對(duì)IT行政者而言，預(yù)算進(jìn)程經(jīng)常是一種非常緊迫的任務(wù)，尤其是他們面臨持續(xù)的費(fèi)用壓力并需要展示他們技術(shù)投資的商務(wù)價(jià)值的時(shí)候。專(zhuān)欄作家James Champy提出了一些如何使得預(yù)算進(jìn)程更加健康、更加高產(chǎn)的方法。
大部分的IT管理者很難以一種健康的方式對(duì)預(yù)算進(jìn)程進(jìn)行考慮。這經(jīng)常是痛苦的、拖沓的，并且經(jīng)常立足于自身因素和特點(diǎn)，而與公司的實(shí)際工作相偏離。但是如果采取一些更加有效的途徑，那會(huì)產(chǎn)生什么效果呢?這些途徑例如，采取一種更加具有生產(chǎn)力的進(jìn)程，向高級(jí)管理部門(mén)提供實(shí)際的選擇，以及解釋IT所帶來(lái)的商務(wù)價(jià)值等。
作為2007年的方法，下面是一些方法關(guān)于如何使得預(yù)算更加的健康，無(wú)論對(duì)你還是對(duì)于你的公司而言，盡管我并不能保證一定取得理想的效果。
以更少的投入取得更大的收獲
IT管理者們可能都了解一個(gè)事實(shí)情況，那就是2006年的平均IT預(yù)算比2005年增長(zhǎng)了4%。但是，不要由此認(rèn)為這種增長(zhǎng)趨勢(shì)將得到繼續(xù)。我認(rèn)為，很多公司正在升級(jí)和投資于信息技術(shù)，無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施硬件還是軟件。老化的ERP系統(tǒng)難以很好的完成工作，從而需要更加強(qiáng)大的系統(tǒng)。這意味著，從短期而言，公司們將不得不在IT上投入更多的資金，以保持競(jìng)爭(zhēng)力，并滿(mǎn)足法規(guī)順從行的要求。
但是大部分的公司都受到了嚴(yán)峻的成本壓力，尤其是對(duì)于那些產(chǎn)生很多現(xiàn)金的公司。全球競(jìng)爭(zhēng)以及生產(chǎn)力的大幅提高，都需要公司們驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)效率的更高水平，并且這經(jīng)常演變?yōu)樽非蟾偷某杀举M(fèi)用。
所以你在開(kāi)始預(yù)算進(jìn)程的時(shí)候，就要考慮以更少的成本產(chǎn)生更多的價(jià)值，既是你能夠得到更多的預(yù)算投資。你將感到費(fèi)用投資壓力，并且需要展示對(duì)于投資所產(chǎn)生的商務(wù)價(jià)值。
日?；A(chǔ)費(fèi)用VS新的項(xiàng)目計(jì)劃
作為你的預(yù)算，需要將區(qū)分兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)是運(yùn)行你的IT店鋪所需要的日?；A(chǔ)費(fèi)用，另一個(gè)是你所計(jì)劃的新的應(yīng)用軟件及基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。需要展示你計(jì)劃在每個(gè)方面的投資情況。我認(rèn)為，大部分的IT預(yù)算是用于維持日常的基礎(chǔ)費(fèi)用，經(jīng)常占到了總額的80-90%。相對(duì)比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。但是公司們同樣需要進(jìn)行一定的投資以提升商務(wù)性能，例如建立一種系統(tǒng)，可以大大的提高他們的供應(yīng)鏈，或者改變客戶(hù)經(jīng)歷等。
在一種長(zhǎng)期的基礎(chǔ)之上，你應(yīng)該確立一定的目標(biāo)以改變自己的投資組成;例如通過(guò)得到更大的效率減少日常基礎(chǔ)維護(hù)成本的量，從而將更多的資金用于未來(lái)發(fā)展之中。年復(fù)一年的展示這些比率和趨勢(shì)。它可以幫助你得到更多的資助，進(jìn)行更多新的工作。
展示你的價(jià)值，而不僅僅是費(fèi)用
你的CEO以及CFO想要知道他們?nèi)绾蔚玫礁嗟氖杖?。所以要盡力解釋接下來(lái)的每一種預(yù)算項(xiàng)目所帶來(lái)的商務(wù)價(jià)值情況。例如，對(duì)于運(yùn)行基礎(chǔ)設(shè)施的成本方面，要展示出它使得公司的工作效率得到了如何的提高，用戶(hù)們?nèi)绾蔚玫搅烁斓幕貜?fù)，操作費(fèi)用得到了何種程度的降低等。對(duì)于新系統(tǒng)的投資方面，要立足于其將對(duì)商務(wù)產(chǎn)生的價(jià)值。
識(shí)別和確定壓力點(diǎn)所在
IT預(yù)算越來(lái)越服從于商務(wù)需求所驅(qū)動(dòng)的費(fèi)用增長(zhǎng)。商務(wù)正在使用更多的IT資源。這在存儲(chǔ)領(lǐng)域表現(xiàn)的尤為明顯。存儲(chǔ)資源對(duì)于公司人員來(lái)說(shuō)看起來(lái)是免費(fèi)的，所以他們建立大型的數(shù)據(jù)庫(kù)，并保持大量的電子郵件信息以及電子文件，這些存儲(chǔ)資源有些時(shí)候可能都是不需要的。
需要讓商務(wù)了解IT使用如何抬高費(fèi)用，并且可能減少過(guò)度使用。
你是否足夠的激進(jìn)?
你在考慮費(fèi)用和價(jià)值的時(shí)候，有兩種不太流行的觀點(diǎn)，那就是外部采辦和標(biāo)準(zhǔn)化。你的商務(wù)合作者都在考慮這些可能性，即使對(duì)于中型公司而言，所以他們同樣希望你作為一名IT管理者。
工作的移動(dòng)趨勢(shì)將是轉(zhuǎn)向
更低成本的模式，無(wú)論是公司內(nèi)部還是外部，這是全球一體化的自然結(jié)果?？赡苤豢紤]這些選擇將幫助你確定如何減少自己的成本費(fèi)用，或者以更少的投入獲得更大的收獲。查看和比較也可以為你提供一些費(fèi)用的基準(zhǔn)。你的商務(wù)合作者需要了解，你是否能夠高效的利用自己的投資成本。
標(biāo)準(zhǔn)化是另一種效率途徑。你是否能夠除去多余的系統(tǒng)以及多余的商務(wù)進(jìn)程?你擁有多少電子郵件系統(tǒng)，你是否擁有標(biāo)準(zhǔn)的桌型機(jī)配置，你的每一個(gè)站點(diǎn)是否擁有自己的HR系統(tǒng)?標(biāo)準(zhǔn)化并不總是受的歡迎，人們喜歡自由的使用技術(shù)，但是標(biāo)準(zhǔn)化既可以降低費(fèi)用，又可以使得你的公司運(yùn)行更加簡(jiǎn)易。通過(guò)這些方法的施行，預(yù)算進(jìn)程將變得比較健康，而不僅僅是一系列的數(shù)字。