隨著項目管理方式在我國各行各業(yè)的普及，越來越多的企業(yè)在項目管理制度、人才隊伍、信息系統(tǒng)等方面進行了較好建設。受制組織項目治理、項目篩選和退出、多項目計劃優(yōu)化、資源配置、知識管理等方面的機制缺乏和混亂，項目管理的效率和效益并不能全面發(fā)揮。
很多企業(yè)的項目管理在單項目層面“4個階段”、“5大過程組”、“10大知識領域”方面已較為成熟，但對多項目管理層面的建設卻乏善可陳。高登公司高級咨詢顧問結(jié)合企業(yè)工作和咨詢服務經(jīng)驗，圍繞企業(yè)各層級的問題和痛點，解析企業(yè)多項目管理的要點。
有限資源加上資源爭奪一般有資源短缺和資源浪費兩個后果。一是資源短缺，由于企業(yè)同時并行多個項目，或利用同種資源的多個作業(yè)同時進行時，造成資源一段時間內(nèi)的短缺，極有可能造成企業(yè)項目延期(等待資源)、項目成本增加(外包外協(xié))。資源短缺是經(jīng)常發(fā)生且極易發(fā)覺的問題，但資源浪費卻常常被忽略(項目經(jīng)理往往通過各種手段掩蓋資源浪費現(xiàn)象),這里的資源浪費不是指應項目要求產(chǎn)生的臨時性無效資源,也不是指為保證工作正常進行所需的必要的資源儲備,而是指超過合理限度配置的資源。多項目環(huán)境下，各個項目經(jīng)理為了各自的項目目標實現(xiàn)，極易產(chǎn)生“資源恐慌”心理，通過個人強勢超量或超期占據(jù)資源。事實上，資源配置應以取得最大經(jīng)濟效益為前提,而不是以保證項目能輕松順利完成為原則。因此,常見一些項目投入了大量人員和設備,雖工作順利完成,但沒有實際效益,各種原因停工導致人力資源浪費或者某些大型設備、儀器過多,閑置或?qū)嶋H利用率低等浪費現(xiàn)象觸目驚心。
因此多項目有效的資源配置應把握以下要點：
(1)資源配置需要和項目優(yōu)先級相關。優(yōu)先等級高的項目必須優(yōu)先使用優(yōu)質(zhì)資源(如經(jīng)驗豐富的人力資源、技術(shù)性能良好穩(wěn)定的生產(chǎn)設備等)，同時在資源配置上，要堅決杜絕個人權(quán)勢搶奪資源，或“會哭的孩子有奶吃”的不良現(xiàn)象。
(2)分析多項目的關聯(lián)性，必要時集中使用資源。往往多個項目中任務較為相近或同一工作隊后續(xù)多個項目有影響，資源集中使用是為了避免“撒胡椒面”?！皞涫覆蝗鐢嗥湟恢浮?、還可以縮短工期。另外，通過集中使用資源把問題集中暴露，總結(jié)經(jīng)驗和共享，有時也提高后續(xù)項目的工作效率。
(3)多項目資源配置必須有統(tǒng)一性原則。一是資源管理的責任主體要統(tǒng)一歸口，不能同一個資源的調(diào)配有2個以上部門負責，二是資源管理的信息必須統(tǒng)一，即不論多少個項目，所有資源能力、資源狀態(tài)、資源計劃等信息必須歸口到一個平臺(或一張表中)，沒有資源信息和同時存在多個零散的資源信息對資源配置同樣有害。
(4)按照經(jīng)濟效益最優(yōu)原則配置資源。資源有限的情況下，必然有部分項目會“被犧牲”，項目管理部門要及時放緩，甚至暫停一些價值不大的項目，保證有價值項目的正常運行。同時，經(jīng)濟效益最優(yōu)的原則下，項目管理部門和業(yè)務部門也必須考慮資源超額投入和縮短項目工期、提前獲得項目收益的關系。
(5)把握好資源占用數(shù)量和時間上的靈活性。確定的項目資源使用計劃并不代表項目資源的“鎖死”，項目經(jīng)理和項目管理部門都有責任實時監(jiān)控項目進展情況調(diào)整資源使用，即不能“資源不夠勉強干”，也不能“資源充足慢慢干”，更不能“資源停著等活干”!