缺乏有效溝通，對項目是災(zāi)難性的
在華為創(chuàng)立初期，曾一度出現(xiàn)工作結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)不相符的問題，讓公司多次陷入危機(jī)。那時候，無論是計劃部門還是員工，都承受了很大的壓力。
公司不得不通過咨詢找出原因，在訪問了一些員工之后得知：大部分項目經(jīng)理在領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)后，竟然不清楚自己應(yīng)該在什么時間執(zhí)行任務(wù)、什么時間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習(xí)慣于聽到任務(wù)以后，什么都不考慮，召集幾個員工就埋頭干起來，也不管自己理解的任務(wù)跟領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是否一樣。
華為項目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡，也令人敬佩，這也是華為之所以能夠迅速行動的關(guān)鍵之一。不過，這并不意味著他們是合格的項目管理者。合格的項目管理者應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做正確的事，而且是高效地做事。
可能會有人把問題歸咎于上級領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒有把項目任務(wù)交代清楚。事實上，領(lǐng)導(dǎo)交代不清楚是一方面的原因，更主要的問題還是在于自己，是自己沒有去確認(rèn)和溝通。
所以，缺乏有效的溝通環(huán)境對項目來說是災(zāi)難性的。沒有有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對于項目很關(guān)鍵，但在絕大多數(shù)項目管理體制設(shè)計和實踐中，溝通管理往往是最容易被忽視的。
有效溝通的兩大類別：關(guān)鍵者、項目團(tuán)隊
溝通上所花的時間和精力對項目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項目經(jīng)理，也造就了成功的項目。有效的溝通是成功項目的典型特征之一，作為項目啟動過程的一部分，項目核心團(tuán)隊?wèi)?yīng)該撰寫一份溝通計劃。
項目溝通的兩大類別是：與關(guān)鍵者溝通；與項目團(tuán)隊溝通。
對于關(guān)鍵者，項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該尋求以下這些問題的答案：
誰需要項目的信息？
他們需要項目的哪些信息？
他們需要信息的頻率？
采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？
利益相關(guān)者分享是溝通計劃的關(guān)鍵輸入變量。與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通的有效方式是為每一個相關(guān)者構(gòu)建一個溝通矩陣。
溝通計劃的第二個關(guān)注維度是團(tuán)隊內(nèi)部溝通。
當(dāng)團(tuán)隊成員辦公地點接近時，最重要的團(tuán)隊溝通方式是項目例會。項目例會召開的頻率視項目而定，過多的會議不是好事。但是，頻率適當(dāng)?shù)臅h可以使團(tuán)隊在問題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時間短、強(qiáng)度高的項目中，晨會對于團(tuán)隊成員匯報工作還是相當(dāng)必要的。一些公司的晨會站著開，鼓勵就關(guān)鍵信息作簡短扼要的報告。
除非確實有緊急事務(wù)，否則項目會議的召開不能出乎團(tuán)隊成員的意料。這樣，在項目啟動階段，項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該明確多久、何時、何地召開會議。這可以幫助團(tuán)隊成員達(dá)成一致，并使他們很好地與其他工作結(jié)合起來。
華為的溝通三原則
在華為，善于溝通不僅是項目管理的重要手段，而且是每個華為人的基本職業(yè)技能。
為了避免在工作過程中出現(xiàn)對接障礙，華為公司要求員工在項目工作開始之前就做好溝通，在適當(dāng)?shù)臅r間、將適當(dāng)?shù)男畔?、通過當(dāng)前的渠道，發(fā)送給適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)方，這就是華為的“溝通三原則”。
首要原則：溝通及時。華為員工會將必要的信息第一時間向利益相關(guān)方傳達(dá)，以保證上下、平行溝通渠道的順暢。
第二原則：信息準(zhǔn)確。不論是書面還是口頭溝通，華為員工都會準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。為了保證溝通信息的準(zhǔn)確性，華為員工會借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述，既要表達(dá)的觀點、問題、看法和結(jié)論。接著會針對上一級的內(nèi)容一層一層地展開，直到信息足夠準(zhǔn)確為止。
第三原則：嚴(yán)格控制信息傳遞的量。因為信息過多傾聽者容易忘記，過少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理，因為年輕人的記憶廣度大約為7個