在技術(shù)部門當(dāng)中，項(xiàng)目預(yù)算不準(zhǔn)確的情況是經(jīng)常出現(xiàn)的。Booz Allen Hamilton的副總裁兼CIO George Tillmann回憶說，他以前就曾經(jīng)遇到過一家客戶，這家客戶對自己每一個IT項(xiàng)目的預(yù)算都比實(shí)際情況要少30%，這樣一來，實(shí)際支出要超出預(yù)算就不足為奇了。

對于這種普遍存在的項(xiàng)目預(yù)算不準(zhǔn)確的情況，George Tillmann解釋說：“這些客戶從來就不相信自己可以準(zhǔn)確的對項(xiàng)目工期和預(yù)算做出判斷。管理工作本身顯然不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做到準(zhǔn)確無誤，因?yàn)檫@項(xiàng)工作不需要糾正或調(diào)整?！钡?，在今天的經(jīng)濟(jì)和商業(yè)大環(huán)境下，這樣做法已經(jīng)行不通了。CIO們所面臨的工作任務(wù)不僅僅是要通過項(xiàng)目來為公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)營和財政上的收益，還要確保項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確。

項(xiàng)目管理專家們認(rèn)為，對于CIO們來說，最好的戰(zhàn)略就是提出正確的問題，并且按照預(yù)期對項(xiàng)目進(jìn)行管理。這是相當(dāng)簡單的。應(yīng)該提出的問題包括：
　　準(zhǔn)備進(jìn)行預(yù)算的人員以往記錄如何？
　　項(xiàng)目可能出現(xiàn)哪些情況？
　　預(yù)算同項(xiàng)目需求之間的關(guān)系如何？
　　項(xiàng)目周期成本是多少？
　　信任人還是預(yù)算？

很多IT管理人員進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算都是建立在對項(xiàng)目經(jīng)理的信任基礎(chǔ)之上。這看上去似乎是一個很好的方法，但是項(xiàng)目管理專家們認(rèn)為，這種方法在實(shí)踐中并不是十分可行的。
Project Management Institute的IT主管Ed Setar說：“不幸的是，這種做法的問題在于，得到信任的不是預(yù)算而是人?！?
當(dāng)然，這并不意味著項(xiàng)目預(yù)算負(fù)責(zé)人的工作經(jīng)驗(yàn)或是個人性格不重要。對這些事項(xiàng)有所了解還是十分必要的。
Tillmann建議CIO們事先了解項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目管理和預(yù)算方面的經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上確定他們對以往項(xiàng)目的實(shí)際預(yù)算是否可靠。如果想要得到信任，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就必須證明自己在項(xiàng)目預(yù)算方面的準(zhǔn)確性。
Tillmann說：“進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算是一件很困難的事情，在剛開始的時候尤其如此。如果想要狀況有所改善，就必須借助于反饋機(jī)制?！边@包括及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行總結(jié)，以避免在下一次項(xiàng)目預(yù)算中犯同樣的錯誤。如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無法做到這一點(diǎn)，每一次項(xiàng)目預(yù)算對于他來說就都會像是第一次一樣——不管他做項(xiàng)目經(jīng)理的時間有多長，是兩年還是二十年。
如果項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠有效的運(yùn)用反饋機(jī)制，并且他的項(xiàng)目計劃能力隨著工作經(jīng)驗(yàn)的積累而得到了改善和提高，那么他的預(yù)算準(zhǔn)確性就更值得信任了。

考慮項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的情況

對于CIO們來說，要注意到的另外一個問題就是項(xiàng)目經(jīng)理是否在預(yù)算中考慮到了項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的情況。一條有益的經(jīng)驗(yàn)就是在整個項(xiàng)目預(yù)算中留出10%至15%來應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行過程中可能出現(xiàn)的意外情況。但是，如果項(xiàng)目小組在沒有通知項(xiàng)目經(jīng)理的情況下就給項(xiàng)目中每一項(xiàng)工作都增加了10%的預(yù)算，而項(xiàng)目經(jīng)理又在項(xiàng)目小組的預(yù)算基礎(chǔ)之上增加了10%，項(xiàng)目的預(yù)算成本和工期就會與實(shí)際情況相差甚遠(yuǎn)了。
最好的辦法就是在整個預(yù)算過程完成之后再添加用于應(yīng)付意外情況的那部分預(yù)算，并且這項(xiàng)工作應(yīng)該由CIO來負(fù)責(zé)完成。

項(xiàng)目需求是預(yù)算的推動力

項(xiàng)目預(yù)算同項(xiàng)目需求直接相關(guān)。項(xiàng)目范圍的存在為項(xiàng)目預(yù)算提供了充足的細(xì)節(jié)信息。
TechRepublic 會員，管理顧問 Haris Rashid說：“如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠謹(jǐn)慎的界定項(xiàng)目范圍，并將其應(yīng)用到工作細(xì)目分類結(jié)構(gòu)中去，項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性就能夠得到提高?！?
但是，在實(shí)踐當(dāng)中，項(xiàng)目范圍中的一些事項(xiàng)，諸如讓用戶介入到項(xiàng)目開發(fā)過程中需要花費(fèi)的時間和努力等，常常被過高或過低的估計了。
對此，Setar解釋說：“ IT部門會在預(yù)算中考慮功能需求所需要花費(fèi)的時間，如規(guī)格和程序設(shè)計等，但是不會考慮到涉及用戶的細(xì)

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