游的工作就難以有個連續(xù)性,所以只要工作流程一天不理順,合作部門間的爭端就一天不會自動消停。
二、二部門間在正式溝通和非正式溝通上缺乏有效的溝通機制。凡是能夠流程化的工作必須事先流程化,對其一一建立起相應的工作流程和工作標準,從而將其轉化為人人公認的例行管理事務;而對于那些不能轉化為流程制度的工作,則需要兩部門領導根據(jù)總體工作原則充分溝通協(xié)調(diào),來重新劃分兩部門間的工作內(nèi)容和工作責任。
三、針對本案的建議解決辦法
綜上所述,表面看,這兩個部門的矛盾沖突是一些工作上的小事沖突,是一些工作上不合作的問題,但其實質(zhì)卻是一個兩部門如何維護自己部門利益并如何在維護自身利益基礎上改進與相關部門工作合作的問題。而改進合作的根本方法正如提問的管理者已經(jīng)意識到了的,只有兩個:一是梳理工作流程,二是制定部門間溝通制度,改善溝通,提高協(xié)作效率。具體做法建議如下:
1、上下游部門負責人應詳細溝通,共同分析研討目前兩部門合作中存在的一些問題,并實事求是地向?qū)Ψ秸f清楚自己部門和個人對兩部門協(xié)作的基本看法,對兩部門合作存在的問題達成共識,停止相互指責,共同面對這些問題,轉而從流程和溝通制度上尋找解決問題的方法。
2、兩個部門各自分別召開專題研討會,深化對問題的理解,并且將解決問題的流程建議和溝通制度設計完全深入到具體日常工作的細節(jié)中去。
3、由兩部門經(jīng)理總結兩部門研討結果,并將其轉變?yōu)閮刹块T都共同認可的一個合作問題及解決方案。
4、由兩部門經(jīng)理聯(lián)合署名,將研討結果形成書面工作流程和溝通制度文件,呈交上級領導考慮審批。并簡單扼要地向領導做口頭要點說明。
5、上司同意審批了更加完善清晰的工作流程和溝通制度之后,由該上司出面,主持召開一次兩部門骨干或全體員工大會,宣讀解釋新的工作游戲規(guī)劃,確保所有員工都清晰知道自己以后應當做什么、怎么做。
對于本案例,梳理工作流程和個人崗位職責是首要的,但正式和非正式的部門及個人間工作溝通機制不可忽視。關于如何制定工作流程和如何建立部門間溝通機制,本文不再贅述。