijing ,100085
ABSTRACT
Software is critical for implementing Project Management. Given the commonness of PM Software, many of them are hard to fit the special needs of Enterprise. By merging between PM software and information system of Enterprise, a method which on how to increase the construction of Enterprises’ PM platform based on their existing information architecture is presented in this paper.

Keywords
Project Management; Legend; Product Data Management; Document Management

摘 要：項目管理軟件平臺對成功實施項目管理體系起著重要作用。現(xiàn)有的項目管理軟件由于本身功能的通用性，導(dǎo)致不能滿足企業(yè)特有的需求。本文討論如何在現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)上，通過對項目管理軟件與企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行整合的方法，達(dá)到加快項目管理平臺的建設(shè)的目的。

關(guān)鍵詞：項目管理，聯(lián)想，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，文檔管理

1 引言
項目管理的各項工作總是與項目的生命周期相聯(lián)系的，然而許多工作并不是局限于項目生命周期的某個階段，而是跨兩個以上的項目階段，甚至是貫穿項目生命周期的全過程，在項目實施過程中，溝通是重要的，如何管理項目中的信息，以及如何把有效的信息傳播和共享給項目的成員是必須的、是關(guān)鍵的，因此有效的項目管理平臺是企業(yè)實施項目管理成功的基礎(chǔ)。

項目管理是一個持續(xù)改進(jìn)的過程，企業(yè)在項目開發(fā)的實踐中需要不斷地積累，設(shè)計出符合自身特點的項目管理模式。但在企業(yè)建立項目管理平臺過程中，很多企業(yè)想要一氣呵成，希望項目管理平臺能滿足自己諸多方面的愿望，但在實施的過程中，卻發(fā)現(xiàn)不能滿足自身特定的需求。因此如何使項目管理平臺定制化，是很多企業(yè)面臨的問題。像聯(lián)想這樣有一定的信息化基礎(chǔ)的企業(yè)，本身的信息化需求很大，又希望項目管理能快速的加強(qiáng)企業(yè)的競爭力。因而在實施項目管理的過程中，項目管理平臺就需要充分的利用現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)，以某一項目管理軟件為核心，與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫連接，優(yōu)勢互補(bǔ)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)優(yōu)勢，建立有自己特點的項目管理信息門戶。

2 項目信息管理的發(fā)展歷程
項目管理過程總是伴隨著信息處理過程。對大型工程建設(shè)項目，隨著項目的啟動，規(guī)劃，實施等項目生命周期的展開，項目的文件、報告、合同、照片、圖紙、錄像等各種各類紙介質(zhì)信息會不斷產(chǎn)生，項目信息管理的效率和成本直接影響其他項目管理工作的效率、質(zhì)量、成本。因此，如何有效、有序、有組織的對項目全過程的紙介質(zhì)信息資源進(jìn)行管理，是現(xiàn)代項目管理的重要環(huán)節(jié)。

20世紀(jì)中葉，美國大型國防軍工項目對信息處理的需求直接催生了電子計算機(jī)技術(shù)，以計算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息處理技術(shù)在項目管理中的應(yīng)用，直接拉動了項目管理作為一門學(xué)科和專業(yè)的發(fā)展。世紀(jì)之交，因特網(wǎng)、多媒體數(shù)據(jù)庫及電子商務(wù)等以計算機(jī)和通信技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息管理科技的迅猛發(fā)展，又為大型項目信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計和實施提供了全新的信息管理理念，技術(shù)支撐平臺和全面解決方案。項目管理信息系統(tǒng)未來的發(fā)展方向?qū)臄?shù)據(jù)庫管理向信息共享方面發(fā)展[1]。

3 項目管理軟件的基本功能
項目管理技術(shù)的發(fā)展與計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展密不可分，隨著計算機(jī)性能的迅速提高，大量的項目管理軟件涌現(xiàn)出來。它們可以用于各種商業(yè)活動，提供便于操作的圖形界面，幫助用戶制定任務(wù)、管理資源、進(jìn)行成本預(yù)算、跟蹤項目進(jìn)度等。

目前市場上的項目管理軟件具備的主要功能：成本預(yù)算和控制；制定計劃、資源管理及排定任務(wù)日程；監(jiān)督和跟蹤項目；報表、報告生成；方便的資料交換手段，從其他應(yīng)用程序中獲取資料，通過電子郵件發(fā)送項目信息；處理多個項目和子項目；排序和篩選項目信息；安全性；假設(shè)分析，風(fēng)險評估。

4 聯(lián)想的項目管理信息化應(yīng)用
4.1 目前聯(lián)想的信息化基礎(chǔ)設(shè)施
可看出在消費電腦事業(yè)部深入開展項目管理之前，已經(jīng)具備了基本的信息化基礎(chǔ)，并且在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)實施不同的管理系統(tǒng)。

