在項(xiàng)目管理的理論方面,掙值方法有一套指標(biāo)和計算公式,計算過程是很簡單的,在公司的項(xiàng)目周報中已經(jīng)給出了具體的計算方法,這里不再重復(fù),重點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)掙值管理的思路。
掙值方法主要是支持項(xiàng)目績效管理(Performance Management)的,最核心的目地就是比較項(xiàng)目實(shí)際與計劃的差異,關(guān)注的是計劃中的各個項(xiàng)目任務(wù),在內(nèi)容、時間、質(zhì)量、成本等方面與計劃的差異情況,然后根據(jù)這些差異,可以對項(xiàng)目中剩余的任務(wù)進(jìn)行預(yù)測和調(diào)整。
我們在項(xiàng)目中有時會遇到這種情況:
一些項(xiàng)目進(jìn)度提前了,有的是因?yàn)樘岣吡斯ぷ髻|(zhì)量從而避免了返工,而有的只是因?yàn)闇p少了項(xiàng)目范圍;一些項(xiàng)目都有延遲,有的項(xiàng)目前緊后松,前期完成了主要的任務(wù),剩余的工作量不大,風(fēng)險比較小,而有的項(xiàng)目則是前松后緊,剩余工作壓力很大,風(fēng)險很大,兩種情況對項(xiàng)目后期的影響是不同的,前期的工作成績也應(yīng)該是不同的;一些項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時實(shí)際成本比預(yù)算節(jié)省了,有的項(xiàng)目是靠提高工作效率達(dá)到的,而有的項(xiàng)目則是因?yàn)轫?xiàng)目范圍縮?。▽?shí)際效率并不高)達(dá)到的。
從上面這些例子可以看出,如果單純的使用時間進(jìn)度的計劃值和實(shí)際值進(jìn)行比較,或者單純的使用項(xiàng)目成本的預(yù)算值和實(shí)際值進(jìn)行比較,都不能保證全面反映項(xiàng)目管理本身的績效,必須要看實(shí)際完成工作的效果。只有在完成同樣工作任務(wù)的前提下,時間、成本的差異才有可比性。在我們平時的項(xiàng)目管理中,通過項(xiàng)目計劃都可以得到計劃中各個任務(wù)的計劃時間和預(yù)算成本,通過對項(xiàng)目過程的跟蹤可以得到項(xiàng)目計劃中各個任務(wù)的實(shí)際時間和實(shí)際成本,但如果僅使用這兩組數(shù)據(jù)直接進(jìn)行比較,就會出現(xiàn)前面所提到的問題,以此來評價項(xiàng)目績效就可能有失公平。
我們可以用橋牌的規(guī)則來進(jìn)一步說明。在橋牌規(guī)則中,充分考慮到了各方牌本身的強(qiáng)弱所造成的差異,牌強(qiáng)的一方如果不能拿到應(yīng)得的墩數(shù)就要失分,牌越強(qiáng)應(yīng)得的墩數(shù)要求就越高,這樣就在很大程度上為賽手們提供了一個相對公平的比賽前提。而在其他的玩法中,牌的好壞(運(yùn)氣)有時直接決定了勝負(fù),不能完全反映玩家的能力。
使用掙值方法比較項(xiàng)目中的差異要合理得多。掙值方法中充分考慮到了這樣的要求。項(xiàng)目管理界在多年以前引入了一個中間指標(biāo)——掙值(Earned Value,EV),表示實(shí)際完成的工作所對應(yīng)的預(yù)算成本,在計劃和實(shí)際之間建立了一個橋梁。其核心思想有這樣幾點(diǎn):
1, 用成本指標(biāo)來表示每個項(xiàng)目任務(wù)的價值,集中反映項(xiàng)目任務(wù)的時間、資源、成本、復(fù)雜度等多方面因素的影響。
