首先是針對項目的要求定義相關(guān)的角色，并根據(jù)角色規(guī)定其任務(wù)與職責(zé)，賦予相應(yīng)的數(shù)據(jù)操作權(quán)限；其次將有關(guān)人員進行分組；然后，建立用戶/用戶組與角色之間的直接聯(lián)系。
在項目執(zhí)行前，要根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)，承擔(dān)任務(wù)的部門等，對項目進行任務(wù)分解，把任務(wù)分成不同的層次，如子項目、子任務(wù)等。項目管理模塊能夠建立項目任務(wù)之間的樹狀層次關(guān)聯(lián)及其之間的約束關(guān)系。例如只有當(dāng)所有的子任務(wù)都完成了，它們的父任務(wù)才能完成等。
項目分解完成后，這樣整個項目的執(zhí)行過程就可以劃分成若干各階段，每個階段都要完成一定的工作任務(wù)，并達到一定的目標(biāo)。項目任務(wù)的各個階段都有兩種狀態(tài)：工作狀態(tài)和歸檔狀態(tài)。工作狀態(tài)是指某工作階段的工作任務(wù)還沒有完成。歸檔狀態(tài)是指當(dāng)工作完成后項目階段的狀態(tài)由工作狀態(tài)變?yōu)闅w檔狀態(tài)，并把這個階段所產(chǎn)生和處理的產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行歸檔。應(yīng)該注意的是，在劃分項目的各個階段時，要設(shè)定每個階段結(jié)束所必須達到的標(biāo)準，用以明確項目所處的階段和控制項目在產(chǎn)品生命周期中狀態(tài)的轉(zhuǎn)變。
項目的任務(wù)是通過工作流程來完成的。項目的每個階段就對應(yīng)于流程中的節(jié)點。每個節(jié)點的任務(wù)也是通過工作流程來完成的。項目負責(zé)人通過定義流程，把經(jīng)過分解的項目任務(wù)分配到流程中的各個節(jié)點，把項目用戶組成員分派到每個節(jié)點，從而把項目任務(wù)具體落實到每個項目用戶組成員。