4.2 項目管理軟件以及相關(guān)信息系統(tǒng)的拓展應(yīng)用
消費電腦事業(yè)部根據(jù)自身的項目管理需求，結(jié)合事業(yè)部的特點，希望建立自己的項目管理平臺并達(dá)到如下目標(biāo)：

（1）以現(xiàn)有的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（Network）為基礎(chǔ)，建立內(nèi)部的INTRANET項目管理系統(tǒng)。

（2）實現(xiàn)內(nèi)部人員的信息溝通系統(tǒng)(Communication)。

（3）電子文檔管理系統(tǒng)(Document)，對圖紙、文件、資料等文檔，采用集中管理的方式，進(jìn)行有序地組織，實現(xiàn)充分的共享和重復(fù)使用。

（4）建立項目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(Data)：對與項目有關(guān)的數(shù)據(jù)和與數(shù)據(jù)有關(guān)的過程，進(jìn)行有效地管理。

（5）建立與其他數(shù)據(jù)庫之間的通信接口，尤其是與notes郵件數(shù)據(jù)庫的連接。

在這些目標(biāo)的指導(dǎo)下，具體實施如下：

引入了MS PROJECT2000作為核心的項目管理軟件，并根據(jù)業(yè)務(wù)使用的需求，建立了MS PROJECT CENTRAL的信息門戶，并以此為基礎(chǔ)拓展相關(guān)的信息支持系統(tǒng)。

（1）使用MS PROJECT CENTRAL建立項目計劃信息共享門戶，使工程師、經(jīng)理隨時看到與自己相關(guān)的任務(wù)信息，并通過建立狀態(tài)報告，達(dá)到了解工程師各自工作完成情況。

（2）利用研發(fā)內(nèi)部網(wǎng)站、電子公告板等共享信息系統(tǒng)，提供有效的信息溝通途徑。

（3）據(jù)項目計劃，建立動態(tài)提醒機(jī)制。

（4）利用現(xiàn)有的基于DOMINO NOTES的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，實現(xiàn)通過IE瀏覽器訪問項目文檔功能。

（5）建立數(shù)據(jù)記錄體現(xiàn)變更控制記錄，項目文檔記錄。

（6）BUGLIST控制。

經(jīng)過一年多的實施，基本上達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。

4.3 應(yīng)用的優(yōu)點
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們的項目組織帶來了如下的影響：

® 充分利用因特網(wǎng)的優(yōu)勢，使工程師通過瀏覽器就能訪問到他所需要的數(shù)據(jù)，減少信息壁壘。

® 使得信息和硬件資源趨于共享。

® 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助項目小組或者商務(wù)進(jìn)程提高工作效率，而不是僅僅針對個人。

® 由于項目組織趨向于選擇網(wǎng)絡(luò)化的計算機(jī)系統(tǒng)，因為這將大大降低成本。

網(wǎng)絡(luò)能把項目或者商務(wù)進(jìn)程中的所有人方便的連接在一起工作，并且可以更加有效的管理、跟蹤、評價工作進(jìn)程。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強(qiáng)大的管理協(xié)調(diào)能力，項目組織可以承擔(dān)更大的項目，那些包括更多的地點、人員或者裝備的項目，從而使得網(wǎng)絡(luò)化的項目管理概念在聯(lián)想消費電腦事業(yè)部深入人心。

4.4 應(yīng)用的局限
雖然我們在平臺應(yīng)用上取得了一定的成果，但在平臺上，我們還缺乏整體統(tǒng)一的軟件平臺的支撐，而且擁有多個信息平臺的企業(yè)也因為在更大層次上的信息系統(tǒng)之間壁壘，從而導(dǎo)致了在一定程度限制了項目管理體系提供信息充分性的效力。

（1）文檔的進(jìn)度與項目的進(jìn)度不一致，關(guān)鍵文檔缺乏重視和版本控制，文檔作為結(jié)束標(biāo)志的作用體現(xiàn)不夠。

（2）大量文檔數(shù)據(jù)龐雜無章，只是有簡單的分類，查找比較困難，不能與項目中的活動關(guān)聯(lián)。

（3）文檔多處存放在不同的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，彼此矛盾。

（4）項目中出現(xiàn)的問題和解決方案得不到收集和積累。

（5）項目文檔沒有嚴(yán)格的流程化處理機(jī)制。

5 未來解決的方案
從上面的問題可以看出，我們目前遇到的問題主要是針對文檔發(fā)生的問題。這是在通常的項目管理軟件中沒有解決的問題，是需要整合其他應(yīng)用系統(tǒng)來達(dá)到目前的需求。并且從我們目前狀況來看，充分利用現(xiàn)有信息化系統(tǒng)是我們最快發(fā)展的方向。對于聯(lián)想將運行的以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為核心的文檔管理系統(tǒng)-PDM系統(tǒng)，是我們解決問題最好的結(jié)合點

