現(xiàn)代大型項(xiàng)目的基本特征是所需資源昂貴，技術(shù)條件復(fù)雜，涉及的人數(shù)、機(jī)構(gòu)和職能相互依存的程度高，風(fēng)險(xiǎn)大。在這種項(xiàng)目中，有一個(gè)能對(duì)項(xiàng)目信息和活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)性管理的充分開發(fā)的系統(tǒng)是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵所在。

1．開發(fā)項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的必要性

在當(dāng)今的企業(yè)環(huán)境中，大部分管理信息系統(tǒng)被設(shè)計(jì)來支持傳統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)中的決策和職能。例如，用計(jì)算機(jī)處理的會(huì)計(jì)系統(tǒng)、工資報(bào)表系統(tǒng)等為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理職能提供了系統(tǒng)化的方法；銷售和預(yù)測的計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)幫助和改進(jìn)了這些職能的效率；人事管理系統(tǒng)支持了企業(yè)的人力資源開發(fā)；在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)系統(tǒng)，也有根多計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造系統(tǒng)用來為企業(yè)最終生產(chǎn)的產(chǎn)品提供眼務(wù)。但這些傳統(tǒng)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)不能直接被有效地和實(shí)際地應(yīng)用于項(xiàng)目管理中。因?yàn)榫晚?xiàng)目管理的本質(zhì)而言，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須超越職能機(jī)構(gòu)的界限才能完成其目標(biāo)，即綜合和指揮各個(gè)機(jī)構(gòu)的特有資源走向一個(gè)特定的目標(biāo)。而傳統(tǒng)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)是為其他目的，即為使職能機(jī)構(gòu)有效地實(shí)施其職責(zé)而設(shè)計(jì)的，它不能產(chǎn)生使項(xiàng)目經(jīng)理和其他項(xiàng)目參加人員需要的具體信息，也沒有綜合和協(xié)調(diào)不同職能的功能。因此，適合于項(xiàng)目管理需要的、以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的獨(dú)特的項(xiàng)目信息和控制系統(tǒng)的開發(fā)是非常必要的。

2．項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的特點(diǎn)

一個(gè)項(xiàng)目要達(dá)到某些特定的目標(biāo)或產(chǎn)出，為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)或產(chǎn)出，項(xiàng)目需要適當(dāng)?shù)耐度牖蛸Y源。而在此過程中進(jìn)行控制的是管理部門。管理部門的職責(zé)是有效地分配和利用各種資源以達(dá)到項(xiàng)目的預(yù)定目標(biāo)，并在項(xiàng)目進(jìn)行過程中控制和檢查這些資源是否根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)正在被有效地利用。而為了做到這一切，需要通過信息系統(tǒng)。所以，信息系統(tǒng)的主要功能是使管理部門能夠評(píng)價(jià)項(xiàng)目如何逼近目標(biāo)，從而為有效地利用寶貴資源及時(shí)作出決策。根據(jù)上述觀念，在設(shè)計(jì)任何項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)必須仔細(xì)考慮兩個(gè)重要要素：信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)。這是兩個(gè)既有區(qū)別又相互關(guān)聯(lián)的要素。如圖1所示，系統(tǒng)的信息要素本身主要涉及到與項(xiàng)目費(fèi)用、進(jìn)度及實(shí)施方向有關(guān)的準(zhǔn)確的、結(jié)構(gòu)性的信息的產(chǎn)生和數(shù)據(jù)加工工作，而系統(tǒng)的控制要素主要涉及到利用所提供的信息形成決策和給出與資源的利用或問題的解決有關(guān)的指令，控制要素和信息要素必須設(shè)計(jì)為彼此兼容和相互依存的，否則它們將起不到綜合系統(tǒng)的作用。

3．項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)來說，不管其應(yīng)用范圍廣泛與否，都應(yīng)該有支持表1所給出的基本要求的能力。該表中規(guī)定的要求對(duì)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)和簡單的人工系統(tǒng)應(yīng)該都是成立的。項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)除去產(chǎn)生信息的程序和系統(tǒng)以外，還必須包括保證產(chǎn)生作為信息輸出結(jié)果的決策的程序和系統(tǒng)。圖2描述了進(jìn)行這些工作的一般概念。

