有段時間沒有分享項目實戰(zhàn)案例了，剛好最近線下交流時，有位項目經(jīng)理提了一個值得探討的問題：“如何從高層領(lǐng)導(dǎo)處獲得有效支持”，大家紛紛開啟吐槽模式。那么本期內(nèi)容就圍繞這個話題進(jìn)行一些分享和探討，下面簡述一下他負(fù)責(zé)的項目背景和所遇到的問題。
1.項目案例背景
這個項目是一個以軟件開發(fā)為主、集成為輔的綜合性項目，需要公司其他業(yè)務(wù)部門的配合。但找到相關(guān)部門的經(jīng)理時，他們總是以手頭工作很緊張，派不出人手為由不給予積極配合。所以項目目前無法推動下去，眼看著要延期了。
顯然，項目當(dāng)下的問題，不是他這個層面可以解決的了，也有同事建議讓他找高層領(lǐng)導(dǎo)尋求幫助。首先他擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不太懂具體的項目情況；其次他之前有跟領(lǐng)導(dǎo)提過項目遇到困難的事，但是領(lǐng)導(dǎo)說，我請你來就是解決問題的。這兩點讓他不知道如何去找高層領(lǐng)導(dǎo)尋求幫助。
項目問題分析：
這個項目所遇到的是資源管理和跨部門協(xié)作兩方面的問題，由于項目經(jīng)理的權(quán)力比較微弱，無法有效調(diào)動其他部門配合，導(dǎo)致資源匱乏；所以還是得從高層那里下手、想辦法獲得支持。
2. 如何有效向上管理，獲得支持和幫助？
有效的向上管理，離不開跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，首先給大家分享一些溝通時常見的誤區(qū)，幫大家避避雷，同時看看如何進(jìn)行有效的向上管理，解決項目難題。
2.1向上溝通時的一些誤區(qū)
一些初級項目經(jīng)理在跟領(lǐng)導(dǎo)溝通時，很容易陷入這幾種誤區(qū)，趕緊來自查一下。
A. 報喜不報憂
發(fā)現(xiàn)問題，自己扛著，等到一發(fā)不可收拾了才向領(lǐng)導(dǎo)匯報，這時候?qū)椖吭斐傻挠绊懢蜁貏e大。進(jìn)行匯報時要將好消息和壞消息同時告知。
B. 有問題愛當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)抱怨
一遇到點小事情，沒事就在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)發(fā)牢騷，這種解決不了問題，還容易讓人懷疑你的能力。
C. 將矛盾與問題上交，被動等待領(lǐng)導(dǎo)解決
這種就屬于把問題都扔給領(lǐng)導(dǎo)就不管了，在提出問題的同時，一定要給出自己的建議和方案，讓領(lǐng)導(dǎo)做決策、分配資源。
D. 匯報時一兩句就帶過
這種就屬于擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)提出過多的意見和問題，趕緊匯報了事。
以上是管理過程中，項目經(jīng)理找管理層溝通時容易存在的誤區(qū)，下面看看如何才是正確的溝通方式。
2.2正確的溝通方式
遇到問題時，不要只拋出問題，要帶上解決方案，必要時有簡明扼要的文字說明與必要的背景材料作為支撐，講清楚方案需要領(lǐng)導(dǎo)需要哪些支持。溝通時，可以按照這個“結(jié)構(gòu)化表達(dá)”思路來：答案—背景—沖突。
答案：針對問題提出的解決建議。
背景：即目前這一項目處于什么狀態(tài)，遇到了什么問題。
沖突：即項目實際情況與計劃有沖突。
那么我根據(jù)上述項目案例的情況，舉個溝通的例子：
答案：根據(jù)項目目前的進(jìn)度狀態(tài)，需要您這邊幫忙協(xié)調(diào)下，讓各部門負(fù)責(zé)人指派一位成員配合。
背景：我已經(jīng)多次跟部門負(fù)責(zé)人溝通過，他們反饋沒有多余人手安排。
沖突：如果再不增派人手，那么項目可能面臨延期的風(fēng)險。
但要想獲得有效的支持，不能等到問題發(fā)生了才去溝通、尋求幫助，而是在整個管理過程中有意識的引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注以及重視你的項目。