當(dāng)一個項目被提出來以后，你很難對于你可能需要的所有資源有一個很全面的概念，但是，你開始進行確定范圍，假設(shè)，交付方法等等問題。這里給了你估計進行該項目所需要的工作量和其他資源的一個方法。這樣你就可以估計項目持續(xù)時間和項目費用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。
就如同你所知道的，你預(yù)先進行的估計只是一個估計。只有當(dāng)項目結(jié)束了之后你才能夠知道該項目所用的工作量，費用和時間。到那個時候，你要處理預(yù)計中的不確定和風(fēng)險問題。
下面是對于偶然性計劃的一個簡單介紹，以及在什么時候必須要使用它們。

估計偶然性

所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預(yù)算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80%的準(zhǔn)確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。
例如，如果你的項目預(yù)計要花費$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預(yù)算來解決估計錯誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的所有的錢都會在項目結(jié)束后歸還給客戶。
計劃好的儲備
一些項目需要項目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準(zhǔn)備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補給等。
很多時候你需要對于儲備資源提前作好計劃。比如下面的例子：

時間

在一個典型的項目里，如果你發(fā)現(xiàn)項目比你預(yù)期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費用預(yù)算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)準(zhǔn)備好的計劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。
例如，讓我們看看幾年前的Y2K項目。如果你進入了1999年的最后六個月，而同時又還剩下很多工作，只有你有一個大膽的計劃保證項目能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機會成功。進行內(nèi)部員工鑒別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時候做出快速反應(yīng)。

獲得增加的資源的高成本

你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜，但如果追加采購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)現(xiàn)如果你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設(shè)你估計你會需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量。你這樣做是因為你現(xiàn)在購買這10套硬件的價格（作為批量采購的一部分）比以后單獨購買10套硬件要便宜得多。

有足夠的時間尋找專業(yè)資源

有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

把儲備計劃作為風(fēng)險計劃的一部分

使用下面的步驟來確認(rèn)對于貯備的需求并在需要時準(zhǔn)備好它們：
1.承認(rèn)這種需求 首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認(rèn)這一點，等到對于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你就沒有時間做出反應(yīng)了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認(rèn)識到一些項目風(fēng)險，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險的辦法就是保留一定的資源儲備。
2.確定費用和收益 顯然保留一些可能會需要的資源會有好處。但是通常這樣也會產(chǎn)生額外費用。確實制定并執(zhí)行風(fēng)險計劃需要花費一定的項目管理時間。但是，很多時候還有額外的項目費用。讓我們看看這三個例子：
·在Y2K的例子中，如果鑒別出所需要的額外的資源是在公司的內(nèi)部，如果不使用它們，就不會需要額外追加費用。只有在需要使用這些額外的資源的時候才會產(chǎn)生額外費用。
·在第二個例子中，你訂購了10套多余的硬件，并把它們作為備用。這附加的10套硬件增加了項目的費用。如果你用到了它們，就不會再需要追加費用（事實上，你可能會節(jié)省一些費用）。但是，如果你完全不需要它們，備用的這10套硬件就沒有用了，而這些費用對于項目來說就是浪費了。
·在第三個例子中，你要求顧問公司去尋找一個專業(yè)資源。你通常不會提前需要增加費用，除非你給顧問公司付費，要求他們保留你可能需要的人員。但是，如果你需要一項額外的資源，費用可能就會更高，因為顧問公司需要做更多的工作來滿足你的需求。
3.獲得贊同 關(guān)于風(fēng)險、費用和收益的信息應(yīng)該被提交給項目發(fā)起人以獲得批準(zhǔn)。你需要確保項目發(fā)起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低項目的風(fēng)險。你還需要項目發(fā)起人認(rèn)識到增加費用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時候批準(zhǔn)你增加項目費用。
4.管理風(fēng)險計劃 和風(fēng)險計劃有關(guān)的行為應(yīng)該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)進程對于風(fēng)險進行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項目的風(fēng)險。

總結(jié)

在大多數(shù)的項目中，如果你發(fā)現(xiàn)你需要更多的資源，你告訴你的發(fā)起人，如果需要的話還要調(diào)整預(yù)算和進度表。但是，在一些項目中，你不會有更多的時間。在這樣的情況下，項目經(jīng)理必須確定項目的風(fēng)險在哪里，并且有一個計劃來保證如果需要的話，備用資源已經(jīng)準(zhǔn)備好了。有時候你需要資源隨時備用。另一些時候，你只是需要知道你在需要時能夠很快獲得它們。項目儲備的需求通常是由風(fēng)險管理流程來確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項目風(fēng)險的。

【?發(fā)表評論?0條?】