表1 項(xiàng)目管理系統(tǒng)的基本要求

　項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的概念
圖2給出的項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的概念是應(yīng)用了綜合信息和管理控制的一對(duì)一標(biāo)準(zhǔn)組件的概念，即在建立各種特殊模塊（以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)或手工操作）以處理數(shù)據(jù)和產(chǎn)生與具體課題有關(guān)的信息的同時(shí)，還應(yīng)建立進(jìn)行項(xiàng)目控制的模塊。在該圖所示的系統(tǒng)中，信息系統(tǒng)接受項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，對(duì)照已經(jīng)確定的計(jì)劃和目標(biāo)，評(píng)價(jià)項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、費(fèi)用以及其它實(shí)施狀況，產(chǎn)生有關(guān)項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際完成之間的偏差信息，將此信息提供給控制系統(tǒng)?？刂葡到y(tǒng)按照已建立的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)各個(gè)項(xiàng)目參數(shù)的偏差，以便確定到此為止的進(jìn)程是否可以接受。該控制系統(tǒng)的輸出是更改項(xiàng)目資源、工作任務(wù)、實(shí)施與計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)等等的決策或指令。

（1）信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
管理信息系統(tǒng)通常包括兩個(gè)主要部分，見圖3，第一個(gè)是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS），它是該系統(tǒng)的中心，并且包括一系列與數(shù)據(jù)庫有關(guān)的成套軟件，它在綜合的和邏輯的基礎(chǔ)上“管理”（儲(chǔ)存和檢索）該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)的第二部分包括一系列計(jì)算機(jī)成套軟件或?qū)樵擁?xiàng)目特定功能產(chǎn)生信息提供手段的模塊。信息系統(tǒng)模塊的主要目的是組織、收集、儲(chǔ)存和迅速而有效地處理數(shù)據(jù)，產(chǎn)生有意義的信息。這些信息將向管理部門提出關(guān)于項(xiàng)目情況、趨勢和潛在問題范圍的建議。這些模塊可以規(guī)劃、進(jìn)度表、估算、費(fèi)用管理、項(xiàng)目會(huì)計(jì)等編址，附加的模塊可以用來產(chǎn)生管理部門希望控制項(xiàng)目的幾乎任何方面的信息。例如，圖3所示的系統(tǒng)中給出了項(xiàng)目管理中最重要的三個(gè)控制方面：進(jìn)度、費(fèi)用以及項(xiàng)目會(huì)計(jì)管理。除此之外，還可根據(jù)項(xiàng)目的具體需要開發(fā)其它模塊，例如人力資源、材料庫存及控制，文件索引與檢索，安全及環(huán)境記錄等等?？傊?，能用明確的數(shù)據(jù)限定的任一需要都可以用搭積木式的方法設(shè)計(jì)和綜合到總系統(tǒng)中。

項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
在信息系統(tǒng)的實(shí)際開發(fā)和設(shè)計(jì)工作中，包括研究、評(píng)價(jià)、選擇和購買可利用的商業(yè)軟件包，以及對(duì)定制的專用模塊或應(yīng)用軟件包進(jìn)行設(shè)計(jì)和編程?，F(xiàn)在在市場上有許多通用化了的DBMS，為了選擇一個(gè)最適合項(xiàng)目管理的DBMS，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的需求事先制定一些評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，例如DBMS的技術(shù)性能和要求，DBMS的靈活性，標(biāo)準(zhǔn)化，設(shè)計(jì)特征，資源支持要求等等。在計(jì)劃和進(jìn)度模塊的開發(fā)與設(shè)計(jì)中也同樣。目前市場上也有許多CPM或PERT軟件包可滿足項(xiàng)目的各種各樣的需求，關(guān)鍵還是要首先確定項(xiàng)目的具體需要，制定一個(gè)合適的標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行調(diào)查研究，以選擇一個(gè)在性能、特征等各方面最適合于項(xiàng)目需求的軟件包。
總之，決定購買和修改軟件包去滿足一個(gè)項(xiàng)目的特定要求，還是從零開始去開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)，要看系統(tǒng)要求的獨(dú)特性，系統(tǒng)設(shè)計(jì)和程序支持的殲用性。

