項目辦公室一旦建立，高級管理層就會想獲得立即成果，即使在形成這種局面之前的好幾年，他們曾經(jīng)忽略、反對它。項目辦公室在項目管理中是一個穩(wěn)定的力量，它必須在保持長期目標(biāo)的同時獲得立即成果。現(xiàn)實要求項目辦公室必須對組織的需求迅速回應(yīng)，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長時間，很快整個組織又陷入混亂狀態(tài)。假如你有一個項目辦公室，你將如何去運營它，項目辦公室的遠(yuǎn)景是在組織內(nèi)部推廣項目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。
以下分享幾大秘訣是：
1 失控項目的控制
為了獲得立即的成果，項目辦公室應(yīng)該采取的第一個行動是控制失控的項目。失控項目的一些警告跡象如下：
不充分的項目計劃、錯誤的任務(wù)管理盟、糟糕的報告和交流、不經(jīng)常的狀態(tài)報告會議、不足的文檔、突然的時間表變更、項目組織渙散、混亂的業(yè)務(wù)目標(biāo)、極端的項目復(fù)雜性、不斷上升的投入、過多的項目會議。
假如提供綠燈的話，項目辦公室可以通過許多方式為失控項目提供幫助。首先，項目辦公室可以進(jìn)行評估并向項目經(jīng)理提交評估結(jié)果以利于項目實施。第二，項目辦公室可以為項目團(tuán)隊共同工作為提出補(bǔ)救計劃并實施這個計劃提供咨詢和指導(dǎo)。
2 幫助啟動項目并建立估算和風(fēng)險過程
許多組織無法在三個限制的范圍內(nèi)完成項目，因而項目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補(bǔ)”，項目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動的項目以防止將來的失敗和補(bǔ)救。因此，項目辦公室必須立即開始幫助新項目的啟動，這樣才能獲得服務(wù)有價值的聲譽。
利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對項目實施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項目辦公室應(yīng)該建立一個簡單的風(fēng)險過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算;使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項目經(jīng)理開始界定風(fēng)險、假設(shè)、內(nèi)容和定義。此外，項目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任尋找能夠滿足組織的估算和風(fēng)險需求的軟件包;
3 評審并管理項目卷宗
項目辦公室在項目業(yè)務(wù)量過程中發(fā)揮著主要租用。項目卷宗管理過程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過程的第一個挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項目以及它們是如何啟動的。
4 進(jìn)行項目評審和稽核
項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質(zhì)量的擁護(hù)者。它還具有對潛在的風(fēng)險提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進(jìn)過程中蘊含的導(dǎo)致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn))。
5 組織并管理資源池項
6 資源控制b
可供使用的人力資源目錄
確定目前誰在管理著人力資源
確定如何管理人力資源
建立一個簡單的人力資源管理過程
向所有的用戶傳播管理過程
以上列舉的各項說明了一旦達(dá)成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的。
7 改進(jìn)項目管理環(huán)境
項目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項目管理環(huán)境。這個過程包括項目選擇、項目啟動、項目策劃、項目執(zhí)行和項目終結(jié)。這個過程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計劃的基礎(chǔ)，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。