一個(gè)新項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束，項(xiàng)目經(jīng)理有90%時(shí)間花在溝通協(xié)調(diào)上，這不是夸張。溝通是項(xiàng)目和項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵和必不可少的部分，是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須確保有效功能的系統(tǒng)。
溝通，最重要的是“有效”。搭建一個(gè)有效溝通系統(tǒng)，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的重要性來(lái)說(shuō)，怎么強(qiáng)調(diào)都不為過(guò);甚至我們認(rèn)為，缺乏有效的溝通是項(xiàng)目經(jīng)理可能犯的最大錯(cuò)誤。由于缺乏有效的溝通，很可能會(huì)造成項(xiàng)目拖延，低效，士氣低落，矛盾重重，導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。為此，項(xiàng)目在啟動(dòng)之時(shí)，就要識(shí)別溝通對(duì)象和目的，做好溝通計(jì)劃，創(chuàng)建溝通系統(tǒng)。
1、什么是溝通?
有這樣一個(gè)笑話：
一個(gè)新兵隊(duì)伍在夜間行軍，走在最前面的連長(zhǎng)要向后面?zhèn)鬟_(dá)命令：“拉開(kāi)距離”。行軍途中傳達(dá)命令是每一個(gè)戰(zhàn)士向身后的一個(gè)戰(zhàn)士傳達(dá)，并同時(shí)執(zhí)行命令。直至傳達(dá)到最后一個(gè)人。
不巧的是，隊(duì)伍中天南海北的人都有，口音自然也是天南海北。很快，這個(gè)傳達(dá)的命令就變了形，到最后一名新兵時(shí)變成了“拉頭巨驢”。這名新兵看著前不著村后不著店的黑夜，不知所措，直接跑步到了連長(zhǎng)那里，才發(fā)現(xiàn)命令傳達(dá)錯(cuò)誤。
這個(gè)笑話如果發(fā)生在真實(shí)的戰(zhàn)場(chǎng)上，不知道會(huì)造成多少損失。這就是溝通錯(cuò)誤的后果。
2、溝通的5個(gè)正確
項(xiàng)目中經(jīng)常需要對(duì)事件的處理方式方法、時(shí)間、責(zé)任、效果等等進(jìn)行溝通，項(xiàng)目經(jīng)理必須確保每一個(gè)人都要充分接受和理解信息。掌握了什么是溝通的“5個(gè)正確”，有助于項(xiàng)目經(jīng)理提高溝通效率，獲得更多利益相關(guān)方的支持，達(dá)到溝通目的和效果。因此，溝通就要做到5個(gè)正確：
讓正確的人，在正確的時(shí)間、正確的地點(diǎn)，以正確的形式，獲得正確的信息。
缺少任何一個(gè)“正確”，溝通的效果都不會(huì)是100%。如果溝通的對(duì)象無(wú)法獲得正確的信息，自然會(huì)影響行動(dòng)步驟。要做到5個(gè)正確，就必須做好溝通計(jì)劃。
正確的人：傳遞信息的人是不是得到授權(quán)，有權(quán)傳遞的人?接收信息的人，是不是得到授權(quán)，有權(quán)接收的人?有沒(méi)有考量授權(quán)的準(zhǔn)確性和合理性?
正確的時(shí)間：如果你嘗試在夜半三更時(shí)分發(fā)出一份非緊急或者非預(yù)約的報(bào)告，很可能會(huì)給接收者造成“多余”的印象。在截止時(shí)間前三分鐘，提交一份需要仔細(xì)推敲的報(bào)告，也是自取不信任票。給別人留出一點(diǎn)充分的時(shí)間去思考，好過(guò)把時(shí)間都留給自己去思考。
正確的地點(diǎn)：在正式的辦公場(chǎng)合或者非正式的辦公場(chǎng)合提交一份信息，這取決于信息本身的情況。傾向于在辦公場(chǎng)合傳遞信息，可能會(huì)更加直觀。郵件也是一種網(wǎng)絡(luò)地點(diǎn)，必要的郵件是一種傳遞記錄。
正確的信息：信息的正確性是最重要的環(huán)節(jié)，要想做出客觀的判斷，必須依賴(lài)于信息的正確性，要講求“證據(jù)鏈”。道聽(tīng)途說(shuō)的消息，一定要經(jīng)過(guò)驗(yàn)證真?zhèn)魏蟛拍苁褂谩?/span>
正確的形式：書(shū)面、口頭、郵件、微信等多種傳遞形式，取決于傳遞信息的目的和渠道。例如一個(gè)文檔管理良好的公司會(huì)傾向于書(shū)面、郵件等形式傳遞信息。有的公司或者項(xiàng)目習(xí)慣于多渠道、多人參與的郵件群或者工作群。有的公司或者項(xiàng)目習(xí)慣于一對(duì)一溝通，因情況而異。