（2）控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
控制的目的是保證項(xiàng)目活動(dòng)符合計(jì)劃?？刂脐P(guān)心的是現(xiàn)在，它包括查找和鑒定對(duì)計(jì)劃的偏離，并采取適當(dāng)行動(dòng)以確保希望達(dá)到的結(jié)果。與控制有關(guān)的主要因素是：①設(shè)置目標(biāo)，②報(bào)告，③評(píng)價(jià)，④糾正行動(dòng)。
我們已經(jīng)知道，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目來說，目標(biāo)通常以進(jìn)度、費(fèi)用、技術(shù)以及質(zhì)量指標(biāo)來表示。項(xiàng)目管理的職能是去調(diào)整活動(dòng)、資源與事件，去完成在項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的進(jìn)度、費(fèi)用以及技術(shù)的目標(biāo)。這一職能只有在對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)的透徹了解的基礎(chǔ)上才能完成。這就需要一個(gè)能夠報(bào)告項(xiàng)目所有重要方面的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)把我們帶到控制的第二個(gè)要素方面來，即報(bào)告。由于控制行為涉及的是現(xiàn)在，所以需要一個(gè)對(duì)時(shí)間敏感的報(bào)告系統(tǒng)。即報(bào)告系統(tǒng)必須做到能夠使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)作決策和發(fā)指令，從而引導(dǎo)項(xiàng)目作積極的變更。如果報(bào)告系統(tǒng)僅能在事實(shí)發(fā)生了相當(dāng)一段時(shí)間、已經(jīng)成為歷史問題之后提供反饋，則無法達(dá)到控制的目的。因此，控制的核心是一個(gè)能夠及時(shí)反饋重要的項(xiàng)目事件的信息系統(tǒng)，這也正是項(xiàng)目管理過程中有一個(gè)信息系統(tǒng)是十分重要的原因。
控制的第三個(gè)主要因素是評(píng)價(jià)由信息系統(tǒng)產(chǎn)生的信息。這一因素是采取糾正行動(dòng)的基礎(chǔ)。如前所述，在項(xiàng)目的早期階段，不確定性很大，因而在項(xiàng)目進(jìn)行過程中不斷對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用、進(jìn)度、技術(shù)多數(shù)的指標(biāo)或趨勢進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)是十分重要的。一個(gè)綜合的項(xiàng)目信息系統(tǒng)應(yīng)該能夠提供一個(gè)強(qiáng)有力的工具，使早期問題的范圍和要求突出、醒目。問題一經(jīng)查明，則必須及時(shí)采取糾正行動(dòng)，這是項(xiàng)目控制的最后一個(gè)要素。
糾正行動(dòng)意味著已經(jīng)查明一種情況，它正在引起一個(gè)離開期望目標(biāo)的偏差，應(yīng)該對(duì)它采取糾正措施。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須制定若干種方案來解決問題，然后選擇最好的方案。
控制系統(tǒng)要素的一般圖解如圖4所示。控制模塊的基本功能是從與項(xiàng)目活動(dòng)及其完成狀況有關(guān)的信息系統(tǒng)接受輸入，然后對(duì)照已建立的項(xiàng)目目標(biāo)來衡量是否在此期間存在變化或偏差。偏差偏離標(biāo)準(zhǔn)的多少將自動(dòng)指出管理層次采取糾正行動(dòng)的責(zé)任以及開始此行動(dòng)可以利用的時(shí)間。由于程序建立在控制模塊中，因此如果不采取行動(dòng)，或行動(dòng)不符合下一個(gè)報(bào)告期的要求，模塊就自動(dòng)把問題引到下一個(gè)管理層次，整個(gè)過程不斷重復(fù)，直到問題被解決。這樣，控制系統(tǒng)的最終輸出是項(xiàng)目管理部門（所有層次）的決策。

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