PDM是指產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，它是集成并管理與產(chǎn)品有關(guān)的信息、過程和人與組織的軟件。它在文檔管理方面的特點如下：

（1）PDM系統(tǒng)是以產(chǎn)品為中心組織數(shù)據(jù)，以文件夾對象作為組織相關(guān)數(shù)據(jù)的信息包，將圍繞同一產(chǎn)品對象的各文檔對象按生命周期的不同階段進(jìn)行分組。

（2）PDM還可以管理文檔的版本資料，也就是信息的生命周期。簡單來說，就是跟隨著產(chǎn)品的生命周期而傳遞的任何信息，都可以透過 PDM系統(tǒng)去加以管理。

（3）PDM強(qiáng)調(diào)共享的觀點，它為不同地點、不同部門的人員營造了一個虛擬協(xié)同工作環(huán)境，使其可以在同一數(shù)字化的產(chǎn)品模型上一起工作。在這種虛擬環(huán)境中，PDM遠(yuǎn)比CAD和工程技術(shù)群體的文件管理器的功能強(qiáng)大得多。

由于PDM系統(tǒng)在文檔管理方面的優(yōu)勢，因此我們可以結(jié)合PDM系統(tǒng)，建立以WBS為核心的文檔管理。我們認(rèn)為它是可行的，這是因為：

（1）在通常的項目管理軟件中，我們可以看到項目各項活動的人力使用狀況，成本信息，時間計劃。WBS提供了事件管理與資源追蹤的功能，集成性項目中所須完成的工作以及所須用到的資源都會被記錄在WBS之中。因此，WBS是用來監(jiān)控各設(shè)計變更的資源與工作項目。當(dāng)設(shè)計變更在不斷地進(jìn)行時，資源以及工作會不斷的被運用與完成，有時也必須對原先設(shè)定的設(shè)計變更去做修正。然而對于項目中的文檔，不能在WBS中體現(xiàn)出來，雖然我們可以把文檔的完成設(shè)置為一個任務(wù)或一個里程碑任務(wù)。但我們只能看到文檔報告產(chǎn)生最后的結(jié)果，但看不到文檔版本歷史的變更。因此我們需要一種以WBS為核心的文檔管理，并通過這種文檔管理對項目過程中的變化得到更細(xì)致的了解。但文檔產(chǎn)生的過程是對應(yīng)的各自的生命周期，這絕對不是項目管理軟件的特長，我們可以利用其它系統(tǒng)的優(yōu)勢，進(jìn)行整合。

（2）聯(lián)想集團(tuán)PDM系統(tǒng)一期目標(biāo)是：建設(shè)以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為核心的文檔管理平臺。

　1）建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為核心的數(shù)據(jù)存儲和管理體系。

　2）實現(xiàn)文檔生命周期流轉(zhuǎn)和控制，實現(xiàn)文檔版本控制和有效性控制

　3）實現(xiàn)產(chǎn)品開發(fā)階段各環(huán)節(jié)對完整產(chǎn)品數(shù)據(jù)的無障礙訪問

由于PDM按照生命周期的觀點組織數(shù)據(jù)，一方面可以對各種文檔對象的性質(zhì)加以區(qū)別，使文檔對象和相應(yīng)的產(chǎn)品對象間關(guān)系的語義更具體；另一方面也可以隱含表達(dá)各種數(shù)據(jù)在時間上的生成次序，有利于對產(chǎn)品數(shù)據(jù)的動態(tài)形成過程進(jìn)行管理。因此PDM系統(tǒng)現(xiàn)有的功能符合我們對項目文檔管理的需求。

（3）雖然某些PDM系統(tǒng)有項目管理的功能，但它們在項目管理方面功能比較薄弱。PDM系統(tǒng)中項目管理的主要功能包括：

　1）項目的創(chuàng)建、修改、查詢、審批、統(tǒng)計等功能。

　2）供項目人員組織機(jī)構(gòu)定義和修改。

　3）在項目人員組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人員角色指派及其對產(chǎn)品數(shù)據(jù)操作權(quán)限的規(guī)定。[2]

如果PDM與流行的項目管理軟件包進(jìn)行接口，還可以獲得資源的規(guī)劃和關(guān)鍵路徑報告能力。但到目前為止，項目管理在PDM系統(tǒng)中考慮的還不多，許多PDM系統(tǒng)只能提供工作流程活動的狀態(tài)信息與過程監(jiān)控。