2, 在實(shí)際完成同樣工作的前提下,比較預(yù)算成本和實(shí)際成本之差,得到成本差異。換個角度來說,不管項(xiàng)目組實(shí)際花費(fèi)了多大代價,也只能掙到預(yù)算中為這些任務(wù)安排的預(yù)算價值,超出的部分被看作是項(xiàng)目中浪費(fèi)的,不應(yīng)該由項(xiàng)目出資方承擔(dān)。實(shí)際中這種算法也可以平衡由于項(xiàng)目范圍差異所帶來的成本差異。
3, 在花費(fèi)同樣成本的前提下,計劃中應(yīng)完成的任務(wù)與實(shí)際完成任務(wù)進(jìn)行比較,得到進(jìn)度差異。這里的進(jìn)度是完成項(xiàng)目任務(wù)(工作量)的進(jìn)度,不是單純的時間進(jìn)度。
對應(yīng)上述思想,用指標(biāo)、公式表示就是:
1, 指標(biāo):BCWS表示計劃的任務(wù)對應(yīng)的預(yù)算成本;ACWP表示實(shí)際完成的任務(wù)對應(yīng)的實(shí)際成本;BCWP表示實(shí)際完成的任務(wù)對應(yīng)的預(yù)算成本,就是掙值(EV)。
2, 成本差異:CV=BCWP-ACWP,都是實(shí)際完成的任務(wù),比較預(yù)算成本和實(shí)際成本之差。
3, 進(jìn)度差異:SV=BCWP-BCWS,都是預(yù)算成本,比較實(shí)際完成的任務(wù)和計劃中應(yīng)完成的任務(wù)。
利用上述指標(biāo),還可以根據(jù)造成偏差的性質(zhì),對項(xiàng)目中剩余任務(wù)的進(jìn)度和成本進(jìn)行大致的預(yù)測,這里就不一一說明了。
通過上述分析可以看出,為了能夠使用掙值方法管理項(xiàng)目的績效,需要一定的前提,要有項(xiàng)目計劃和對項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展的跟蹤。在計劃和實(shí)際跟蹤中,要有明確、具體的項(xiàng)目任務(wù),對每個任務(wù)能計算預(yù)算成本,要有每個任務(wù)完成時的實(shí)際成本。根據(jù)公司目前用工作量近似成本的做法,那么在項(xiàng)目計劃和實(shí)際跟蹤中,對于每個項(xiàng)目任務(wù)都必須有計劃和實(shí)際的工作量,那么就需要在計劃中把每個任務(wù)都分配到具體的人員,以及每個人員在具體任務(wù)上的計劃工時,同時跟蹤每個人員在每個具體任務(wù)上花費(fèi)的實(shí)際工時。目前公司項(xiàng)目周報中的掙值數(shù)據(jù)就是這樣得到的。如果沒有這些前提條件,掙值方法也是沒法使用的。
對于掙值的方法,項(xiàng)目經(jīng)理不僅應(yīng)了解項(xiàng)目掙值的概念和計算方法,更重要的是其項(xiàng)目管理的思路:項(xiàng)目的績效需要計劃和實(shí)際的對比,最本質(zhì)的還是要關(guān)注項(xiàng)目任務(wù)本身的完成情況,需要綜合運(yùn)用項(xiàng)目任務(wù)的內(nèi)容、時間、成本等因素來衡量項(xiàng)目績效。
在使用掙值方法時,也要注意與其他方法的配合使用,不能“一葉障目”。除了用掙值方法查看項(xiàng)目任務(wù)的完成情況外,對于其他重要的項(xiàng)目管理指標(biāo)仍然要根據(jù)需要進(jìn)行管理,例如項(xiàng)目的時間進(jìn)度,項(xiàng)目的實(shí)際成本,也要滿足不同管理需求的要求。在公司目前的項(xiàng)目管理度量數(shù)據(jù)中,就包括了時間進(jìn)度、成本(用工時近似)和掙值三個主要的指標(biāo)。
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