項目經(jīng)理要負責根據(jù)項目經(jīng)驗和公司、個人習慣進行總體策劃，并在項目例會中征求項目成員意見進行修正，最后可以在《項目策劃書》或會議紀要等文件中進行明確。項目團隊內(nèi)部的溝通機制建立，可以適當參考企業(yè)已經(jīng)建立的項目溝通及信息管理文件，但主要以成員間的約定為主。
項目團隊內(nèi)部的溝通機制至少需要明確以下內(nèi)容：
項目中常見名詞標準術語、定義、解釋等;
成員的聯(lián)絡方式(包括電話、郵箱、QQ、微信等);
項目文件命名及編碼規(guī)則(可以參考企業(yè)已有規(guī)則);
不同溝通內(nèi)容的溝通方式;
項目會議的時間、內(nèi)容、形式等(主要是例會和協(xié)調(diào)會);
信息匯報內(nèi)容、時間、方式;
溝通的考核方式;
溝通的嚴禁事項。
其中，需特別注意以下幾個方面：
一是根據(jù)不同溝通內(nèi)容確定溝通形式。一般地，項目團隊內(nèi)部關于工作協(xié)同和一般問題處理的溝通采用非正式方式，鼓勵成員間或項目經(jīng)理與成員直接私下溝通，非必要情況不在項目例會中提出。但是涉及到項目外部傳遞信息，則必須有所區(qū)別，客戶郵件或發(fā)送的正式文件，可能涉及合同、技術條件變化等，需及時轉(zhuǎn)發(fā)或抄送項目經(jīng)理和相關成員;成員從非正式渠道獲取的客戶信息，如項目供貨范圍變化、新增要求、項目工期變化等特殊信息，需填報《項目溝通記錄表》等正式文件，報送項目經(jīng)理甚至PMO;其他一般客戶口頭信息，可通過項目組微信群等方式傳遞。
此外，項目團隊內(nèi)部溝通方式的確定也和項目組成員的工作習慣和企業(yè)項目文化氛圍有關，比如對于工作責任心較強的成員口頭通知、電話、微信等方式即可，而對于責任心較弱的成員則必須采用會議記錄或工作計劃等書面形式。
二是確定項目會議的時間、內(nèi)容、形式。其中，項目例會和項目協(xié)調(diào)會的要求是必須在內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機制中明確的，包括召開的時間，內(nèi)容，特別是需要提前準備的材料和數(shù)據(jù)，項目問題決議和后續(xù)跟蹤。
三是確定信息匯報內(nèi)容、時間、方式。主要是項目經(jīng)理或項目團隊根據(jù)進度、風險、成本等管控需要，明確項目成員必須匯報的事項以及匯報的時間和方式。比如在進度方面，可以要求項目成員有4個進度匯報時間點：每周/月的進度匯報時間、原進度計劃節(jié)點已到、計劃發(fā)生風險事件后、項目發(fā)生變更后。
四是確定溝通的考核方式。對于溝通機制可能存在的抵制不執(zhí)行的情況，需要配套相應的考核方式。對于有明確時效要求的溝通，比如客戶的信息傳遞不及時，或發(fā)生的項目問題和風險不上報等情況都應進行考核。
五是明確溝通的嚴禁事項。設置內(nèi)部溝通的嚴禁事項，主要為了保證溝通效率、維護項目團隊和諧氛圍，避免激化項目成員間的矛盾沖突，以及控制項目信息風險。比如可以禁止項目成員間的相互指責、謾罵;禁止重要消息通過微信、QQ等傳遞后且不提醒;禁止未經(jīng)項目經(jīng)理和相關同意，向客戶發(fā)送文件或同意相關條件等。
詳細梳理項目團隊存在的溝通問題，針對性的建立規(guī)范機制不僅僅可以在短期提升團隊內(nèi)部的溝通效率，也能長期持續(xù)營造企業(yè)的項目管理文化環(huán)境。當然，項目團隊內(nèi)部的溝通機制能否良好運轉(zhuǎn)最終還是與項目經(jīng)理的個人領導力和企業(yè)的項目管理文化氛圍緊密相關。