近十年隨著項(xiàng)目管理在中國(guó)的推廣和普及，項(xiàng)目管理從業(yè)人員的增加，絕大部分企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建或開始著手構(gòu)建項(xiàng)目管理的專門組織PMO。對(duì)PMO的構(gòu)建及運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，雖然有不少標(biāo)桿企業(yè)的PMO運(yùn)營(yíng)非常成功，但絕大部分企業(yè)的PMO運(yùn)營(yíng)成效并不理想，甚至很多企業(yè)的PMO構(gòu)建沒多久就黯然退場(chǎng)。
本文搜集整理當(dāng)前大部分企業(yè)PMO建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過程中出現(xiàn)的常見問題，并借助過往企業(yè)的咨詢經(jīng)驗(yàn)給予一定的建議，以期對(duì)企業(yè)PMO建設(shè)和運(yùn)營(yíng)提供一定的借鑒。由于每家PMO都是在企業(yè)特定的環(huán)境下發(fā)展起來(lái)的，當(dāng)前對(duì)于PMO的構(gòu)建尚未有成熟的方法論，因此企業(yè)需結(jié)合自己的特點(diǎn)有選擇性的參考。
問題1
是否所有的企業(yè)都需要組建PMO?
企業(yè)什么時(shí)候組建PMO?
各個(gè)行業(yè)、各個(gè)類型的企業(yè)中都有PMO運(yùn)營(yíng)成效顯著例子，PMO的設(shè)立與企業(yè)所在的行業(yè)、與組織的規(guī)模大小、與企業(yè)組織類型沒有關(guān)系。不論處于什么行業(yè)，一個(gè)企業(yè)要準(zhǔn)備繼續(xù)發(fā)展壯大，則一定有其愿景、使命和戰(zhàn)略。而企業(yè)的戰(zhàn)略必須轉(zhuǎn)化為一個(gè)一個(gè)具體的項(xiàng)目，才能得以落地。PMO通常為了更有效落地項(xiàng)目、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)置。但項(xiàng)目效率的提升、戰(zhàn)略的落地也不一定必須成立專門的PMO，很多企業(yè)將其職責(zé)賦予其他部門來(lái)履行也有取得不錯(cuò)的效果。
通過大量的企業(yè)分析，一般情況下，當(dāng)企業(yè)處于以下情況可以考慮組建PMO：
(1)企業(yè)屬于項(xiàng)目為導(dǎo)向的企業(yè)，企業(yè)的大部分工作都是以項(xiàng)目的方式開展。
(2)企業(yè)運(yùn)行過程中出現(xiàn)很多管理或經(jīng)營(yíng)的問題，借助現(xiàn)有的組織無(wú)力解決或解決的成效緩慢。
(3)公司處于業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型期，存在大量需要各部門協(xié)同開展的工作。
(4)當(dāng)前項(xiàng)目開展存在很多問題，如項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)過程糊里糊涂出局;項(xiàng)目進(jìn)度、成本失控;項(xiàng)目核心人員流失嚴(yán)重;項(xiàng)目質(zhì)量問題頻發(fā);項(xiàng)目過程不透明，結(jié)果難預(yù)料等。
問題2：
PMO應(yīng)該履行哪些職責(zé)?
PMO的職能是不是越多越好?
每家企業(yè)PMO的職責(zé)不盡相同，但結(jié)合多年的咨詢項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)PMO的職責(zé)幾乎都包含在以下戰(zhàn)略職能、治理職能、卓越中心三類職能中。
PMO的職能并非越多越好，應(yīng)該從企業(yè)需求倒推PMO職能，職能以需求為驅(qū)動(dòng)。沒有需求的職能很可能是冗余的職能，不僅徒耗管理成本，還增加混亂因素。PMO需要明確其運(yùn)作的根本目的，職能僅是實(shí)現(xiàn)目的的手段。新建的PMO在定義其職能時(shí)，需要關(guān)注與組織已有職能的有效整合，否則不僅不能展示價(jià)值，反而會(huì)造成了管理混亂。
問題3
PMO與項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門應(yīng)該設(shè)置成怎樣的關(guān)系?
通常PMO與項(xiàng)目經(jīng)理的關(guān)系有2種類型，一種項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO，項(xiàng)目經(jīng)理向PMO負(fù)責(zé)人匯報(bào);另外一種項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門或?qū)儆诩媛殟徫?，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理存在雙重匯報(bào)關(guān)系。2種類型各有利弊，項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO可以方便項(xiàng)目管控，但由于資源在各職能部門，所以存在資源協(xié)調(diào)的弊端;如果項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門，方便項(xiàng)目經(jīng)理獲取資源支持，但其他部門對(duì)PMO的支持程度對(duì)于PMO的成功至關(guān)重要。
無(wú)論何種關(guān)系，PMO與項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門的目的是一樣的，PMO成功的關(guān)鍵在于明