（3）由于聯(lián)想消費電腦事業(yè)部的業(yè)務(wù)特點，是以產(chǎn)品的設(shè)計、開發(fā)、工程化、物料采購為工作對象的事業(yè)部，因此它的項目管理的WBS可以說是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解（PBS），那么我們就可以充分利用現(xiàn)有的PDM系統(tǒng)的信息，為我們提供必要的支持。這樣我們把PDM中的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與項目管理中的WBS相對應(yīng)，就可以建立以WBS為核心的文檔管理，保證了文檔生命周期的完整性和歷史版本的追溯性。

（4）從現(xiàn)在使用的項目管理軟件方面來看，雖然MS Project 2000 提供了*.MPP和*.MPT文件之間相互轉(zhuǎn)換的可能，為二次開發(fā)提供了一種方法，但是通過ODBC技術(shù)來實現(xiàn)MS Project 2000與其他數(shù)據(jù)庫交換數(shù)據(jù)，可以達(dá)到簡單，方便，集成度高的效果。MS Project 2000支持ODBC技術(shù)與其他數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接。同時MS Project 2000 內(nèi)部提供的VBA也為二次開發(fā)提供了方便手段。這樣我們可以提供MS PROJECT2000中的項目計劃，推動PDM系統(tǒng)中文檔的啟動時間，從而達(dá)到兩者之間的無縫連接。

這樣通過項目管理軟件與PDM的結(jié)合，使項目與相關(guān)的產(chǎn)品信息得以統(tǒng)一管理，這兩者的結(jié)合提供了工作分類結(jié)構(gòu)(WBS)、項目文檔管理、文檔流程化以及資源分配與項目追蹤的功能。資源和經(jīng)過管理后的信息會產(chǎn)生連結(jié)，從而產(chǎn)生更進(jìn)一級的規(guī)范化與追蹤功能。這種將WBS以及PDM集成的最大效率，就是對產(chǎn)品狀態(tài)的控制以及對跨項目核準(zhǔn)流程的管理，并且保證了嚴(yán)格的流程化的事件處理機(jī)制，可以與知識管理結(jié)合提供項目規(guī)劃和優(yōu)化的經(jīng)驗。

綜上所述，在目前PDM系統(tǒng)的文檔管理的基礎(chǔ)上，通過項目管理軟件與PDM的結(jié)合，建立以WBS為核心的文檔管理可以解決我們前面提到的問題，并可以充分發(fā)揮各自軟件的優(yōu)勢，保證了信息的通暢，從而能達(dá)到加快項目管理體系在企業(yè)中快速實施的目的。

6 結(jié)論
通過聯(lián)想消費電腦事業(yè)部的應(yīng)用，以及我們對未來發(fā)展的論述?？梢钥偨Y(jié)出未來項目管理軟件的發(fā)展趨勢是：

® 基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的項目管理信息門戶網(wǎng)站。

® 項目管理信息系統(tǒng)的重點由數(shù)據(jù)庫管理到信息共享。

® 在有條件的企業(yè)，項目管理軟件將充分與現(xiàn)有的大型信息管理系統(tǒng)整合，發(fā)揮各自的作用。

總體來說，現(xiàn)代項目管理軟件將朝著網(wǎng)絡(luò)化，信息共享化，多系統(tǒng)整合方向發(fā)展。但需強(qiáng)調(diào)的是我們并不是說一定要有完整的項目管理軟件與大型信息管理系統(tǒng)，我們可以在項目管理軟件增加適合自己的模塊。加強(qiáng)系統(tǒng)整合的目的是為了充分利用現(xiàn)有資源，加快項目管理在企業(yè)的實施。能夠為后續(xù)的項目管理的深入發(fā)展在平臺、人員理念和方法等諸多方面提供鋪墊。

總之，基于網(wǎng)絡(luò)化、整合后的現(xiàn)代項目管理軟件具有徹底的優(yōu)勢：項目資源可以更加方便地從一個項目釋放出來并注入另外一個項目；由于可以更加方便的獲取信息，項目經(jīng)理的管理駕馭能力更強(qiáng)；項目組成員也擁有更多的信息以至于可以參與更新項目計劃并且可以細(xì)化自己的任務(wù)領(lǐng)域。未來的項目管理軟件將是一個虛擬的網(wǎng)絡(luò)管理平臺。

參考文獻(xiàn)

1．中國項目管理知識體系與國際項目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn) 中國項目管理研究委員會。

2．產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能分析 王建民 肖可 孫家廣 （清華大學(xué)國家CAD支撐軟件工程中心）

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