能力的提高往往不僅是從成功的經(jīng)驗(yàn)中來，更多的是從失敗的教訓(xùn)中來。
項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后，往往需要進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)。對(duì)項(xiàng)目的成功、效果及取得的教訓(xùn)進(jìn)行的分析、以及這些信息的存檔以備將來利用。但是，很多項(xiàng)目經(jīng)理們往往覺得既然項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束甚至是成功地結(jié)束了，《項(xiàng)目總結(jié)》就好像可有可無、無足輕重了。或急于慶功，放松一下自己，或者急于緊張地投入到下一個(gè)項(xiàng)目中去。
一些成功項(xiàng)目的總結(jié)，往往可有可無。除了項(xiàng)目背景的介紹，就是一些原則性的套話，“加強(qiáng)管理，加強(qiáng)溝通、及時(shí)跟蹤”等等，沒有任何實(shí)質(zhì)性東西，把許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)白白地給丟掉了。
如果項(xiàng)目失敗，一些項(xiàng)目經(jīng)理也只是抱怨運(yùn)氣、環(huán)境或者團(tuán)隊(duì)配合不好客戶刁難，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道怎樣總結(jié)，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。也許，靜下心來好好總結(jié)一下，我們可以學(xué)到很多東西。
由于項(xiàng)目的獨(dú)特性，項(xiàng)目常常沒有可以完全照搬的先例，將來也不會(huì)再有完全相同的重復(fù)。即使我們認(rèn)為的某些項(xiàng)目中的重復(fù)部分，也有各自的獨(dú)特之處，任何教科書都無法替你面面俱到。因此，及時(shí)有效的項(xiàng)目總結(jié)，就是亡羊補(bǔ)牢或者下次防患未然的法寶。
在2004年3月我負(fù)責(zé)實(shí)施的海南省儋州市校校通工程，就是一個(gè)項(xiàng)目中存在大量重復(fù)部分的典型。儋州市校校通工程第一期的主要任務(wù)是在儋州市各區(qū)縣的28所中小學(xué)完成信息化建設(shè)，其中僅3所規(guī)模較大的學(xué)校建設(shè)校園網(wǎng)，其他學(xué)?；緸殡娔X教室建設(shè)。在此前，雖然我們項(xiàng)目組已經(jīng)有?？谛Ｐ?shí)施的成功經(jīng)驗(yàn)，但是不僅?？诤唾僦蓓?xiàng)目存在不小的差別，儋州各學(xué)校之間也各有不同之處。無論是溝通方案還是施工方案都要根據(jù)實(shí)際情況做針對(duì)性調(diào)整，不能完全照搬以前的經(jīng)驗(yàn)。
在該項(xiàng)目的實(shí)施過程中我們體會(huì)到：
不能等到項(xiàng)目結(jié)束才進(jìn)行，項(xiàng)目的每個(gè)階段都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)，保證有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)能夠及時(shí)地轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒ν瓿身?xiàng)目的能力。由于項(xiàng)目必須趕在學(xué)校開課前完成，時(shí)間緊任務(wù)急。該項(xiàng)目分成兩個(gè)小組實(shí)施，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組成員及時(shí)溝通總結(jié)，分享成功的經(jīng)驗(yàn)，也及時(shí)提醒他人忽視的地方，避免重蹈覆轍，防患于未然。雖然項(xiàng)目實(shí)施過程中不足不少，但基本做到了不在同一處跌到，不在類似的事情上犯同樣的錯(cuò)誤。最終僅用40天就圓滿完成任務(wù)。
事后歸檔是必不可少的，但項(xiàng)目總結(jié)可以采取多種溝通形式，不一定要完全正式的總結(jié)會(huì)和總結(jié)報(bào)告。大家在一起閑聊時(shí)，話匣子一打開，很容易變成了一個(gè)控訴會(huì)，項(xiàng)目組把所受的委屈，尤其是來自客戶方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來。此時(shí)，作為項(xiàng)目經(jīng)理，要引導(dǎo)控制好談話方向，最后一定要實(shí)質(zhì)性的結(jié)論，把原來發(fā)泄出的各種意見變成得系統(tǒng)化的建議或解決方法。不要“不要相信供應(yīng)商的承諾、對(duì)客戶的無禮要求應(yīng)拒絕”等沒有指導(dǎo)意義的結(jié)論，而要得到“如何促使甚至幫助供應(yīng)商履行承諾，如何響應(yīng)客戶的無禮要求而不影響項(xiàng)目實(shí)施”等具體可操作的方法。
項(xiàng)目總結(jié)是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的有效方法，各種與計(jì)劃的偏差尤其要加以認(rèn)真分析。比如，出于成本考慮，我們?cè)谫僦輿]有設(shè)倉(cāng)庫(kù)，要求供應(yīng)商按需發(fā)貨。有一次廣州供貨商延遲了兩天供貨，原因是由于禽流感爆發(fā)，?？诟奂訌?qiáng)檢查力度和對(duì)進(jìn)島強(qiáng)制消毒所致。我們及時(shí)地將這種情況加入風(fēng)險(xiǎn)列表，提醒其他所有項(xiàng)目組注意，下次請(qǐng)求發(fā)貨前注意及時(shí)了解?？诟鄣耐ㄐ星闆r，調(diào)整供貨商的發(fā)貨時(shí)間。